新常态下提高外贸跟单员素质的思考

黄肇丹

[摘要]当前，我国经济已步入新常态，我国的对外贸易也随之进入稳增长、调结构、提质量为特征的新常态。新的外贸形势给外贸企业带来了机遇和挑战，对外贸企业的外贸跟单员素质提出了更高的要求。本文从外贸跟单员的重要性和现状出发，就如何提高外贸跟单员的素质提出了建议。

[关键词]新常态；外贸；跟单员；素质

[中图分类号]F7 [文献标识码]A [文章编号]1671-5918（2016）05-0095-02

在新常态背景下，我国的对外贸易增速已从高速增长阶段进入到中低速增长的区间。外贸企业有接不完的订单，只要生产就不愁卖不掉，没有品牌、核心技术、售后服务和研发能力照样能够接单赚钱的时代已经一去不复返。为了适应新的外贸形势，必须依靠产品转型升级，创新研发设计，以质取胜，追求产品高附加值才能够立足外贸市场。

在外贸企业中，外贸跟单员作为订单的跟进者，其工作质量的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象。因此，面对新常态，提高外贸跟单员的素质对外贸企业的生存与发展显得尤为重要。

一、外贸跟单员的重要性

外贸跟单员是指进出口贸易合同签订后，对贸易合同订单下的货物，在原料采购、生产加工、产品质量、包装运输、报检报关和结汇退税等环节进行部分或全部跟踪操作，协同完成贸易合同履行的外贸从业人员。

很多人认为，外贸业务员负责海外市场开发、洽谈和接单，外贸跟单员负责订单生产协调安排、单证制作、发货和运输，所以外贸跟单员比外贸业务员地位低。实际上，外贸跟单员的重要程度远远超乎想象。对于外贸企业而言，能接到订单固然重要，但关键还是要跟好单。如果跟单能力弱，把某张订单做砸了，轻则损失成本，重则令客户失去信心、削减订单甚至取消业务，其后果不堪设想。

外贸跟单流程是一环扣一环的，某个环节断了，也许会满盘皆输。如果外贸跟单员能够灵活地运用专业知识与技能，有效地处理订单流程中的各项事务，巧妙地协调客户、供应商和企业之间的关系，便能为企业打造一条优质的供应链。外贸企业拥有一支高素质的跟单队伍不仅能够为业务员接单创造优势，还可以为客户翻单（多次重复采购）提供信心，更为公司盈利奠定坚实基础。

二、外贸跟单员的现状分析

（一）人员流动性大

外贸跟单员是企业的基层员工，就业门槛不高，工作比较琐碎、枯燥，刚开始接触到的大部分是一些低价值的工作内容，而且工资相对较低。不少人在该岗位工作了一至两年，才刚刚基本掌握跟单流程，便坚持不下去选择离开，人员流失情况比较严重；而认定职业目标坚持下来的人，基本上可以成长为独当一面的高级外贸跟单员。

（二）专业人才匮乏

目前从事外贸跟单的人员普遍都不够专业，常见的有以下三类。第一类是由该企业的技术员、质检员等岗位的人员转型为外贸跟单员，对本企业产品的专业知识较为熟悉，但是欠缺国际贸易相关知识，且英语的听说读写能力较差；第二类是国际经济与贸易、商务英语等相关专业毕业，具备国际贸易知识，英语能力较好，但是欠缺产品的专业知识；第三类是通过英语四级或六级，英语成绩相对优秀，但是并非相关专业毕业，欠缺国际贸易知识和产品专业知识。具备良好的英语能力、扎实的国际贸易知识和产品专业知识是外贸跟单员开展工作的基础，缺少其中任何一样都会使工作效率降低，甚至加大出错率。

（三）综合素质不高

外贸跟单员的工作几乎涉及外贸进出口的每一个环节，从前期的原材料采购、生产进度、品质跟单，再到后期的包装跟单、单证运输跟单等，工作范围大而且业务综合性强。在实际工作中，还会出现各种问题需要及时解决，例如工厂不能按期交货、装货车辆发生交通事故、产品质量不好遭到客户投诉等等，经验不足的外贸跟单员通常不能做到理清思路、灵活处理，从而感到工作压力大，工作热情下降，直接影响跟单质量。

三、提高外贸跟单员素质的建议

（一）高校在课程教学方面应有所改善

开设国际经济与贸易、商务英语等相关专业的高校，每年都为企业的外贸跟单员岗位输送大批的应届毕业生。在新常态下，为使培养的人才更符合外贸企业的要求，高校在课程教学方面应更重视教材的选择。目前大部分高校使用的教材偏重理论，而且部分教材的编者一毕业后就在高校任教或搞研究，缺乏企业实践经验，所写的教材内容过于陈旧。所以，对于《国际贸易实务》、《国际商务单证实务》、《外贸英语函电》等实操性较强的课程，建议选择实例分析、具体操作等内容贴近最近几年发展趋势的教材，编者最好是具有一线实战经验的。

其次，高校应更多的引进一些具有外贸企业工作经验的社会人员，使教学更具有有效性和针对性，使学生对于相关知识更易于接受和理解，同时对学生毕业后到外贸企业应聘或工作也有所帮助。

再次，高校应开设一些与产品、行业知识相关的公共选修课程。例如国际经济与贸易或商务英语专业的学生毕业后到服装进出口公司工作，而他们在校期间又选修了《服装概论》、《服装专业英语》等课程，对于涉及产品的专业问题就不至于完全不懂，且更容易上手。

（二）企业应提供学习平台以及发展空间

外贸企业想要拥有一支高素质的跟单队伍，必须重视员工的培训工作，使员工的能力通过学习得到提升。首先，对于刚入职的外贸跟单员应进行新员工培训工作，使其对公司概况、公司文化、岗位职责、工作流程等基本情况有大致的了解，尽快地适应岗位。外贸跟单工作的范围较大，需要与公司内部多个部门、客户以及工厂等打交道，如果对基本情况不了解就会降低工作效率。

其次，企业应不定期组织英语培训和产品培训。在外贸跟单流程中，英语是常用的工作语言，工作所涉及的邮件和文件都是以英语为主，有时候还需要外贸跟单员与国外客户用英语进行电话交流或面对面交流。所以，企业应通过培训提高外贸跟单员的英语阅读能力、邮件写作能力以及口头交流能力，并建立相关机制，培训结束后进行考试，对成绩优秀者给予奖励。产品培训对外贸跟单员所起的作用也不容忽视。如果外贸跟单员对产品的工艺流程等专业知识一知半解，对客户提出的问题和要求无法及时解决，就会影响客户对公司的信心，从而减少订单数量甚至取消订单。

再次，企业应不定期组织拓展活动，增强凝聚力。外贸跟单周期长，事务杂，涉及的部门人员多，需要团结协作的精神才能完成。外贸跟单流程中任何一个环节出现问题，都会影响订单的整体情况。因此，组织拓展活动能够加强外贸跟单员与各个部门同事的沟通，提高工作热情和积极性。

另外，企业在组织培训的同时，还应制定相应的职业发展路径（例如，外贸跟单员——高级外贸跟单员——外贸经理）和晋升方法，使外贸跟单员工作更有动力，发展方向更明确。

（三）个人应努力提高自身素质

1.具备全面的业务知识

一名合格的外贸跟单员必须熟悉多方面的业务知识，对于生产运作、原材料的特性、产品的款式、质量标准等都要清楚。外贸跟单员是企业对外活动的窗口，是与国外客户联系的纽带。因此，必须熟知国际贸易术语、国际结算以及国际货运等方面的知识，还要熟练掌握英语才能与国外客户进行无障碍交流。

2.具备良好的沟通协调能力

外贸跟单员需要定期对订单的生产进度和产品质量进行跟进。因为外贸跟单员要对客户负责，保证按时按质按量交货，与生产部门的沟通协调就显得尤为重要，这也是外贸跟单工作的挑战性所在。外贸跟单员要善于利用文字和语言与公司内外部人员进行沟通协调，建立紧密的合作关系。

3.具备专业的服务意识

熟悉产品、打样、生产、验货、出货等内容是外贸跟单员为客户提供专业服务的基础。遇到问题个人无法处理的，应及时向上级征求建议后再给予客户答复。

4.具备较强的应变能力

一旦遇到紧急、突发事件，例如由于天气或意外事故导致载货车辆无法按期赶到码头而错过船期等，要保持冷静，对实际情况进行准确判断并处理，从而摆脱困境。

5.具备认真仔细的工作态度

在外贸跟单中，翻译订单、制作生产单、确认外箱唛头等工作都需要十分细心，不允许有丝毫的错误。

总之，随着我国的对外贸易进入新常态，提高外贸跟单员的素质势在必行，这样外贸企业才能为客户提供更好的产品和服务，从而在激烈的竞争环境中生存和发展。

（责任编辑：封丽萍）