民办高校教学秘书职责研究

徐伟玲

摘要：教学秘书是连接学校与教务工作的桥梁和纽带，是高校教学管理队伍中的骨干力量，目前高校教学秘书队伍人员素质、队伍建设和待遇等方面存在问题。教学秘书工作状态的好坏、队伍的建设对教学质量起着重大的影响。本文结合独立学院的实际情况，对教学秘书的职责、存在问题以及如何加强教学秘书的队伍建设进行了探讨。

关键词：民办；教学秘书；职责；建设；措施

中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）14-0042-02

教务系统管理作为高校管理工作中一项重要的日常工作，是保证教学工作顺利开展的核心。教学秘书是学校教务系统管理队伍中一支重要的队伍，在高校尤其是民办高校教学管理队伍中担当重要的角色。教高【2014】4号文中指出：“民办高校教育作为高等教育发展中的一个类型，肩负着培养综合性人才的使命，在我国加快推进社会主义现代化建设进程中具有不可替代的作用，加强教学质量管理，完善教学秘书机制，规范教学系统作为教育发展的重要手段，必须依法落实民办高校教师与公办高校教师平等法律地位。”也就是说，民办高校在培养人才的过程中教务处承担着主要的责任，学校的教学质量要由教务处来实现。

民办学校由于其特殊性，在这一职能的实现过程中，也涉及到了各院部的教学秘书。高校教务处是学校教学管理的职能部门，教学秘书作为其重要的组成人员，工作质量的好坏，不仅影响着本校的教学管理工作，而且对教学质量也产生重大的影响，不利于整个学校的发展。拥有一支高效率高素质的教学秘书队伍，是提高教学质量、稳定高校发展的重要保障。

一、民办高校教学秘书的工作职责

教学秘书作为基层教学管理人员，在高校中主要负责教学方面的工作，是保障教学工作顺利进行的重要力量，具体体现在：

1.教学计划的管理及落实。根据学校的培养计划以及学院的实际情况制定每个学期的开课任务并落实任课老师。

2.教学计划的日常运行。编排教师及学生课表，配合教务处课程的安排，负责日常教师调课并统计本学期教师工作量上交教务处。

3.学籍考务管理。负责学生的注册、编班、学号的安排；配合教务处做好学籍异动学生的管理工作；组织学生参加各类考试，做好非考期内考场及监考老师的安排；做好每学期末试卷的整理归档，每学期初补考试卷的检查；毕业生的学位资格审查并协助教务处进行学位证毕业证的发放。

4.学生的日常服务。不定期组织学生进行课程及成绩的核对；每个学期的学籍预警；接待学生反映教师的上课情况；学生成绩的管理及查询。

其他工作。根据教务处及本院院长安排积极完成各项工作。

二、民办高校教学秘书应具备的基本素质

通过对广西民办高校的调查以及结合我院的实际情况共归纳出了四种基本素质要素：思想素质、责任意识、服务意识、业务水平。

1.思想素质：教务工作的重要性，要求教学秘书充分认识到自己工作的重要性，从而为学校的教学提高优质的服务，这就要求教学秘书必须要提高自身意识，必须要以强烈的事业心和饱满热情的工作态度，积极努力、认真地完成每项工作。

2.责任意识：教学秘书处于教学最前线的指挥中心，范围广、事情杂、任务重，十分辛苦，而教学秘书起着承上启下、上联下达的枢纽作业，要求我们必须要有一丝不苟、爱岗敬业的精神，只有这样，才能认真负责地完成每项工作。因此，强化责任意识是完成各项工作的重要保证。

3.服务意识：教学秘书是老师和学生的桥梁，是教学计划的主要执行者，也是学校领导组织教学、管理教学的主要参与者和助手。所以，教学秘书必须围绕学校的教学开展工作，为教学、为学生、为科研服务。

4.业务水平：为保证教务工作质量，提高工作效益，必须要不断提高教务管理水平，在工作中进行创新，提高信息化水平，加强理论学习，提高实践水平。

广西大学行健文理学院专家陈洁指出，在民办高校对于教学秘书队伍建设中应做到：（1）加强对各专业学院教务管理，对教学秘书工作达成共识。在对专业学院的管理当中，要强化教学工作的重要性，一切工作都要按照教学需要，对专业学院教学秘书进行适当放权，强化教學秘书的参谋和助手的地位和作用。（2）重视教学秘书队伍的建设，需与师资队伍建设同步规划。教学秘书从事的是服务于教学的管理工作，学历、职称等各方面条件不如教师，所以形成了个别教师对于教学秘书的教学安排不服从的现象。因此，教学秘书对于应当与师资队伍同步建设，为个人进步创造条件，努力提高教学秘书的业务水平及管理水平。（3）关心、爱护教学秘书工作。从思想上、工作上、生活上关心和爱护教务管理人员，采取有力措施稳定教学秘书队伍。

国内外的研究当中，许多学者对民办高校的教务管理系统尤其是教学秘书的管理都进行了大量的研究，提出了很多有用的观点，但是其中有许多存在着人云亦云的现象，未能深入结合各个高校实际情况，所提出的研究结论实践性不强。

三、民办教学秘书的现状

广西民办高校约有15所，我校已建校8年，已建立了以各专业教学秘书为单位的教务管理系统，教学秘书在老师与学生的协调、专业学院与全校的教务系统工作中发挥了重要的作用。但是教学秘书人数少，发展空间不大，基本待遇提高有限，不利于教学秘书稳定队伍的建设，从而影响工作的延续性和有效性。师资力量较弱、人员流动较快、学生基础薄弱等这些问题是民办高校的普遍问题。教学秘书工作作为教学质量的重要保证，提高教学秘书的全面素质和加强教学秘书队伍的规范管理应是独立学院开展工作的重点之一。广西目前约有十五所民办高校，约占广西高校总数的50%，很多学校对教学秘书缺乏系统性有效的管理，从而影响了教学质量。我校作为仅发展八年的高校，尚处于起步阶段，各方面条件设施还不是很完善，教学秘书队伍的建设也存在一定的问题。

1.民办高校系统化的管理制度不健全，缺乏对教学秘书的有效管理。重视教学，学校应该以教学为主。完善制度，提高教学的管理手段和工作效率。

2.教学秘书晋升机会少，发展方向不明确。

3.管理权限模糊，不能有效地对教师进行约束。

4.教学秘书受到学校以及专业学院的双重管理，在与学校和专业学院进行有效沟通的过程中仍存在一定的障碍，不利于教学工作的开展和教学质量的提高。

四、如何加强独立学院教学秘书的队伍建设

教学秘书在基层教学管理中起着无法替代的重要作用，加强教学秘书队伍的建设，事关教学秩序及教学质量的重大问题，对学校教务工作的开展具有重要的意义。

1.重视教学秘书工作。高校要像重视教学骨干和学术研究一样重视教学秘书队伍的建设，规范教学秘书队伍的建设，把具有较高专业水平和能力的人员吸纳到教学队伍当中来。并为教学秘书的职称评选、收入分配等方面给以一定的政策保障，例如年终评优的时候优先考虑教务工作人员，为教学秘书获得物质精神的奖励提供一定的条件，从而调动教学秘书的工作积极性，为建立一支高素质稳定的教学队伍提供一定的基础保障。

2.完善管理职责，明确岗位职责。高校应明确教学秘书的管理职责，提高教学秘书的地位，在服务师生的同时给以一定的权利，比如教师的年终考核需要教学秘书的意见，这样在加大教师对于教学秘书的工作安排的配合上能起到一定的作用。另外对于教学秘书本身可实行岗位聘任制，制定教学秘书考核方法，由教务处、专业学院院长、教师、学生进行监督，奖优罚劣。对工作能力突出能胜任岗位的教学秘书进行奖励，不具备管理人员素质不思进取的人员应及时调离，以保证教学秘书队伍的质量。

3.创造培训学习的机会，提高教学秘书队伍的业务水平。随着现代化教学管理手段的推进，高校应积极为教学管理人员提高更多学习进修的机会，以使他们不断开阔视野学习先进的管理理念，提高自身的业务水平。例如聘请经验丰富的专业进行培训，组织本校教务管理人员与其他兄弟学校同仁交流学习。教学秘书通过这些活动能够总结经验，学习别人的长处来弥补自己的不足。

五、小结

总而言之，教学秘书是高校中二级学院教学工作开展的主要执行者，作为民办高校教务管理系统中重要的组成部分，对于教学的运行起着不可替代的作用，是连接学校与教务工作的桥梁和纽带，是高校教学管理队伍中的骨干力量。目前民办高校教学秘书队伍人员素质、队伍建设和待遇等方面存在问题。教学秘书工作状态的好坏、队伍的建设对教学质量起着重大的影响。只有高校及教學秘书能明确自身的职责，高校注重教学秘书队伍的建设，提高教学秘书的地位，稳定教学秘书队伍，防止人才流失，提高其整体的业务水平及素质，教学秘书注重自身素质的发展，不断提高自身的理论水平和实践经验，才能打造出一支高质量高水平的教务管理人员队伍，才能为高校教务水平的提高提供强大的力量。

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