浅谈火电企业招投标档案的整理规范

谭俏梅

摘 要：通过分析火电企业招投标档案管理存在的突出问题，提出招投标档案整理规范的必要性，保证企业招投标档案的规范化、精准化和高效管理。

关键词：火电企业招投标档案 必要性 整理规范

火电企业招投标档案是在工程建设项目和生产管理活动等过程中形成的，是具有法律依据和保存价值的原始凭证。火电企业招投标档案是指电厂在勘测、设计、施工、监理、调试、服务、生产以及设备、材料采购等过程中通过公开招（投）标、邀请招（投）标等形式形成的具有凭证作用和保存价值的各类文字、声像等原始资料。招投标档案是企业招投标活动的客观记录，是每个招投标项目的重要法律依据。同时，也是企业档案的重要组成部分，是企业的重要资产。要想做好火电企业招投标档案的管理工作，必须明确其归档范围及保管期限、归档要求、整理方法和注意事项，这样才能保证招投标档案的齐全、完整、准确，才能做好招投标档案的查考利用及管理工作。

一、制定火电企业招投标档案整理规范的必要性。

1.企业招投标档案数量庞大，归档内容不统一。为维护企业利益，企业根据项目金额基本都进行公开的招投标工作，这就使得招投标档案的数量庞大。再者由于没有一个统一的招投标归档范围、要求及整理规范，致使每次招投标档案的内容都不能达到齐全、完整、准确。

2.没有出台具体针对招投标档案整理的规范、标准。《中华人民共和国招投标法》《中华人民共和国招投标法实施条例》在对招投标档案管理方面所规定的要求是比较模糊的，找不到有关“招投标档案”的相关信息，只是提及要及时归档。在《火电企业档案分类表（6—9大类）》、《电力工业企业档案分类表（0—5大类）》这些分类表里也只能看见在分类下的“招标、投标文件”，都很粗略，没有具体到是什么文件。在2013年6月由王黎平编著的《电力档案标准化管理实施指南》的书中按照电力企业分类的新标准才出具了比较完善的招投标文件的归档范围和保管期限，它分为招标机构、设备招投标文件、工程招投标文件、物资（材料）招投标文件、未中标投标文件几大块的内容，虽然内容基本涵盖，但在实际整理的时候却没有一个整理规范可以依据，致使一些新接触档案管理的人员在整理招投标档案时不知道卷内的排列顺序及整理原则，造成立卷不合理、招标投标文件放在一卷等問题。所以，有关招投标档案的整理规范在企业中还是很有必要的。

二、火电企业招投标档案的整理规范的重点内容

1.对招投标档案的质量要求。归档的招投标文件材料必须是原件，文件内容必须真实、准确、完整、有效，字迹清楚、签字盖章规范，手续完备，书写材料应用碳素笔或蓝黑笔等书写，不得使用铅笔或圆珠笔等不耐久的书写材料，归档的文件必须按项目流程顺序经过系统整理。电子文件符合电子档案归档要求。

2.招投标档案的归档时间。项目招投标文件应在合同签订后一个月内归档；也可按照自己企业的实际情况而定。

3.招投标档案的归档份数。在基建期的招投标项目应归档两份，生产期的可归档一份。

4. 招投标档案的整理方法。

4.1分类。火电企业在新建和扩建过程中形成的招投标文件归入“基本建设”8大类，采用案卷级立卷方法整理立卷。机组投入生产后可根据具体情况归入“经营管理”2大类。也可根据本企业招投标项目及档案数量归入“生产技术管理”3大类和“经营管理”2大类，作为文书档案整理存档，即以件为单位进行装订、分类、排列、编目、扫描挂接、装盒。

4.2组卷。纸质招投标文件整理顺序包含：①季度招标计划（含月度招标计划）。②公司内部招标文件审查纪要（含招标文件的编写及文件审查会议纪要）及招标文件（含商务、技术卷、澄清）。③招标公告（或投标邀请函、资格预审公告）及资格预审（含资格预审文件及澄清文件、资格预审申请文件及澄清文件、预审报告及通知书）、最高限价公布单。④评标委员会成员名单（含本公司参加上级评标人员申请表）及招标文件购买记录。⑤开标文件（含开标记录表、标底文件、投标文件接收登记表、开标一览表）等。⑥评标文件（含评标报告、打分表、投标文件的澄清及说明、废标理由说明）。⑦招标项目监标意见书（含法律咨询意见书）。⑧定标文件（含中标通知书）。⑨其它有价值的相关资料。具体的内容可根据招投标项目来确定。保管期限为30年。中标单位的投标文件包括商务、技术、报价文件，保管期限为永久。未中标的投标文件也应作为档案整理归档（确保第一未中标单位投标文件归档），不能作为资料保存，保管期限为10年。本文只针对在招投标档案整理过程中的普遍疑义，对招投标项目的资料内容给出要求，对招投标过程资料给出大致顺序，具体整理按保管期限区分，以不违背档案整理标准及方便利用为原则进行整理。我们将火电企业的招投标档案做到规范、精准、高效管理，不仅能完整反应企业的招投标项目过程，同时也是对企业重要资产的保管，是维护项目经办人权益及企业利益的一种有效手段，更有利于提升档案的服务质量和服务水平，我们要结合企业发展需求，不断创新管理方法，将企业的招投标档案管理推向一个新高度。

参考文献：

[1]王黎平.电力档案标准化管理实施指南[M].2012（6）.

[2]郭团卫.如何做好火电企业招投标档案的管理工作[J].科协论坛.2007（09）.

[3]陈婧. 浅谈企业招投标档案管理[J].黑龙江史志.2014（19）.

[4]刘艳.陈涛.当前完善企业招标档案管理的探讨[J]办公室业务.2016（02）.