企业档案管理工作的重要性研究

梁秀坤

摘 要 企业的档案管理部门，普遍存在被认为是只有投入没有产出的部门，因而档案部门的工作得不到应有的重视和承认，不同程度地影响企业档案管理工作的顺利开展，影响档案工作发挥应有的作用。本文对企业档案管理工作的重要性进行了深入的分析，旨在提高企业对档案管理工作重要性的认识。

关键词 企业 档案管理 重要性

档案管理工作是企业基础管理工作之一，是企业重大经营活动的历史记录，是企业依法经营的证明，是企业当前经营活动的指导依据，它对记录历史状况和指导企业工作，维护企业权益有着极为重要的作用。实践证明，对档案管理工作的重要性认识越充分，搞好档案管理工作的自觉性就越高。档案对企业经营的支持作用就发挥得越充分。因此，各级领导必须高度重视抓好企业档案管理工作。

一、档案管理工作的投入分析

（一）人力投入

一般来说，任何一个企业，只要是正常生产经营中，都有档案管理部门，设立档案管理组织机构、档案网络管理机构，配备专职档案管理人员、档案网络兼职管理人员和档案各级分管领导。由于档案管理有其自身的专业性，要求95%以上档案人员必须进行业务培训，取得相关的档案管理资格证书，方可从事档案工作，且每隔5年必须重新取证，同时还必须接受不得低于40学时/人·年的继续教育培训，这也是一项不少的投入。[1]

（二）物力投入

由于档案管理的专业特殊性，档案的管理保护技术要求是相当高的，为了确保档案的完整和安全，最大限度地延长档案的使用寿命，要求档案库房必须坚固、必须留有今后20年存放档案的余地。库房内装有安全门锁、防盗的监控系统、通风设备，备有足量的消防器材、防火监控系统等。档案库房必须和办公室、阅览室分开。档案库房必须配置有“八防”保护设备和安全措施，即做到：防火、防盗、防潮、防光、防温、防虫、防尘、防有害气体，等等。如最基本的档案库房的温湿度要求：一般纸质档案温度为14℃～24℃，相对湿度为45%～60%；特殊载体的档案，如照片/底片档案保存温度要求为13℃～15℃，相对湿度要求为35%～45%。这就要求企业对档案工作投入较多的资金，用来配置有特定要求的档案库房、档案保护设备、档案专用装具等，而且这笔投入是相对较大的。

（三）财力投入

由于档案工作的特殊性，工作的过程中就是消耗办公用品的过程。档案管理在整理归档的过程中，需要大量的档案夹具，如档案夹，档案卷盒、卷皮、复印纸张、整理和装订工具，涂改液、号码机、专用油墨、装订线、标签纸、贴标签专用的双面胶等，专用档案夹具要定做（如会计、照片/底片等档案装具）要定做，价钱普遍较贵；以上这些都需要企业加大资金投入，才能保证档案管理工作正常开展。

二、档案管理工作的产出效益分析

（一）现时利用档案效益

完整准确的档案资料，快捷方便的查询方式可以为生产一线的技术人员带来极大帮助，也可以创造巨大的经济效益。如某企业2014年一期运煤码头在多年使用后部分管桩出现裂缝，能否靠泊进口煤船需要重新校核，设计部门利用综合档案室提供的地质资料和原设计图纸，不仅节约时间还节省116.2万元的费用。根据统计，两年时间，该厂利用档案产生的经济效益达到352.61万元。这些利用情况都体现了档案的作用及档案存在的价值，即档案的产出。[2]

（二）社会效益

从档案作用的双重性和扩展律的另一方面来说，它对全社会有用，是长远作用，它体现的是档案的第二价值。例如，某厂作为国家重点建设工程，它的设计、基建、安装、调试、生产运行及其经营管理过程和经验，都是极其宝贵的财富，它对真实反映我国的社会主义经济建设有着重要的作用，而这些作用是呈现扩大和发展趋势，这时档案的价值就在档案不断被社会各阶层利用、参考时体现出来，其价值是不可估量的。

（三）历史效益

随着社会不断发展，档案对一个国家的生产建设、科学研究和文化教育事业的发展越来越显示出重要作用。它体现在利用档案后，对促进历史研究及维护历史真实面貌、借鉴和鞭策工作、汲取经验教训、取长补短、产生并提高效益发挥重大作用。当经过了漫长的历史时期，一些企业已经不复存在，但企业的各类永久保存的档案仍作为历史档案存放在各个地方档案馆里，它的历史价值和效益是不言而喻的。例如，电力工作者可以通过对档案的利用、研究，找出过去电力生产建设的成功经验，找出电力企业经营管理的经验教训，找出电力生产企业机制改革的思路和模式，这对推动电力事业发展所起的作用将是不可估量的。

三、档案价值分析

（一）从档案的定义、本质、属性看档案价值

《档案法》第二条规定：“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家、社会、个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”它从法律层面规定了档案是必须有保存价值的历史记录。这是对档案价值认识的提高。从档案的本质、属性看，一方面，档案是人类保存记忆的最好工具，具有原始性、本源性、回溯性，这是档案的本质，它决定了档案必须加以很好保存，人类文明才得以传承。

（二）从档案工作具体内容看档案价值

档案工作的内容是档案工作者劳动的具体体现，也凝结了档案的价值。档案工作中的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用几个环节，其实就体现了档案工作的两个方面，即收集管理和提供利用。一方面，档案人员通过收集、保管、鉴定等手段，来实现档案的保存价值；另一方面又通过整理、编目、编研和利用等一系列工作，来确保档案利用价值的实现，收藏管理与开发利用永远是档案工作对立统一的两个方面，是档案价值在档案实际工作中的很好体现。[3]

（三）从档案的价值形态看档案价值

档案的保存价值和利用价值可以涵盖档案的所有价值形态。如档案的现实价值和长远价值就是档案保存的时间性和利用的时效性的体现；又如档案的凭证价值和情报价值，它是档案的两种基本价值，其实就是档案的利用价值，它说明了档案能满足主体的不同需求。

四、总结

只有认识到档案管理工作的重要性，加大对档案工作的投入并通过档案人员的积极努力，以“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的精神，认真做好档案管理工作，才会有“前人种树，后人乘凉”的大好局面。事实证明，对档案管理工作的不断投入，是企业家远见卓识的体现，它必将产生显著的经济效益和社会效益，提高档案的保存价值和利用价值，而档案就是企业为历史留下的一笔宝贵财富。

（作者单位为湛江经济技术开发区国有资产经营公司）

参考文献

[1] 洪亮.全面推行标准化体系生产管理，实现企业档案管理的规范化[J].科技与企业， 2011（10）：108.

[2] 霍瑾玫.现代化信息技术在企业档案管理中的应用探析[J].卷宗，2013（7）：13-11.

[3] 郝水琴，关凤明.关于做好新时期档案管理工作的研究与探索[J].中小事业管理与科技，2011（3）：20-21.