论秘书协调工作的基本原则

李美莲

摘 要：随着我国经济发展越来迅速，无论是政府还是企业中，也出现越来越多需要协调的事情，秘书这个部门，已经不仅仅存在政府中，对于企业来说，也需要这方面的人才，经济的发展，整个社会对秘书这一职业大大提高了需求，本文就秘书协调工作需要坚持哪些基本原则发表一些意见和看法。

关键词：秘书；协调；原则

一、秘书的涵义

我们现在说起秘书，人们的第一反应就是协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接待、办理文书书和交办事项的工作人员，通常的解释就是受雇为上级处理通讯及日常事务和办公室杂务的人。而在古代的时候，秘书有两种解释，第一种解释和现代一样，是一种职业，古代称掌管图书的官员为秘书，第二种解释：秘书是指秘密机要的书籍和文件。随着经济的发展，各种企业的发展也越来越迅速，有些企业发展庞大，领导人就需要另外雇佣一个人来为他处理日常性的事务和杂务，秘书和领导的关系是一种区别于一般同事关系的特殊同事关系，有了领导，才能有秘书。秘书和领导人之间关系处理的好坏，直接关系到秘书整个全局工作的开展和工作的成败。

二、秘书的工作特征

（一）秘书工作的基本特征

从秘书的工作性质来看，秘书的辅助性是秘书岗位工作的基本特征。秘书工作的基本特征是领导对秘书工作的基本要求，也是秘书在整个企事业单位管理体系中所占的地位决定的。

（二）秘书的工作，是联系领导与下级部门之间的“纽带”和“桥梁”

从上到下文件及命令的传达，从小到上各种汇报及报告的汇总，都需要秘书从中作为联系的纽带。

（三）秘书工作的直接性

秘书工作的直接性体现在协助领导处理一切对内事务，在行政组织架构、岗位设置及工作程序上得到了全部体现。

（四）秘书工作的服务性

秘书是为领导服务，但同时也是为企事业单位各部门员工服务，为领导处理日常事务，协调各部门与企业领导之间的关系，同时传达领导的指令，也向领导汇报各部门之间的工作情况，所以秘书岗位的工作，起到承上启下的作用。

（五）秘书工作的被动性

秘书的工作是由领导安排，并且要求秘书不越权，不越职，在他本职的辅助工作中发挥创造性和主动性。

（六）秘书工作的潜隐性

秘书的工作以领导的名义发出，或者以部门的名义申请，活动过程具有幕后性，潜在性是劳动成果的体现，不直接体现出效果，而是经过沟通，通过各部门的互相作用体现出工作成果。

三、秘书工作的基本原则

（一）辅助决策原则的内容

超前原则、定位原则、信息原则、谏诤原则。秘书对领导所有工作的反馈，都对领导的决策起到辅助作用，所以秘书提交的文件资料及分析数据，都具有超前意识，注重超前原则，从原来固有的资料去举例分析，寻找规律性，寻找发展方向，给领导的决策提供了事实依据，符合实际的发展；秘书作为辅助性的岗位，需要每个人对自己的岗位定位准确，是为单位起到协调作用，所以要对事实进行调查，在坚持底线的前提下，改变沟通方式，改善沟通手段，用婉转的语言，能使人接受，要用客观公正的态度去对待每件事，用公平的方式去平衡各方面的利益，从而达到协调工作的目的，使各部门之间运转更顺畅；秘书更领导之间，是一种特殊的同事关系，作为领导最接近的岗位，接触领导各方面的工作方式工作风格，了解领导的脾气性格，但是每个人都不是完人，都有考虑不周的时候，所以秘书考虑事情必须比领导更为周全更为全面，因为秘书的工作就是协调平衡各方面利益的工作，但是在沟通的过程中当领导做出的错误的决策的时候，秘书是第一个知道的，虽然有监督部门，但是很多时候监督部门的监督都处于事后监督，有些造成的损失或者影响甚至已经是无法挽回了，所以秘书必须起到谏诤的作用。

（二）协调关系的原则

政策指导、客观公正、平等协商、注重整体、灵活适度。秘书在领导和其他部门、其他人员面前，往往起到代替领导的作用，而在领导面前，又往往代替了其他员工的角色，所以秘书在领导和员工、领导和其他部门之间起到重要的协调关系的作用，但是在协调关系的过程中，秘书必须坚持在正确的政策指导下，客观公正地对待事实，与各部门之间平等协商，从整体全局出发，以灵活的沟通方式，达到各方面利益的平衡。

（三）处理信息的原则

及时性、保真性、适用性和预测性。对于秘书工作来讲，信息的处理直接关系到领导的决策结果。给领导提供的信息越真实，在大的经济政治环境下，越及时，越能把我预测的准确性，对领导决策的准确性越有帮助，始终坚持以客观事实为依据的态度，能确保信息更准确，更有利于去进行深层次原因的分析和挖掘，而领导的决策是根据政府宏观调控的前提下，根据公司管理体制与公司发展阶段而做出的决策，所以领导的决策并不是永远适用的，而只是适用于公司发展的某一阶段，所以要求秘书处理信息要及时，并且预测要准确，特别是在对政府宏观调控政策的预测。

（四）办理事务的原则

被动中求主动、原则中求灵活、繁杂中求规范。秘书一直都是在被动接受工作的环境中，无论是下属员工需要与领导沟通工作，还是领导需要给下属员工传达指令，秘书的角色都是被动接受工作。但是在接受这个被动的工作之后，如何要将这个工作做好，就必须充分发挥办理事务的时候的主动性，在坚持原则的前提下，灵活运用各种沟通手段及沟通方法，用现有的规范的制度条例去协调各方面的工作，这样才能将工作做到最好。我们再来分析纪晓岚，每次纪晓岚都是在知道事件发生之后，他才被动地接受了利用最大的资源让事情往好的方向发展，如何在被动的事件中将自己变为主动。

四、秘书的沟通协调工作在企事业单位中占据了重要地位，那么该如何提高秘书协调能力，做好协调工作

第一，要锻炼好自己的基本功，即秘书工作的听说读写能力，这是作为秘书工作的首要基本条件，当你缺少这方面的基本能力的时候，你比别的专业的竞争者就失去了先决条件。第二，在秘书这个行业中，作为一个为领导做决策提供依据，为领导提供参谋意见的助手，平时就该搜集多方面的信息，如国家的宏观调控政策，货币政策，国家法律法规的更新，地方性优惠政策的颁布，各行业的需求，专业的经济学知识分析，等等，只有不停地充实自己，完善自己的信息库，将自己所学的理论知识有效地与实际相结合，才能在面对各种复杂的事务的过程中做到胸有成竹，能做到运筹帷幄，无论从经济利益回报、国家政策、法律法规的规定及企业经营发展的阶段等从专业方面分析为领导提供更为准确的意见，也能让领导对你的意见更信服。第三，在沟通协调的过程中在坚持原则的前提下，不违反国家法律法规、不损害公司利益的前提下，需要讲究方式方法，在平等协商的条件下，运用和平的手段去协调，能平衡各方面的利益，确保工作的顺利进行，也确保企业的顺利运转。第四，秘书工作者需要培养良好的人际关系，在处理各种人际关系的同时，既要考虑到自身的能力，又要考虑到本单位现在和将来工作所接触到的人员。

五、结束语

总之，随着改革开放后经济发展的加快，企事业单位对秘书人员的需求也急剧增加，对秘书人员的综合职业素质的要求也越来越高，良好的职业素质，是秘书工作者从事快节奏、高效率的工作的基本条件，秘书工作者综合素质的高低，也有助于提高企业管理水平和工作效率，秘书工作者只有更加完善自己的，不断地提高自己的综合实力，加强自己的职业素养、心理素质和业务素质，在工作中不断地完善自己，为企业的发展做出自己的贡献，也为自己的发展开拓更宽广的道路。