国企办公室秘书工作的常见问题及解决措施

李默颖　潘建华

摘 要 近些年来，文秘工作在办公室中的作用不断加大，因而国企办公室对文秘的要求也在不断提高，逐渐朝着多元人才的方向发展。文章主要分析了国企办公室秘书工作应该具备的基本职业要求和办公室秘书工作中的常见问题，进而探讨办公室秘书工作常见问题的应对措施，以期为我国秘书业的发展提供参考依据。

关键词 国企办公室 秘书工作 常见问题 解决措施

一、前言

所谓国企办公室秘书工作，就是指辅助国有企业办公、办事的工作。一般而言，国企办公室秘书工作有三个典型的特征，分别是：综合性、复杂性和全面性。秘书工作在国有企业中占有重要的位置，它不仅可以实现高层与基层的有效连接，而且还可以协调各个部门的工作。近些年来，随着我国国有企业改革力度的加大，秘书工作也面临着巨大的挑战。

二、国企办公室秘书工作应该具备的基本职业要求

（一）良好的品德

办公室秘书工作应该具备良好的品德，一方面，因为国有企业主要是由国家进行控制的，因此必要的政治素养是必不可少的，为了更好地贯彻落实党和国家的方针政策，秘书人员要有较高的政治素质，具备一定的马列水平和政策水平，始终与党中央和组织站在同一战线上。另一方面，品行直接关系到一个人的职业生涯。由于是国有企业，秘书工作直接与领导的权力挂钩，因此良好的品行和端正的态度是秘书人员应该具备的基本素质。在实际的工作中，秘书人员不仅要谦虚谨慎而且还要爱岗敬业、廉洁自律。除此之外，严谨的工作态度和强烈的保密素质也是秘书人员的基本职业要求。国有企业的工作与人民的利益息息相关，所以秘书人员要严谨的对待自己的工作，切不可因为时间紧迫或事务繁杂而草草了事。此外，在国有企业中，很多工作都具备保密性质，因此秘书人员在执行工作的过程中，要做到不出格、不越权。[1]

（二）较好的身体素质和心理素质

身体是革命的本钱，因此秘书人员只有具备良好的身体素质，才能保障工作的有效开展。秘书工作具有一定的复杂性，秘书人员在开展工作的过程中经常会遇到各种各样的问题，只有具备过硬的心理素质，秘书人员才能冷静应对，进而促进问题有效解决。[2]

（三）基本的职业能力

在国有企业中，各种公文类的文字性工作偏多，因此秘书人员应该具备较好的文字表达能力，行文流畅、语言表达清晰，能够灵活应对突发状况，沟通上下、协调左右。

三、国企办公室秘书工作的常见问题

（一）素质技巧化

随着人们生活节奏的加快，许多文秘培训机构为了获得更大的经济利益，大大缩短了文秘人才的培训周期，文秘人才的质量大幅度下滑，很多国企中的文秘人员难以达到领导工作的要求，由于能力不足，常常处于被动地位，进而延误工作的正常开展。

（二）万金油型

在国企中，无论是口才表达能力还是文字功底，对一个文秘人员来说都是必须具备的基本职业素质。近些年来，国企不断深化改革，逐步实现精细化的管理，国企内部的工作分工也在逐渐细化，因此对秘书人员的职业素质提出了更高的要求，但是很多秘书人员依然没有转变传统观念，在实际工作中，浅尝辄止的现象普遍存在，导致工作效率降低。

（三）缺乏主观能动性

国企内部的文秘人员存在的普遍问题，文秘人员缺乏工作的主动性，一切听从领导指挥，不去自主思索工作中的得失，进而导致文秘工作机械化，遇到突发事件，不能合理有效地解决。

四、国企办公室秘书工作常见问题的应对措施

（一）持续提高思想素质

党执政的重要物质基础是国有企业，因此国有企业是贯彻党的政治思想的重要阵地，对办公室秘书人员来说，思想政治素质是至关重要的。国有企业要加大对秘书人员的培训力度，使秘书人员掌握中国特色社会主义理论体系、“三个代表”重要思想等，不断提高秘书人员处理问题的能力，善于从政治角度观察和处理问题。除此之外，很多国企都涉及国家的重要机密，秘书人员要具备一定的保密意识，既要帮助领导做好保密工作，又要反思自己工作的保密性。[3]

（二）牢固树立全局思维，重视提升思考能力

国企秘书人员需要树立全局观念，一切从大局出发，将全局利益作为自己工作的最高价值追求，当个人利益与集体利益矛盾时，懂得舍小保大。其次，秘书人员要全面了解和掌握自身的工作情况，在实际工作中，不仅可以为领导决策提供参考信息，而且还可提供可供参考的建议，为领导分忧解难。最后，为了提高秘书人员的工作能力，应该不断提高秘书人员的思考能力，不断提高其理论和业务水平，进而促进领导工作的顺利开展。

（三）重视积累与反思，提升“化用”能力

国企秘书人员在实际的工作中，要注意积累经验和教训，坚持学习理论知识和业务水平，积极思考细小的问题，培养自己“说者无心、听者有意的能力”，厚积薄发，可以有效地提升自己的工作能力。除此之外，秘书人员的主要工作就是协助领导解决问题，因此“化用”能力是秘书人员做好自身工作的关键。一般而言，化用能力具有不同的要求，一方面它要求秘书人员可以有效地把领导的管理经验转化为自身工作的能力；另一方面，它要求秘书人员要善于转化领导的要求。“化用”能力强调的是秘书人员灵活的应用能力，只有在实际的工作中触类旁通，才能培养自身独特的思维习惯和工作能力，进而形成自己的职业优势。

（四）持续提高处事能力，做到自己满意、领导放心

首先，秘书人员应该不断提高自身的判断能力和应变能力。在国企工作中，秘书人员要处理很多突发事件，因此处事能力对秘书人员来说是至关重要的。在遇到紧急状况时，秘书人员要沉着应对、临危不乱，迅速合理地分析事情的因果，并找到相应的解决办法。其次，不断提升秘书人员听得清、听得快、记得牢的能力。使秘书人员能够井然有序的开展工作，搞好社交关系，合理调节上下级之间的关系。最后，秘书人员要具备大事不糊涂、小事不懈怠的工作态度。在工作中，既能够辅助领导处理好各种公务大事，又能够井然有序的处理每一件小事。

（五）克服浮躁和应付心理，持续提升抗压能力

国企办公室秘书人员，由于受到各种因素的影响，如升职等，很容易在实际的工作中产生浮躁的心理，因而难以高效地完成领导布置的任务，因此对秘书人员而言，具备自我调节情绪的能力是十分必要的。在国企内部，很多工作都与人民的利益息息相关，所以秘书人员要认真做好自己的本职工作，克服应付心理。一般而言，国企内部事务繁杂，秘书人员工作量大，在具体的工作中通常会面临巨大的压力，而压力是提升个人能力的一个因素，秘书人员要正确看待工作中的压力，不断开解自己，保持积极向上的工作态度，不断提升自身的抗压能力。

五、结语

秘书工作人员在国企中发挥着巨大的作用，但是在我国国企中，秘书工作依然存在很多问题，如工作被动、万金油等，严重影响了相关工作的顺利开展，因此采取相应的措施来应对秘书工作中出现的问题显得很有必要。

（作者单位为中国石油青海油田信息服务中心）

参考文献

[1] 陈杰兴.国有企业办公室管理工作中存在的问题与对策[J].技术与市场，2013（10）：158.

[2] 宁赞桥.浅析新形势下国有企业办公室秘书的职业要求[J].办公室业务，2012（23）：6-7.

[3] 晁阳.新时期国有企业办公室秘书的综合素质浅析[J].现代企业文化，2013（33）：116.