论进度控制中的文件和支付控制

王丹丹 刘亚光 张成

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）04-000-02

摘要本文结合核电工程总承包模式下福清一期及方家山项目进口核二级泵合同执行遇到的问题和困难，说明文件审批及支付流程控制对项目进度的影响和重要性，并提出后续合同执行可借鉴的一些方法和手段。

关键词核电核二级泵文件控制支付控制合同执行

在核电工程总承包项目管理中，最重要的管理内容是项目的质量、进度与成本。对于质量，我国目前已初步建立了注册监理工程师制度和工程的旁站监理、见证取样以及质量责任终身制等较完善的质量控制体系；对于成本控制，国家也设立了注册造价工程师制度和工程审计制度；但对于进度的管理制度和方式相对显现不足。随着我国核电发展需求的日益增长，项目越来越多，规模越来越大，设备交货期却不能满足。因此，核电工程项目的进度管理是工程总承包单位管理中不可或缺的重要一环，有着极其重要的地位与作用。

本文旨在通过进口核二级泵合同执行中出现的文件审查缓慢、管理失控，资金流转不畅等问题，总结归纳由此产生的经验和教训，为后续合同执行提供参考和借鉴。

一、文件控制

由于核电设备采购标准的严格，单体设备需要与外部接口进行衔接，因此在设备采购过程中，买卖双方需要经过大量的文件交换才能达成一致，无缝衔接才能得以实现。

按照通讯渠道的不同，采购过程中与设备供应商之间进行交换的文件主要有以下类型：信函，会议纪要，工程技术文件，设计接口文件，技术澄清要求，设计变更，不符合项报告，竣工文件等。以福清一期余热导出泵为例，接口和工程技术文件占所有往来文件的72%（如下图）。鉴于接口和工程技术文件的重要性，本文主要从这两种文件阐述其各自的特点及控制方法，并提出自己的一点建议。

（一）接口控制

1.特点。接口手册在确定时就已经对每个接口的责任方、审查途径、审查期限进行了明确规定，所以采用接口傳递文件具有内容明确、易跟踪、交换快等优点。通过实践证明，将数据表、性能曲线、涉及外部接口及土建方面的文件作为为接口传递能够使双方较快的得到所需资料，并能更有效的对相关内容进行讨论以达成一致意见。

2.存在问题。在已经执行的合同中，某些供应商将同一内容的文件既通过接口传递又通过工程文件传递，造成同一内容的文件反复传递，增加了不必要的审查工作量和设计部门的负担。还有的供货商在接口传递时只引用相关工程技术文件的渠道号，这种做法使接口失去了实际意思，增加了审查环节，且造成文件系统混乱。

3.建议。可通过管理程序或项目会议等方式向供应商明确同一内容的文件先需要通过接口进行讨论，在双方达成一致意见，接口关闭后，将固化的信息通过工程文件方式提供给买方备案。

（二）工程技术文件控制

1.特点。对于涉及内容较多，完成时间较长的文件采用工程技术文件的方式进行审查，则可以最大限度的收集各方意见，不易造成遗漏。例如水压试验报告、性能试验报告等采用工程技术文件进行传递，可以最大范围的收集各方意见，形成满足工程各方所需的文件。

2.存在问题。因涉及内容较多，需要汇总多个专业意见后才能形成最终的审查意见，故文件传递时间长，信息收集慢，容易造成文件回复延误，影响项目进度。

3.建议。项目经理要起到积极的协调管理作用，协调不当是产生管理脱节、设计审查延误等问题的重要原因。

首先，项目经理要确定文件的流通是否顺畅，找出造成文件未及时流转的原因，逐一进行解决，确保文件及时流转。其次，判断审查文件的责任方，要明确到具体负责人，以便沟通协调。再次，建议在合同签订时就与供应商及设计部门联合制定文件审查工作策划，将文件提交时间、我司需参审的专业负责人、审查意见反馈时间、汇总意见人及审查完成时间明确，做到有人负责、有章可循、有人监督、有据可查。最后，对于长时间未得到批复的文件要根据工程进度需要采用正式发文、设计协调会讨论、高层领导协调等方式尽快解决。

（三）提交类别建议

合同中，按照文件的提交类别将文件划分为A（Approval）类文件和I（Information）类文件。I类文件的通常是指买方不一定回复卖方审查意见的文件，这就造成了文件审查的不确定性，容易引起买卖双方的分歧，还容易造成项目进度的延误和成本的浪费。因此建议消除I类文件。增加R（Record）类文件，即对卖方提交文件要么审查，要么只做备案。消除分歧，提高效率。

二、支付控制

项目经理对于支付的良好控制，不但可以起到控制成本的作用，同时还能起到督促供应商尽快完成里程碑节点，实现进度控制的作用。根据以往合同执行经验，对于技术成熟、履约情况好的供应商可尽量少的设置支付节点，以节约我方成本；对于履约情况较差的供应商要细化支付节点，使支付节点和项目里程碑节点相协调，起到促进项目进度的作用。

福清一期及方家山项目是我司较早承担的总承包项目，对供应商的实际情况不是很熟悉，因此付款节点的设置较为详细，分为：预付款，设计审查完成款，主要原材料采购款，主要原材料到货检验合格款，主要部件机加工完成款，组装及水压试验完成款，最终到货款。从中可以看出，支付节点的设置与工程进度紧密相关，一方面可以调动供应商为得到付款而完成相应里程碑节点的积极性，另一方面也可以减小我方一次性支付带来的风险，通过付款对供应商实施有效地质量和进度控制。

付款方式基本上均采用电汇和信用证支付相结合的方式。阶段性付款采用电汇，可以使供应商及时收到进度款，避免项目进度因资金问题造成延误，由于是阶段性付款也可以降低我方风险；最终到货款必须要设置为信用证支付的优点是可以确定供应商已发货后再支付，将商业信用转化为银行信用，增强国际贸易活动中双方的信任度。

在福清一期及方家山项目核二级泵的合同执行中，有以下三点体会：

（一）由于进口合同的特点，设计审查会通常不能在厂家进行，因此采用双方确定设计审查文件清单的方式完成设计审查。这就要求设计审查完成文件要经过严格筛选，避免选择传递时间长，重要程度不高的文件。

（二）针对不同的合同特点，细化主要部件。为促进供应商的积极性，建议以设备可进行组装为原则对主要部件进行明确。以防在后续合同执行过程中引起双方争议。

（三）及時进行信用证开证流程，避免延误发货进度。根据合同规定，信用证的开证申请只需要厂家提供本次发货的金额及形式发票，而合同签订时就已明确了分批发货设备的发货范围和金额，所以信用证的开证申请文件其实在合同签订时就已经确定了。

但鉴于在合同执行中发货范围可能发生变化所以信用证的开具手续也不宜过早办理；同时由于目前我司承担进口设备的支付环节较多，信用证的开具还要遵循在满足设备最终发货时间的前提下尽早开始。

推荐在设备发货前3个月要求厂家提交信用证开证申请，可先行在代理公司及我司完成审批流程后传至业主，为节约业主资金，业主可不必支付相应款项至进口代理公司，待设备验收合格后，设备发货前1个月代理公司向银行提出信用证开具申请。建议在与业主签订主合同时细化信用证的开证方式，是代理公司采用免抵押方式开证，还是业主需要将货款支付给代理公司后才能开证，以免引起后续合同的纠纷。

三、结语

核电进口设备采购与国内设备采购项目相比，采购过程更为复杂，买卖双方的文件往来更为繁多，且交换周期长。同时合同金额较大，支付流程更为复杂，文件审查和支付流程均可能对设备的质量和工程进度造成影响。

本文结合进口核二级泵的特点，从文件控制和支付控制两方面阐述了采取相应的控制手段，提高采购管理质量，促进项目进度的作用。但由于具体项目的不同，在后续合同执行中可能还会出现更为复杂的问题，这就要求我们不断的总结经验及时反馈，为更好的实现后续项目的工作策划打下良好的基础，为后续项目的顺利执行提供保障。

参考文献：

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