区域档案信息资源共建共享的协同机制研究

2016-06-18吴加琪

档案管理 2016年3期

吴加琪

摘要：档案信息资源共建共享对建设档案资源体系和利用体系具有重要作用，建立协同机制可促进区域档案信息资源共建共享目标实现，协同机制主要包括管理协同、资源协同、技术协同、利益协同和主体协同。

关键词：共建共享；档案；协同机制

Abstract： Archives information resources construction and sharing plays an important role in archives resources system and use system， establishing a coordination mechanism may promote regional archival information resources construction and sharing， collaborative mechanism mainly includes collaborative management， collaborative resource and technical collaboration，benefit collaborative and body collaborative.

Keywords： Construction and Sharing；Archives；Coordination mechanism

档案信息资源共享是档案服务利用的重要途径，《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确提出“国家档案行政管理部门要搭建全国开放档案平台，并与政府公开信息系统对接，实现资源共享”[1]，由于资源、技术、资金、人才等诸多因素的制约，由档案部门单独开展区域内档案共享难度较大，因此多地提出档案信息资源共建共享（下文简称档案共建共享）的理念，浙江省在全省各地大力推进档案共建共享工作，并取得了阶段性成果。在现有档案管理体制下，区域内档案信息资源分散保管在跨行业系统各单位中，建立档案共建共享协同机制可保证多元主体共同参与建设，节约工作成本，最终实现区域档案信息资源的共享，建立有效的区域档案信息资源体系和利用体系。

1 管理协同

1.1 建立协同法规制度。档案共建共享的法规制度是规范各单位协同开展档案信息建设和共享的基本依据，随着档案整合和共享工作的深入推进，相应的政策和制度建设也在逐渐建立和完善，2014年7月23日，中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，明确提出要“积极推进馆室一体化、馆际一体化建设，提升档案共建共享水平”[2]，海宁市两办发文《关于开展档案共建共享利用工作的通知》，档案局向各单位发出《关于整理数字档案管理系统数据库的函》对区域档案共建共享的具体工作进行规范。上述政策和规章是对区域档案共建共享工作的导向性及指导性文件，今后仍需档案部门努力将相关措施上升到法规制度层面，提升其强制性。同时，为确保区域档案共建共享工作规范有序地开展，应进一步加强档案共建共享相关法规制度的研究，对各参与单位的权利和义务、档案信息的采集整理、共享交换、信息安全及个人隐私保护等做出具体规定，为档案共建共享协同开展营造良好的制度环境。

1.2 成立协同管理机构。当前区域内档案信息资源由各行业系统单位自行管理，在推进区域档案共建共享工作中，各地主要采取由档案行政管理部门全面负责区域档案共建共享工作的模式，由于未建立协同管理机构，仅凭档案部门自身的力量开展区域各单位档案共建共享工作存有困难，如海宁市档案共建共享工作中，“针对部分单位档案门类多、数据库庞大，对纳入工作有畏难情绪的情况，局领导亲自上门做好协调工作”[3]，而建立协同的管理机构可以更合理有效地推进档案共建共享工作。可由各地档案行政管理部门牵头，会同民政、卫生、教育、劳动和社会保障等部门共同组建区域档案共建共享工作协同管理的领导机构、执行机构和咨询机构，实现区域内各单位档案信息的建设与共享传递，在具体工作中承担下述职责：制定档案共建共享工作的法规、制度和政策；对区域各部门的档案信息的筛选、清洗和规范，确定共建共享的档案信息范围；建立统一的技术标准、业务规范、数据目录交换体系等；建立和完善区域档案共建共享的系统平台；统筹协调各参与主体的工作和利益；加强各单位的监督、评估、绩效考核；组织各参与单位工作人员的培训等。

2 资源协同

2.1 信息资源的协同整合机制。要实现区域档案共建共享的目标，需要将区域内跨行业系统各单位档案全面共享，但当前档案信息分散在各职能部门的日常业务系统中，由各保管主体负责开展，“信息孤岛”效应明显。部分地区档案共建共享主要是整合区域内综合档案馆的档案资源，如湖州市建设“湖州市数字档案资源共建共享工程”将下辖三县两区及市本级6家国家综合档案馆档案资源整合，实现“资源自建、信息共享、异地查档、跨馆出证”的目标[4]，因此并未充分实现区域内相关档案资源的整合，同时档案的内容直接关系到档案的利用效果，当前综合档案馆的馆藏内容结构也决定了现有的档案共建共享模式不能完全满足现代社会有效利用档案的需求。因此档案共建共享工作一方面在综合档案馆资源整合基础上，应扩大档案资源范围，加强行业系统档案数据的融合，此外，应重点将档案内容建设纳入共建共享体系，以关注民生为导向，将分散在各系统行业的涉民档案信息进行整合，建立起满足民众需求的区域档案共建共享资源体系。

2.2 人力资源协同建设机制。区域档案共建共享工作参与单位多、档案类型多样化、技术要求高，这些都对人力资源的结构提出了更高的要求。应建立满足档案共建共享工作的各类不同层次、不同能力及不同岗位要求的专业型人才队伍，重点加强高级管理型、信息技术型、协调沟通型和具体操作型等相关人才的引进和培养。信息环境在不断发展变化，为促使区域档案共建共享工作形成长效机制，应加强对相关人员的培训，通过举办各类业务工作培训班、不同档案部门之间的学习交流等形式，加强对档案共建共享知识的学习，提高现有人员的专业化水平。如海宁市在建设区域档案共建共享工作中对不同行业系统、不同知识结构、不同业务层次的人员多次举办专题培训，对共建共享工作的重要性、平台建设和使用情况、具体业务操作进行培训讲解，培训工作提升了相关人员对档案共建共享工作重要性的认识，增强了凝聚力，为区域档案共建共享工作提供了人才支撑。

2.3 财政资源协同配置机制。档案共建共享是跨行业系统的综合工程，区域档案共建共享需要投入大量资金，如档案信息硬件设备购置、配备专业技术人员及培训、软件平台的建设和管理等，单纯依靠档案部门的财政力量是不够的，各地政府应当成为共建工作资金投入的主体，要设立区域档案共建共享和业务协同的专项财政资金，并纳入各级政府的财政预算，如湖州市数字档案资源共建共享工程项目由湖州市发改委立项，核定工程总概算为712.32万元，用于建设数字档案资源共建共享工程的制度标准和安全保障体系，互联网、政务外网和专网等应用支撑环境及数字档案资源接收、管理、保存和利用平台等[5]。同时可争取上级主管部门和本地合作设立共建共享的共建项目，争取共建专项资金的投入。

3 技术协同

3.1 搭建档案共建共享协同平台。现代信息网络技术快速发展，档案共建共享工作应充分利用物联网、云计算、大数据等新兴信息网络技术，对区域内档案信息资源进行整合，构建区域档案共建共享平台，集成各单位不同类型的档案平台和数据、促使不同的档案部门统一平台操作、档案各项具体业务基于平台开展，最终实现跨系统行业档案的深度整合共享，档案共建共享平台应实现以下功能的协同：

（1）平台、数据及应用协同。平台应以档案的收集、整理、保管和服务利用的档案基础业务为依据，以方便社会各方面有效利用为目标，设计包含各类档案信息平台、数据库及服务利用的一站式档案共建共享平台的整体架构。如丽水市档案共建共享平台包括四层结构：以云计算为核心的基础平台层，馆藏档案和室藏档案2个大数据仓库，智慧管理、智慧发布、智慧监管3个智慧操作系统，云档案共享中心、物联档案超市、智囊档案、民生档案4个智慧应用体系架构[6]。

（2）管理和运行协同。在平台运行过程中，各单位的职能应分工明确，共同维护平台的运行，档案行政管理部门负责平台的统筹规划、组织协调工作，如平台的软硬件构建、操作培训、业务指导和运营维护等工作；各单位负责将本部门共建共享档案的整理编目、将相关档案信息资源提交上传到平台的应用系统，利用平台智能化管理档案，根据权限从平台获取相应的各类档案资源。

（3）业务功能协同。档案共建共享平台在实现档案的收、管、用等基础业务的基础上，各单位通过平台应实现档案办公自动化、开展实时业务交流等，如档案行政管理部门可通过平台开展档案管理文件发布、网上年检、网上移交等工作，可对基层单位进行在线监督指导和业务监管，解答基层部门提出的各类问题。

3.2 建设档案共建共享协同标准规范。统一的标准是区域内跨行业系统档案信息共享和协同的基础，区域内档案资源由条块分割的跨行业系统各单位建设和管理，数据库结构、信息标准及运行机制等差异较大，异构信息系统造成各行业系统的档案信息兼容性很低。为实现跨行业系统各类档案信息共享，首先应加大现有档案信息标准执行力度，如《电子档案移交与接收办法》《数字档案管理与技术规范》等。同时应推动档案信息共享标准规范建设，如档案信息平台体系建设规范、档案数据标准及规范、档案数据交换与共享资源目录规范、开发信息中间件等。通过标准建设实现各部门独立的档案信息系统的互联互通和档案数据、系统及网络的整合。

4 利益协同

4.1 约束与冲突协调机制。约束机制是利益协同机制的基础，是用来规范各单位行动的相关约束规范，通过约束机制对档案共建共享工作中各单位的责、权、利进行明确，确保参与主体的行为有助于实现档案共建共享的目标，同时也保证了参与档案共建共享工作的其他参与主体的利益，因此约束带有强制性的特征，需要注意的是约束机制的目的主要是发挥正向激励功能，而不是限制多元主体的发展。同时区域档案共建共享参与主体复杂，涉及多个行业系统，运行过程中可能在系统、技术、思想观念等诸多因素发生冲突，此时需要建立冲突协调机制，通过统一思想、建立沟通渠道、合理的利益分配等方式进行协调，保证共建共享工作的稳定推进。

4.2 利益协同分配和激励机制。区域档案整合共享工作中，档案的内容构成、服务方式等都产生了较大的变化，因此可产生更多的经济利益和社会利益。同时各参与单位在共建共享工作中因投入、垄断信息共享服务等致使原有利益结构被打破，原来利益可能会出现增加、不变和减少三种情况，只有在利益增加的条件下，参与单位才有可能具有工作的积极性，其他两种情况相关单位不会有动力开展共建共享工作，这就需要将利益在各参与主体间进行合理的分配和补偿。应综合考虑各单位的投入成本、贡献度、承担的风险及绩效等因素对所得利益制订分配补偿方案。同时适当的利益激励机制也可调动成员单位的积极性，可对各参与单位和工作人员采取物质或精神奖励等方式调动各参与单位和工作人员的积极性，实现利益协同，如浙江省测绘资料档案馆大力推进区域档案共建共享工作，实现含国土、民政、交通、水利、农业、林业、环保、公安、文物等41个省级部门和单位的251类数据资源的共建共享，形成了全省地理空间数据共建共享的长效机制，2016年1月18日，获“全省档案系统先进集体”称号 [7]。

5 主体协同

档案行政管理部门对区域内档案工作具有指导职能，是区域档案共建共享工作的组织者；区域内综合档案馆、专门档案馆、部门档案馆和企事业档案馆集中管理着丰富的档案信息，是区域档案共建共享工作重要的参与者；跨行业系统的许多单位尚未设立档案馆，档案资源由档案室等类似职能部门自行管理，他们也是档案共建共享工作的重要参与单位。此外，应将市场力量和民众纳入档案共建共享的参与主体中，建立社会各方参与的主体协同机制。

5.1 市场机制有其自身的优势，在档案共建共享工作中引入市场机制，可充分利用市场中的资金、技术、人才及管理经验，提升档案共建共享的效率，节约投入成本，并真正体现社会共建、均等共享的内涵。可在以下领域重视发挥市场的作用：如档案共建共享平台的开发、运行管理及后期维护；系统运行中的物联网、云计算、大数据等信息网络技术的研发；特色档案数据库建设及智慧型应用系统开发；档案保管单位内纸质档案数字化项目外包；以商业购买的方式直接在信息市场上获取部分档案数据等。

5.2 民众是档案共建共享工作的直接受益者，同时也应当是工作的重要参与者，在档案共建共享的内容选择、平台建设、监督评估等各方面工作中都应当注重民众作用的发挥，民众的意见不仅是档案共建共享工作的起点，同时民众能方便、及时、全面、安全获取档案服务更是档案共建共享工作的最终归宿。如嘉兴市档案局馆始终坚持“公众参与、共建共享”，开展了“行进中的历史记忆”“档案连着你我他”“让百姓走进档案馆”等系列活动，引导社会各界积极参与档案事务，提升了档案共建共享工作的效果[8]。

*本文系国家档案局科技项目“智慧城市背景下区域档案信息资源共建共享理论及其实现机制研究”（2014-X-48）研究成果。

参考文献：

[1]关于加强和改进新形势下档案工作的意见.[EB/OL].[2014-05-02].http：//www.saac.gov.cn/.

[2]抢抓新机遇开创新局面——中共浙江省委办公厅浙江省人民政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》[J].浙江档案.2014（7）.

[3]海宁市档案局三举措扎实推进档案共建共享利用工作.[EB/OL].[2015-12-20].http：//news.haining.gov.cn/

bmdt/201505/t20150504_430304.htm.

[4]湖州市建成档案馆信息资源共享平台.[EB/OL].[2015-10-20]. http：//cs.zjol.com.cn/system

/2015/04/16/020606504.shtml.

[5] 我委已批复湖州市数字档案资源共建共享工程项目.[EB/OL].[2015-12-20]. http：//fgw. huzhou.gov.cn/

index.php？controller=Show&action=Index&id=7731.

[6]朱悦华，王正媛.服务至上：科技挑起智慧档案[J].中国档案.2014（9）.

[7]浙江省测绘资料档案馆喜获“全省档案系统先进集体”称号.[EB/OL].[2016-01-18]. http：//www.zjch.gov.cn