浅谈事业单位档案管理信息化建设

高颖

摘 要：进入新时期后，网络技术得到了普及及运用，事业单位档案管理过程中，需要积极开展信息化建设，创新档案管理模式，增强事业单位档案管理的便捷性和高效性，与社会现代化需求所适应，将档案管理的作用充分发挥出来，促进事业单位的健康稳定发展。本文简要分析了事业单位档案管理信息化建设，希望能够提供一些有价值的参考意见。

关键词：事业单位 档案管理 信息化建设

具体来讲，档案管理信息化建设指的是档案原始内容信息不受影响的基础上，信息转换档案本身以及档案形式，通过档案信息化建设，与社会现代化需求、市场经济发展需求所适应。为了能够有效共享档案信息资源，事业单位办公运行工作效率得到提升，事业单位需要积极开展档案管理信息化建设工作，促进事业单位健康、有序发展。

一、事业单位档案信息化管理的特点

1.档案存储环境优势。传统档案管理模式下，采取纸质资源和人工录入，纸张容易遭到损坏，增加了信息资源采集、存储和管理的难度。而通过信息化建设，则可以将电子、网络平台构建起来，采取电子录入的方式，可以更好地管理信息内容，档案信息管理的方式、途径也得到了改变，能够在电子磁盘中存储档案，档案不需要占据较大的空间，信息管理、储存难度降低。信息化管理模式下，对存储环境没有较高的要求，可以更好地开展信息储存工作。

2.档案使用查询优势。档案信息是事业单位发展的重要基础，在档案使用和查询方面，需要重点考虑信息资源的管理和运用，更加便捷地共享信息。传统的档案使用和查询模式下，容易有诸多问题出现，如纸张老化、繁琐的手续等。为了促使档案资源利用率得到显著提高，档案使用流程得到优化，需要积极开展信息化档案管理。

二、现阶段事业单位档案信息化管理中存在的问题

1.事业单位没有充分重视档案管理工作。调查研究发现，部分事业单位对自身发展比较重视，而忽略了档案管理工作的开展，仅仅将高技术人才引入过来，在档案管理信息化建设方面没有足够的投入，影响到事业单位档案管理建设的有效性和完善性；且事业单位在档案信息化建设中没有投入足够的资金，没有将事业单位档案管理信息化资金机制构建起来，这样就影响到事业单位档案管理信息化建设的发展速度，影响到事业单位的健康、持续发展。

2.事业单位档案管理信息化建设存在弊端。部分事业单位在发展过程中，虽然开展了档案管理信息化建设内容，但是依然将纸质录入的方式运用到办公过程中，导致后期资料查找和使用等方面出现较大的难度；同时，本种办公模式下，不容易保存办公资料，增加档案管理难度。因为管理等因素的综合作用，事业单位丢失掉大量早期办公资料，制约到单位未来的发展。

3.事业单位缺乏档案管理信息化建设方面的人才。人才是21世纪的核心要素，只有具备了高新技术人才，方可以顺利开展事业单位档案管理信息化建设。但是相较于私营企业，事业单位有一定的门槛，人才流动机制受限，吸引不到优秀的人才，导致在档案管理信息化建设中，缺乏相应的人才。现阶段档案管理从事人员往往具有较大的年龄，接受新事物难度较大，导致档案管理信息化建设进程比较滞后。

三、事业单位档案管理信息化建设的发展策略

1.大力提升管理人员的综合素质。管理人员是档案信息化建设的重要基础，需要大力提升管理人员的综合素质，推进档案信息化建设进程。首先，要通过教育、培训等措施的运用，让档案管理人员从思想上重视档案工作，把握工作开展过程中的注意事项；其次，要定期经常地培训档案管理工作人员，如积极开展档案管理讲座，深入讲解档案工作信息化、档案管理常态化、档案工作目标管理要求等方面的内容，促使档案管理人员的工作技能、计算机技术水平等得到有效提升；同时，构建严格完善的考核机制，考核档案管理人员的各项专业能力，不断提升其综合素质，培养出大量优秀人才，满足事业单位档案管理信息化建设要求。

2.积极开展档案管理硬件建设。为了促使档案资料能够得到有效保存，事业单位档案管理部门需要积极开展硬件设施建设，保证硬件设施具有稳定的性能，且不会受到外界的破坏。在硬件设施建设中，需要投入足够的资金，以便促使档案工作管理得到顺利开展，档案资料得到切实保存。档案管理工作中，需要积极渗透高水平技术，将电子存储的功能作用充分发挥出来。只有具备了相应的备份硬件，方可以具有符合要求的储存容量，进而顺利开展信息录入、存储工作。

3.结业事业单位发展需求，对档案管理信息化总体规划科学制定。为了能够协调发展档案信息化，事业单位需要对档案信息化系统的灵活性、可扩展性充分重视，结合单位实际情况，对档案管理信息化总体规划科学制定。要将事业单位人才信息需求充分纳入考虑范围，结合经济发展要求，将网络管理模式完善构建起来，且构建的网络管理模式在灵活性与可扩展性方面也需要与事业单位实际发展需求所适应。

4.构建实用的档案信息网站。事业单位档案部门需要积极构建档案信息网站，以便顺利实现事业单位发展档案管理的信息化。借助于网页形式，可以将档案信息服务提供给相关人员，促使档案信息网上咨询、查找、电子文件下载、浏览使用等服务功能得到实现，提升档案信息化管理水平。通过构建实用的档案信息网站，为了方便共享档案信息资源，要对档案信息管理操作系统合理选择，保证具有升级开发能力，以便与档案网络管理不断发展的需求所适应，顺利开展档案信息化建设。要将市场上比较主流的标准化设备运用过来，积极联系具有一定实力的软硬件公司，结合事业单位具体情况，针对性地定做档案管理操作系统，以便促使档案信息得到有效的更新和换代，更好地管理和操作档案数据。

5.做好定期维护及涉密管理工作，促使安全运行得到保证。对于档案管理来讲，需要对档案信息化设备与档案信息管理系统定期检查和维护，档案信息化设备包括磁盘阵列、服务器、扫描仪、计算机等，而档案信息管理系统则包括电子档案网络、档案信息网站等，且病毒检测档案信息网络，促使档案信息化设备、档案信息网络运行的安全性和稳定性得到保证，档案信息安全得到切实维护。同时，要做好涉密管理工作，对保密承诺书科学签订，对档案信息公开保密审查程序有机规范，在公开档案信息之前，需要设置专门的工作人员保密审查所有的内容，保证不会公开涉密信息，促使档案信息失泄密隐患得到消除，档案信息安全得到保证。

四、结语

综上所述，传统档案管理模式在实践中逐渐暴露出来了诸多的问题和不足，影响到事业单位的整体发展和进步。针对这种情况，就需要深入开展信息化建设，大力培养人才，投入足够资金成本，加强软、硬件设施建设，共享信息资源，加强档案资源的管理和利用，进而充分发挥档案管理的功能和作用。

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