强化会计档案管理促进高校财务规范化发展

傅晓露

摘 要 近年来，我国电算化产业不断发展，信息技术水平也得到了相应的提升，这为高校会计档案的管理打下了良好的基础。当前，我国许多高校都已实现了会计的电算化，使得高校的会计核算效率有了显著的提升。高校会计档案管理在高校财务规范化的过程中具有极大的作用，本文对当前我国高校会计档案管理的现状进行了分析，并就高校财务规范化的发展方向进行了研究。

关键词 会计档案 高校 财务规范化

会计档案是国家档案的重要组成内容，在单位的内部管理中也具有重要的意义，可以对单位的运行管理状况进行真实、有效的反映。通过会计档案的建立，可以对单位的会计信息进行及时的管理和监督，为政府部门的监管提供依据。高校会计档案反映了高校在管理运行过程中的相关信息，是确保高校各项行政管理活动得以有序开展的前提和保障。

一、高校电算化会计档案管理的内容

随着信息技术的普及，电算化的会计档案逐渐在各个单位和部门当中得以应用，并取得了良好的效果。在高校的财务管理过程中，会计档案起到了不可替代的作用，是各项会计工作得以展开的基础。高校的会计档案记录着高校中的财务信息和经济活动，因此高校必须重视对财务档案的管理。

（一）会计档案是会计信息的重要来源和载体

会计档案对于提高高校的会计工作水平具有极大的意义。会计档案能够促进会计工作的制度化管理及操作的规范性。会计档案管理起到了会计核算的基础性作用，在管理过程中必须按照相关的标准由专业的人员负责。会计数据中包含着账目信息、会计账簿、财务报表等重要的数据信息。会计电算化的实行使得账簿、报表等内容的管理更加的便捷、系统，也使得数据的处理和存储更加的方便。

（二）会计档案的收集工作

随着会计电算化的应用，系统中所包含的会计档案和信息将会不断增加，高校必须对这些信息进行定期的收集、分类和检查，从而确保这些信息的安全。此外，高校还应当对相应的计算机设备进行定期的检查，防止系统损坏导致数据的丢失。在数据存入前要先对数据进行备份，防止意外情况的发生。对于存储有重要信息的会计电算化设备，在日常工作的过程中要做好安全保护，做到防火、防潮、防尘工作。与此同时，还要定期对会计档案进行调阅，确认文件的保存限期，对于一些没有价值的信息应当及时的删除或更新，防止系统的过载。

二、高校会计档案管理中存在的问题

（一）管理人员不够重视，档案管理意识滞后

会计档案的管理需要应用到现代化的管理理念和技术，并且要充分利用现有的会计信息资源，将其有效地应用到日常的会计信息管理过程中。然而，我国高校的会计管理现状是管理人员普遍缺乏会计档案管理的意识和概念，对会计档案的重要性没有明确的认识，认为会计档案的内容单一、管理简单，尤其是对于会计档案的电算化管理没有引起关注，管理意识十分的落后。在管理部门和人员的组织上也没有投入应有的力度，管理人员的专业能力普遍偏低。甚至还有一部分高校的档案室随意对外界人员开发，让财务部门的人员进行自行查阅，不仅工作效率低下，而且容易导致会计信息的丢失和篡改。

（二）会计档案资料收集不齐全，忽视对会计电算化会计档案的管理

会计档案中包含着重要的会计信息，如会计账簿、会计凭证、财务报表等。在进行这些资料的管理时应当首先根据信息的类型进行分类，将存根、银行账单、上级文件等进行分类管理。在会计电算化的过程中，对数据的分类尤为重要，只有这样才能确保信息的有序性，从而提高信息分析和处理的效率。

（三）会计档案管理缺乏科学性和规范性

高校对会计档案的管理普遍缺乏科学合理的方法。首先在操作上就没有根据《会计档案管理制度》中的相关要求来执行。此外，大多数高校都没有建立起适合高校自身工作特点的会计档案管理体系，导致会计档案的管理过程混乱无序，各部门之间没有配合。高校会计档案的管理人员素质也普遍偏低，无法满足现代化管理的要求。部分学校在会计档案管理上投入的经费明显不足，导致会计档案管理场所狭小、混乱，极易导致信息的丢失。

在会计管理观念上，许多会计档案管理人员仍然遵循着传统的管理理念，在管理方法上缺乏科学性和有效性，导致会计档案的整理十分混乱。在会计档案的移交和销毁方面也缺乏完善的制度，一些已经过期的账单、凭证等没有进行及时的处理，造成了人力资源和管理经费的浪费。

（四）轻视会计档案对高校发展的作用

由于受到传统会计管理观念的影响，高校的管理人员仍没有对会计档案的重要性引起重视，认为会计档案的管理只是简单的收集资料、整理数据，从而导致高校在会计档案管理方面投入的人力物力严重不足，影响了会计档案功能与作用的发挥。

三、加强会计档案管理的对策

（一）加强普及宣传教育，增强档案意识

会计档案管理是高校在发展过程中不可忽视的重要工作内容，是考察高校经济状况、发展潜力的重要依据。为此，相关部门应当极大对会计档案重要性的宣传工作，普及《会计法》、《档案法》中的相关内容，增强高校管理人员对会计档案的认识，将会计档案管理作为一项基础工作内容在进行。

（二）健全高校会计档案管理制度，推动会计档案事业发展

会计档案中包含着丰富的内容，这使得会计档案的管理工作量十分庞大。为了确保会计档案管理的质量，在管理的过程中应当制定完善的计划和方案，最终形成一个完善的高校会计档案管理制度。高校的会计管理部门应当与其他部门建立良好的沟通与合作渠道，根据高校的发展实际，建立切实可行的管理体系，使得会计档案的管理工作有良好有效的依据。与此同时，高校应当建立严格的会计档案监管机制，提高会计信息的真实性和准确性。高校可以从档案分类、借阅制度、档案移交等方面进行制度的完善。

（三）遵循会计档案管理原则

《会计档案管理办法》是会计档案管理的主要依据，在实际的工作与管理过程中，高校的会计档案管理部门应当严格按照标准来执行，并且与其他部门共同做好会计信息的核实与监督工作。在会计档案管理的过程中，应当遵循一定的原则，如完整性原则、简易性原则、安全性原则和保密性原则等。

（四）积极运用现代化手段管理会计档案

在会计档案管理发展和完善的过程中，应当积极地与现代科学技术结合起来。通过信息技术的应用，能够极大的提高会计档案管理的质量和效率。高校在进行会计档案管理时，可以选用一套适合自身管理体制的软件，并建立相应的会计档案管理系统，将相关的数据信息进行分类存储和管理。管理人员只需要将会计信息输入到系统中，就可以由计算机进行自动的分类、整理、检索等过程。相关财务和会计人员只需要登录系统就可以对需要的信息进行及时的调用。这样不仅节省了管理的时间，还能限制系统的访问权限，提高了会计信息的安全性。

四、结语

会计档案作为高校内部管理信息的重要组成部分，在高校的管理和发展中都起到了重要的作用。在信息化的时代背景中，高校的管理人员应当转变对会计档案管理的观念，充分认识到会计档案的重要性，并且积极学习先进的管理手段，逐步实现会计档案的电算化管理，充分发挥会计档案原有的功能和作用，为高校的建设和发展奠定良好的基础。

（作者单位为云南交通职业技术学院）

参考文献

[1] 杨元凤.谈高校会计档案的收集与管理[J].北京档案，2012（07）：13-15.

[2] 王永刚.浅谈高校会计档案管理问题[J].中国管理信息化，2012（06）：56-57.

[3] 于魁.浅议高校会计档案的创新管理[J].经济研究导刊，2010（12）：24-26.