探析档案管理信息化下档案管理员应具备的素质

邓福玲

摘 要：档案管理工作对于档案的保存和整理来说具有非常重要的作用，随着我国多媒体技术的不断发展，档案管理工作逐渐趋向于信息化方向发展。就目前我国的档案管理工作而言，还是缺少一定的信息化程度，使得档案管理工作进展不太顺利，本文主要通过对档案管理信息化中档案管理员应具备的素质进行分析，提出针对性的对策来提高档案管理工作的进程，加强档案管理建设，为我国档案管理相关组织机构的发展提供建设性建议。

关键词：档案管理 信息化 档案管理员 专业素质

一、档案管理人员应该具备基本业务能力

1.业务素质。目前我国很多档案管理组织机构对档案管理人员的录入并没有严格按照档案管理要求，管理人员具备的业务素质达不到相关的标准，使得我国档案管理组织机构的发展跟不上时代的发展步伐。档案管理工作对管理人员的业务素质有较高的要求，特别是对于信息化下的档案管理工作来说，工作人员的专业素质对档案的管理有极大的影响和作用，档案管理人员应该严格遵守管理制度，对于一些私密性的档案信息做到完整的保存和整理，并且不把档案信息泄露给别人。在管理档案的期间，工作人员要保证档案的完整性，纸质档案的保存应该有合适的储存空间和条件，避免潮湿环境下纸质档案的损坏，对于纸质档案和电子档案来说，都要做好足够的保护措施以防信息的丢失。

2.学习能力。由于传统的档案管理方式已经持续了很长时间，要将纸质档案管理转变为电子信息档案的管理对于工作人员来说是一项挑战，在信息飞速发展的今天，档案管理人员需要快速掌握对电子档案的管理方法。在信息时代的背景下，档案管理已经向智能化和信息化方向发展，长期对档案进行纸质整理的管理人员需要学会如何用电子信息技术对档案进行较好的管理，这就要求管理人员具有一定的学习能力，要对电子信息技术进行相关的操作以及数字化管理，在传统档案管理的基础上提高工作效率。

3.创新能力。在信息化时代，任何行业的工作都在不断发生形式上的变化，所以档案管理工作人员也要具备一定的创新能力，以适应这种变化的需求。档案管理工作的进步主要在于对管理方式的创新，在现有的管理体制下，社会也正需要创新型人才，档案管理人员需要在工作过程中不断积累工作经验，然后在现有的管理方式上进行一定的创新，这样才能解决在档案管理中出现的问题，并且优化管理方法，提高档案管理工作的进程。

二、档案管理人员应该具備正确的价值观

1.树立正确的人生价值观。档案管理工作要求管理人员具备较强的管理意识和一定的人生价值观，人生价值观是管理人员在工作过程中责任心的体现，也是其对工作的奉献精神的表现。人生价值观的正确树立能够让管理人员积极面对工作中的问题并且努力寻找解决方式，这对于档案管理工作的提升来说具有极大的现实意义。

2.具备足够的责任心。档案管理工作人员责任心的体现主要表现在对档案管理工作的认真负责的态度以及对私密文件的保密处理。档案管理人员掌握着相关单位和企业的人员基本信息以及一些企业机密性文件，基本信息的管理要求管理人员明确自身的职责，对基本信息进行整理，若相关人员需要查询信息则能够在第一时间找到，对于企业的保密性文件而言，管理人员需要具备很强的责任感和保密意识，不能让文件信息泄露，以防对企业的发展造成不利影响。

3.提升工作成就感。档案管理人员价值观的体现还在于对管理工作的成就感。就档案管理的性质来说，它是一个相对比较枯燥、乏味的工作，管理人员需要对自己有较高的要求，很多单位的档案管理人员离职率都比较高，很大程度上是由于忍受不了管理工作的重复机械性，这给管理工作带来了一定的困难。所以管理工作人员需要具备正确的人生价值观，用正确的眼光和态度对待档案管理工作，让自己在管理工作中得到自我提升，认识到档案管理工作的重要性，进而提升工作成就感。

三、提高档案管理人员工作素质的措施

1.系统科学的培训。档案管理工作的进行并不是只要管理人员对档案进行简单的记录和整理的，它是一项系统性的工作，在管理人员对档案进行系统性的整理的同时，还要求其具备一定的管理水平，实现档案管理工作的高效率。很多档案管理组织机构并没有重视管理人员的专业化水平，在对管理人员进行录用时，也没有对其进行具体的相关检测，使得我国档案管理人员的专业素质达不到要求。部分组织机构虽然对工作人员有一定的培训，但是很少有涉及到档案管理方法和技术的，这使得培训在一定程度上失去了作用，组织机构应该要根据档案管理的性质对管理人员进行系统科学的培训，要求其系统地了解档案管理方式，并且熟悉管理技术。在对管理人员进行培训的过程中，要与管理人员进行一定的交流，了解其在工作中遇到的难题并且进行针对性的培训，提升其工作热情和兴趣，还可以组织管理人员进行小组交流，通过管理人员之间的交流促进工作的开展，提高档案管理工作效率。

2.有效的考核制度。虽然档案管理工作对管理人员的要求是系统的，但是为了提高工作人员的工作热情，组织机构可以建立有效的考核制度，提升工作人员的竞争力度和工作压力，进而使其有足够的动力去进行工作，并且可以促进管理人员在工作上的共同进步。

3.优化人才队伍。上文提到，档案管理工作缺少相关的专业技术人才，管理工作是属于文体性质的，所以大多管理工作人员都具备一定的文体知识，但是管理工作中缺少具备管理方式和技术的专业人才，使得档案管理工作的开展很难得到质的飞越。相关组织机构要促进管理人员专业技术的提高就要优化技术队伍，在档案管理工作理念的基础上推动人才建设，可以让所有的档案管理人员进行工作上的交流并且分享自己的管理方法，然后将方法和技术进行整合，抛弃陈旧的管理方式应用现代化的新型管理技术，建设信息化档案管理队伍，推动档案管理信息化的发展。

4.提升信息专业素质。由于我国正向着现代信息化方向发展，档案管理也越来越趋向于信息化，对于档案管理人员的管理方式和技术提出了新的要求。信息化的时代发展要求管理人员熟知档案管理工作中相关的信息化知识和手段，利用先进的技术进行档案的管理工作，但是目前我国档案管理人员的信息化专业素质还有待提高，管理人员要明确信息化管理在这种环境下的重要性，利用数字技术开展多方面的管理工作。信息化社会的发展要求管理人员能够熟练应用网络中的相关技术，了解网络资源并且利用网络技术进行档案管理，这样才能让档案管理工作在信息化的环境下稳定发展。

5.提升管理人员的创新意识。社会的不断发展要求各行各业都具备一定的创新意识，这样才能跟上时代的发展步伐。档案管理工作所要求的创新主要是在信息化推动的作用下加快档案管理工作的进行并且提高工作效率。组织机构要培养管理人员的创新意识，让其明白创新对管理工作发展的重要性，对于管理工作来说，创新意识的体现主要是对于档案工作内容的改变，因为信息化发展使得档案工作内容向信息技术化方向发展，所以工作内容要根据信息化要求进行相关的创新，通过对工作内容的创新来提升管理人员的创新意识，进而推动档案管理的信息化发展。

四、结语

在档案管理工作趋向于信息化方向发展的当今时代，管理人员的素质直接影响工作的进行，作为档案管理工作的主体，管理人员在管理意识上的提升能够促进管理工作的开展。组织机构要对档案管理人员进行一定的技术培训并且要对技术进行创新，技术上的创新能够使得管理工作加快开展进程，总的来说，最重要的还是对管理人员素质的培养，管理人员的素质得到提升了，管理工作才能以更加快速的方式得到发展。

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