地铁工程档案管理全程管控模式初探**

徐红梅（无锡地铁集团有限公司，江苏无锡，214023）



地铁工程档案管理全程管控模式初探**

徐红梅
（无锡地铁集团有限公司，江苏无锡，214023）

地铁建设是城市基础设施建设的重大项目，具有投资大，风险高，建设周期长，涉及面广，系统复杂、环节多，内外协作关系复杂等特点，是一个庞大的系统工程。档案管理贯穿于地铁建设工程的全过程，是工程质量控制的直接体现，是地铁工程项目管理的重要环节。地铁建设过程中形成的大量工程档案，记载了建设工程的全过程，是保障地铁运营和维护的宝贵信息资源，担负着轨道交通档案信息资源存史、资鉴和增值的重任。

一、地铁工程档案的管理现状

1.地铁工程建设环节多，档案管理复杂

地铁工程是集铁道工程、市政工程、建筑及设备安装等工程于一体的综合性工程，建设工期较长，往往一条线路从立项到工程竣工验收需要四五年时间。参与建设、设计、施工、监理等单位上百家，工序复杂，专业众多，档案形成周期长，涉及单位牵涉面广。在项目立项与审批、勘察与设计、施工与监理、设备安装与装修、竣工验收与试运行等过程中所形成的文字、图纸、声像、图表，以及电子文件等涉及各门类、各种载体。每条线所产生的档案数量往往达几万卷，档案数量多，涉及方方面面，载体呈多样性。每家单位的档案管理方式不尽相同，如何规范管理上百家参建单位的档案移交工作，做到收集归档工作与建设同部署、同实施、同检查、同验收是一个需要妥善处理的难题。

2.地铁工程档案真实性、完整性难以保障

地铁建设工程投入了巨大的财力、物力和人力，工程档案直接记录了建设全过程，贯穿于工程项目的立项、可行性分析、评估决策、勘测设计、招投标、施工、监理和最终验收等一系列活动，是地铁工程全生命周期中各项计划和决策的重要凭证和依据，是建设工程的重要组成部分。但由于建设周期长，各家施工单位素质参差不齐、缺乏受过专业训练的专职档案人员、档案人员流动性大等因素，造成资料的遗漏和缺失，难以保障档案的完整性和真实性。

二、地铁工程档案收集归档面临的困难

1.处于建设工程的末端，被动收集与保管

地铁项目消耗和占用资源大，投资方、行政部门及普通市民的注意力广泛集中在建设工程的实体成果体现，对建设工程档案不够关注和了解。对于直接反映和真实记录地铁建设过程的工程档案，甚至有人认为只是建设工程竣工后的资料整理，是建设工程的末端行为，而且地铁建设过程中资料收集与整理非常琐碎，工程档案的管理通常处于被动收集与保管的境地。

2.缺乏统一的归档管理模式

收集与归档是档案管理的基础环节，真实和完整是高质量档案要达到的基本标准。地铁工程一般由上百家单位共同完成，文件编号各异，表格格式不统一，整理方式和标准不一致。个别单位在工程快要竣工验收时才收集档案，但此时档案收集工作已混乱不堪，地下隐蔽工程和变更资料常常缺失或与现场不符合，难以保障档案归档的质量控制。

3.缺少相应的行政制约手段

档案部门与各参与地铁工程建设的单位没有行政上的制约关系，仅仅靠档案管理制度约束，档案部门很多时候都不知道有这些文件的存在，过程中催要文件更是无从谈起，普遍存在归档时移交什么档案人员收什么的状态，难以实现“应收尽收，应归尽归”。

三、地铁工程档案全程管理控制模式的实现

1.建立与现代企业制度相匹配的工程档案管理体系

现代企业管理制度顺应现代社会化大生产和市场经济体制，致力于调动人的积极性、创造性，建立激励和约束机制。无锡地铁率先引入国际上先进的档案管理模式，在档案工作管理体制方面进行了积极探索。首先，强化档案工作流程管控，理顺档案收集、整理、归档的相互关系。建立项目负责人制度，将工程档案管理纳入工程建设项目管理工作的全过程，保证建设项目竣工档案的完整性、准确性、有效性，严格按照档案工作规范整理和加工，为日后档案利用提供完整齐全的工程档案。其次，注重工程一线档案的管理。制订科学、系统的归档组卷管理办法，统一和规范各参建单位的竣工资料内容和样式，以保证资料的严谨、清晰和翔实。

2.将前端控制理论和全程管理理念贯穿规范化管理

在无锡地铁档案工作信息化实践中，根据文件生命周期理论和全程控制原则，采用前端控制理论和全程管理理念对电子文件从生成到归档的整个管理过程进行系统分析和科学整合，统一规划、统一要求，尽可能在文件形成阶段将需要实现规范化管理的功能在前端实现。首先，将既定的归档范围和归档要求、模版、格式和表格等监控功能和档案管理功能，嵌入OA系统和各业务系统，以及外单位的档案移交工具（离线客户端）。通过档案收集的固定渠道、非固定渠道及其他方法，使形成各门类档案的单位、部门和分（子）公司之间形成“对口部门”，使部门（单位）之间建立联系。然后，对档案制度及档案工作的业务流程进行细致梳理和重组，加强收集，依靠灵活多样的工作方法，确保在文件形成和维护阶段进行有效监督，实现各部门（单位）离线整理、在线提交、离线客户端数据导入等多种方法的档案归档移交，实现对电子文件的超前控制和全程管理。

3.提升各参与方档案业务能力和素质

组织多种形式的档案业务知识、信息化知识的学习和培训，安排专职档案员赴先进单位学习取经，邀请业务专家上门指导，提升档案业务工作质量和管理水平。充分运用计划管理手段，将档案工作同其他工作一同部署、落实和考核。认真实施“一交底、二检查、三辅导”制度，强化对外部参建单位的档案管控。同时，全体档案人员应当牢固树立“一流地铁建一流档案”的思想，工作开展到哪里，档案宣传工作就跟到哪里。

四、地铁工程档案全程监管策略与方法

1.应用信息化技术推进地铁集团档案信息化建设

首先，将“全程管理”理念引入无锡地铁信息化系统建设，在无锡地铁企业内部建立综合档案管理系统平台，全面管理工程、基建、科技、人事、会计等重要的档案资源，预留未来地铁线路开通后其他类别档案纳入管理的系统空间。针对无锡地铁企业特征，采用单一全宗的架构，实现公司内部全宗单位档案从积累、收集、整理到查询、利用、鉴定、统计等全过程的控制和规范化管理，显著提高档案管理水平和效率，改进档案服务的质量。系统预留与集团其他信息管理系统的接口，如ERP、财务管理系统、人事管理系统等，将OA系统中产生的公文，人事、财务系统中的目录数据自动导入档案系统形成条目和原文信息，实现各门类档案原文的全文检索、条目检索、高级检索和模糊检索。采用全程管理模式，实现前端OA系统和档案系统之间的“无缝对接”。（见图1）对档案的各个业务管理环节如鉴定、分类、组卷等，在电子文件生成阶段实现自动采集并记录电子文件的形成过程及其背景、结构和内容，以日志形式保存，从而保证电子文件的真实、可靠和完整。

其次，引入全程监管平台方案、元数据方案、完整性校验平台方案，对自动归档的电子文件数量、原文完整性、归档内容及范围的完整性进行检测、校验。同步提供强大的检索和信息发布功能，实现档案信息资源的高效率、高质量服务。另外，利用RFID电子标签与后台数据库管理系统相配合，对档案的统一编码、入库登记、借阅、归还、查找、盘点、实时监控等过程进行严格规范，实现档案盒级定位、监控、快速上架、盘点及查找等功能，实现档案的全过程跟踪与管理。这样，每份电子文件进入无锡地铁档案信息中心后，从产生、利用到销毁或永久保存，始终处于“有控”状态下，即实现档案的全程管理。

2.应用信息化技术推进地铁参建各方档案信息化建设

对建设过程中涉及各施工单位、监理单位、设备供货商等单位产生的不同门类、不同途径的档案数据进行有效的收集、组织、管理，构建虚拟档案信息网络，以国际标准OAIS参考模型为系统构建基础，将全程管理理念技术化落地，完成了无锡地铁工程档案信息管理的最后一环。通过接口归档模块、存储模块、利用服务模块三大模块，将前端控制功能和元数据管理功能结合，以电子档案管理为主，实体档案管理为辅，有效地收集和保管公司的知识资产，并为公司的知识增值和知识管理创造条件。通过数据导入接口（OA系统单点登录、HR组织机构用户同步、财务系统、征地拆迁系统接口、工程项目管理接口、新闻系统接口、设计管理接口、合同管理、全面预算系统、采购系统、个人档案室等数据同步接口）将档案数据导入到系统平台中，通过电子文件校验将文件转换成长期保存格式进行存储，同时生成安全审计日志，最后将档案信息资源发布到共享平台提供利用。

图1　江苏地铁工程档案规范化管理模式及技术研究平台示意图

图2　档案管理分布式部署方案

3.采用分布式部署（离线客户端）的全程监管机制和完整性校验平台，解决档案收集及归档的难题

地铁建设过程漫长而又复杂，但因受限于诸多条件，一些重要的流程性文档及实施性文件往往不能及时归档至档案部门。首先，采用分布式部署的方式能解决档案收集过程中的全程监管，以及完整性的把控问题。统一对给各施工单位在本地部署相对独立的离线档案管理系统，这种方式可使各施工单位将该建设项目电子档案条目数据和原文数据独立存储在档案管理系统内，对于日常产生的文件可随时随地收集，对于文件的真实性有了更直接的把控。在项目验收阶段，各立档单位可将本单位收集的项目竣工档案电子数据通过移动存储载体的方式与实体档案一并移交至地铁档案部门。（见图2）

其次，采取对所有地铁工程项目档案通过发放的离线客户端方式进行归档移交。通过不断规范各项档案管理制度和要求，不断完善档案管理网络，将归档要求和收集规则定制在离线客户端内，要求资料员/档案员在进行数据同步上传时，预先下载校验规则并自行检测，自测完成连线电子档案系统进行数据上传归档，按照归档范围和收集时间进行全程日志监控。

最后，明确职责，加强档案管理监管力度。离线客户端清晰记录了各阶段数据的收集整理情况，施工单位、监理和业主项目工程师可通过离线客户端审核文件，监理单位不仅要检查和审核现场项目，还要对施工过程中的电子文件进行常规检查，强化监理的审核职责。最后业主项目工程师对项目文件的归档内容完整性、真实性、有效性进行审核，并检测连续性和原文。通过离线客户端的完整性校验平台，可对电子文件连续性、项目目录完整性、原文挂接完整性实施同步校验，在“有据可依”的情况下检验前端完整性和记录后端实施过程。

*本文为江苏省档案局科研项目“地铁工程档案管理全程控制模式及技术研究”【项目编号2013-21】研究成果之一。

参考文献

［1］朱英.轨道交通建设档案收集整理的实践与探索.《办公室业务》，2014.15.

［2］宋洁.城市轨道交通建设工程档案管理的问题与对策.《城建档案》，2006.

［3］成彤.工程项目档案管理的全程控制.《江苏省基层档案工作者论文集》，2013.10.