澳大利亚、新西兰档案工作的做法与启示

江苏档案工作考察团



澳大利亚、新西兰档案工作的做法与启示

江苏档案工作考察团

与新南威尔士州档案馆馆长和工作人员合影

2015年12月3日至10日，以省档案局局长谢波为团长的江苏档案工作考察团一行5人赴澳大利亚、新西兰进行考察、学习和交流。考察团考察了新西兰奥克兰市图书馆和文献研究中心、澳大利亚维多利亚州档案馆、新南威尔士州档案馆，就档案的收集、保管、利用及数字档案馆建设情况同两国档案工作者和文献管理人员进行了广泛交流与探讨，就共同感兴趣的问题交换了意见。通过考察，增进了我省档案界与两国档案和文献工作者的交流，学习到两国档案工作的先进经验和做法。学习考察虽然时间不长，但印象深刻，很受启发。

1　澳洲重视档案工作与国俱来

众所周知，澳大利亚的历史算不上悠久。澳大利亚联邦于1901成立，1931年获得内政外交独立自主权，成为英联邦中的一个独立国家，向前最多可以追溯到1788年，英国人在澳大利亚杰克逊港（今天的悉尼）建立起第一个殖民区。新南威尔士州档案馆的早期历史档案载体多样、数量庞大、内容完整，让我们感受到他们自殖民区建立开始就重视档案工作。其馆藏最早档案包括1788年英国第一舰队首次登陆悉尼的档案，而馆藏澳大利亚早期流放罪犯档案也被联合国教科文组织收录进世界记忆名录。据介绍，18—19世纪的历史档案占馆藏政府档案的40%以上，仅该州早期的城市规划建设图纸就有150多万张。其工作人员向我们展示了首任总督亲笔签署的第一份法律文件，尽管外包装有些破损，但厚厚的卷宗内部用羊皮纸制作的文件依然完好、字迹清晰。反观我国虽然历史悠久绵长，但在省一级档案馆馆藏的19世纪及之前的档案数量十分稀少。

澳大利亚重视档案工作的传统延续至今，澳大利亚档案事业在国际档案界拥有较高的知名度。澳大利亚分联邦政府、州立政府和地方政府三级管理政府事务，并相应设立了三级档案部门。新南威尔士州是澳大利亚联邦成立最早的一个州，州档案馆根据该州1960年通过的第一部档案法于当年设立，是该州文件档案管理的最高机构。根据1998年颁布的《新南威尔士州政府档案管理条例》规定，州档案馆不仅负责对州政府机构所有公共文件档案的保管与利用，同时也行使对地方政府机构、国有企业、公共卫生部门、学校档案工作的监督与指导职能，履行对全州上百家档案馆的管理职能。维多利亚州档案馆依据1973年制定的《维多利亚州公共档案法》设立，是保存、管理和利用州公共档案的专门机构，同时也行使对地方政府机构档案工作的监督与指导职能。虽然澳大利亚是一个联邦制国家，各个州的管理自主权很大，法律也不尽相同，但是我们看到这两个州的档案事业发展状况基本相同，都有较为完善的法律和健全的管理体制。州档案机构除了履行档案保管利用等职能外，都被法律赋予档案行政管理职能，档案的实体管理高度集中，州政府保管档案的机构只有档案馆，不设其他专门档案馆。两个州档案馆的馆藏都很丰富，维多利亚州档案馆档案排架长度为80公里，新南威尔士州则达到了近500公里（包括大量的商业机构和个人档案），远远超过我国一般的省级档案馆的数量。两个州档案馆，特别是新南威尔士州档案馆建筑规模堪称宏大，档案保管、利用以及技术用房均十分宽裕，档案工作条件优越。新南威尔士州档案馆工作人员约有200名，维多利亚州档案馆有80多名。这个数量与我国省一级档案馆基本相当，但与澳大利亚整个国家人口数量和州一级公务人员数量相比，实属不少。可以看出，两州政府在档案馆人财物上的投入都相当大。

2　家庭和个人档案管理成效突出

澳大利亚新南威尔士州和维多利亚州档案馆除了保存有较为完整的州政府档案之外，还有数量众多的商业机构和个人档案。特别是位于西悉尼的新南威尔士州档案馆档案保管中心保存有近500公里排架长度的纸质档案，其中永久保存的州政府档案超过70公里，其他大部分为商业机构和个人档案。在这里保存档案的商业机构和个人，以及需要提前移交档案的政府机构都要向州档案馆支付一定的费用。据馆长欣奇克利夫先生介绍，该馆每年的运行经费有75%来自于寄存档案的商业机构和个人。这种独特的运行方式既有效保证商业机构和个人档案的安全，减轻了他们在档案管理上的负担，又增加了档案馆的经费来源。

奥克兰图书馆虽然以图书馆冠名，但这里也收藏了大量的档案史料，主要内容包括：大奥克兰地区历史档案（包括数千卷缩微胶片）、家庭历史档案、毛利人族谱、老照片、口述历史资料和社区档案，其中丰富的家庭档案资料是奥克兰图书馆的一大特色。以这些家庭档案资料为依托，他们开展了一系列富有创造性的工作。一是为个人查询家庭档案提供帮助。除了提供本馆收藏的家庭档案资源外，他们还与有关的档案馆和拥有家庭档案资源的机构合作，为利用者提供个人出生、婚姻、墓地、移民、兵役、家谱等方面档案查询的指引，引导他们到相应机构查询这些档案。二是在图书馆网站和现场发出通告，欢迎市民到该馆制作口述历史档案，不管这个市民是名人还是普通人。三是定期举办讲座，请专家介绍收集、整理家庭档案和族谱等方面的知识，为个人从零开始收集整理家庭、家族档案提供了一个工作清单，并提供照片、数据库、DNA等方面的参考资料，目的在于激发民众去发现、探究家庭与家族历史方面的想象空间。四是开展家族历史研究。奥克兰图书馆和文献研究中心有一批研究家族历史特别是毛利人家族历史的专家，他们利用这些馆藏家族史料，研究新西兰的家族发展历史，特别是毛利人的历史。同时，他们也欢迎馆外的历史研究者和所有对家族历史感兴趣的人来馆利用档案进行历史研究。五是奥克兰图书馆还特别关注在新华人家庭档案的收集和利用。他们在官方网站上专门开设“在新西兰的中国人”专栏，并与中华寻根网、龙源网等网站合作，为在新华人提供相关的家庭档案史料查询服务。

考察维多利亚州档案馆

3　档案保护与利用相得益彰

澳大利亚新南威尔士州档案馆和维多利亚州档案馆十分重视档案保护，采取了很多富有成效的措施来保证档案安全。一是强烈的消防意识。我们访问新南威尔士州档案馆期间，馆内的火警警报两次响起，尽管第一次警报被证明为误报，但在第二次警报响起时，该馆的工作人员还是毫不松懈地组织我们撤离，整个撤离过程快速有序。在出现紧急情况时，他们始终强调以人为本，把人的安全放在第一位。二是档案抢救和保护进度加快。我们访问的两个州档案馆历史档案数量众多，破损档案的抢救和保护任务很重，他们正在通过增加专业人员的方式加快档案保护工作进度。三是对档案的保护性整理更加精细。在我们原来的印象中，西方国家档案部门对于档案整理比较粗放，盒内或卷内文件一般不做详细的著录。但在新南威尔士州档案馆，我们看到他们已开始根据利用需要，组织馆内人员或社会上的志愿者对保管箱内的档案编制详细的目录。

澳大利亚新南威尔士州、维多利亚州档案馆以及新西兰的奥克兰图书馆都把开放馆藏、服务利用者作为他们的立身之本。在维多利亚州档案馆，我们看到其公共阅档室布置考究，环境优雅，配置了诸如电脑、扫描仪、打印机、缩微阅读机等阅档和复制设备，放置了可以开架阅读的卡片索引。他们编制的查档指南十分详尽，通过这个指南利用者可以了解到各类档案的馆藏情况和查找方法。新南威尔士州档案馆利用馆藏的老照片举办展览。虽然他们没有像我馆新馆那样大型的陈列展览场所，但他们因地制宜，利用走廊和会议室举办一些小型的诸如反映澳大利亚参加第一次世界大战这样的主题展览。在观看“一战”展览时，一个细节引起了我们的注意，他们除了展出当地涌现的战争英雄的事迹外，还特别反映了一战期间一位无辜的德国人在澳大利亚受到的不公正待遇，体现了他们对战争的全面反思和对和平的期盼。奥克兰图书馆整合全市30多个图书馆资源为读者提供服务，有别于我们常说的“顾客就是上帝”，他们把利用者当作“老板”，因为“利用者为他们发工资”。

参观新南威尔士州档案数字化室

4　电子文件管理国际领先

在注重实体档案馆建设的同时，新南威尔士州和维多利亚州档案馆对于数字档案馆建设，特别是电子文件管理的重视程度和工作水平均属世界先进。在电子文件的归档接收和保管利用方面，维多利亚州档案馆提出了著名的维多利亚电子文件管理策略（Victorian Electronic Records Strategy，VERS）。基于VERS，维多利亚州档案馆在电子文件的归档接收以及如何保证电子文件的真实性、法律凭证和长期可用等方面提出了一整套的规范和标准。国内数字档案馆建设中所通用的电子文件长期保存格式，封装等概念即来源于VERS，其中的很多内容已被国家档案局颁布的规范和标准吸收和借鉴。2015年维多利亚州政府批准了数字档案馆建设预算，预计在2018年后建成。2015年6月，维多利亚州档案馆在原VERS 2.0版的基础上发布了更为灵活和简化的3.0版，主要包括数字信息封装标准（Standard for the Encapsulation of Digital Informat-ion，PROS 15/03）以及相关的3个技术规范。目前国内对于VERS 3.0标准和规范研究较少，我省可组织课题组对其具体内容作深入研究和借鉴。新南威尔士州档案馆也非常重视向数字化档案馆的转型，提出了一系列的工作指南。这些指南涉及的内容包括数字资源管理、数字档案长期保管、数字档案管理系统开发、数字档案安全、数字档案存储、数字档案灾备等。在该州档案馆，我们看到他们正在有计划实施馆藏数字化工作，目前主要对那些珍贵的历史档案进行数字化。

5　档案同行热情真挚

此次考察，我们受到澳新两国档案和文献工作者的盛情接待。不管是在新西兰的奥克兰市图书馆和文献研究中心，还是在澳大利亚的维多利亚州和新南威尔士州档案馆，当考察组到达时，接待人员均已提前到门口迎接；考察过程中，接待人员毫无保留地带领我们介绍情况、参观现场，对于我们提出的问题不厌其烦地给予解答，我们当场要求参观的场所都得到满足。特别是在新南威尔士州档案馆，馆长欣奇克利夫先生亲自到门口迎接，馆长、副馆长以及各部门负责人悉数参加接待，带领我们参观各个场所，介绍各项工作情况。整个考察活动安排周密、流程顺畅，每换一个参观点，均有相应的业务人员作详尽介绍。考察结束后，他们还邀请考察组共进工作午餐，作进一步的交流。在考察工作中，他们还充分考虑我们的需要。在遇到火警疏散时，他们主动提出如有必要，可将考察时间改为下午；在发现考察组对该馆独特的保管箱感兴趣时，他们马上提出赠送几个给我们并通过邮寄方式直接送达。回国后，谢波局长代表考察组向该州档案馆发函致谢，欣奇克利夫馆长及时回函，商定两馆将进一步加强交流与合作。澳新两国档案和文献工作者的热情让我们充分感受到两国政府和人民的友好，其接待工作本身也有很多地方值得我们学习借鉴。