浅谈云存储技术在人事档案管理应用中面临的挑战与实践

朱峰

摘 要：本文通过对云存储技术的分析和在国际上的应用情况，结合我国当前人事档案管理中存在的问题，指出云存储在人事档案管理中运用的优势和价值，分析了面临的问题和挑战，并在实践提出中相应的解决方案。

关键词：云存储技术；人事档案管理；挑战与实践

近年来，世界先进国家为节约经费投入，提高服务效率而在政府部门推行“云优先”（Cloud First）战略，即在未来政府部门信息化业务采购和更新时，优先考虑使用云计算模式。云计算，指的是一种“支持无处不在、便捷、按需网络访问可配置计算资源共享池（例如网络、服务器、储存器、应用程序和服务）”的模式，这种模式可以在最少化管理支持和与服务商交互的情况下迅速配置和发布。采用云计算可以大幅度降低信息化方面的投资费用、提供更高的数据安全保护和更大的数据存储容量，因而各国开始在政府部门大力推行使用云计算服务，其中美国、澳大利亚、英国走在前列。而云存储是在云计算概念上延伸和衍生发展出来的一个新的概念。通过集群应用、网络技术或分布式文件系统等功能，对外提供数据存储和业务访问功能的一个系统，保证数据的安全性，并节约储存空间。简单来说，云存储就是将储存资源放到云上供人存取的一种新兴方法。使用者可以在任何时间、任何地方、透过任何互联网的装置连接到云上方便地存取数据。

一、人事档案管理的现状

目前我国的人事档案普遍使用纸质档案存储，需要耗费大量的精力和时间进行档案材料的收集、整理、装订、归档，以及空间存放和后续维护，而且存在档案资料保存不齐、记载不实、内容填写前后不一等问题，使得人事档案的真实性、完整性、动态性、机密性功能逐渐趋于弱化，不能有效的为人力资源管理者提供参考凭证。随着档案数字化的发展，电子人事档案的储存逐步完善，具体有：纸质档案的扫描，数码相机的拍摄；缩微拷贝片的扫描、微机、缩微照相，音频、视频档案的数字化采集，激光三维立体扫描。传统手工操作的人事档案工作存储、处理和控制信息的能力比较差，查询和利用信息的速度不快，不能有效开发利用人事档案信息，很难完全做到档案统一、完整、实用、精准，无法高质量高效能地提供人力资源服务。

二、云存储技术在人事档案管理中的作用

人事档案存储管理的最基本出发点是向需求者，也就是人力资源管理者提供资源共享服务，云存储的出现使得我们不需要再在卷帙浩繁的纸质档案——“死的档案”中艰难查询。云存储就是提供资源共享和服务的，人事档案利用云存储进行管理，能够有效地减少无档、“死”档和弃档的情况。还可以存储原始的完整的档案信息，杜绝内容遗失、资料损毁等现象。将云存储技术应用于人力资源管理工作中，可以更好地开展人事档案信息服务工作。

三、云存储技术应用的优势

（一）节约费用

云存储技术从长远来看为单位减少成本。传统的存储模式不断的产生大量的历史资料和数据，需要不断的增加存储空间（档案库房）、配备密集柜，同时必须不断增加移动硬盘设施，以对数据资料进行保存和备份。云存储服务可以快捷便利地在原来的基础上扩展存储服务空间，满足更大的存储需求，持海量数据管理。

（二）存放更安全

现有人事档案资料在保存时，如果碰到自然灾害，极易丢失或损毁原始资料。即使使用移动硬盘、光盘对资料进行备份，但这些设施时间长了也极易出现损坏或读不出的情况。纸质人事档案在保存过程中，由于受气候影响，易脆裂或发霉而导致无法永久保存。云存储保存突破传统保存的弊端，即使发生自然灾害或是计算机出现故障，因为人事档案数据早已储存在云端，可以完整快速地恢复在新的服务器上，从而不影响人事档案信息的使用。

（三）提高档案管理效率

传统的存储系统不能满足多种类型的档案存储，只能进行简单的事物处理的应用，而云存储服务面向高性能计算，可以面向多种类型的人事档案存储，包括电子文档、文字、视频录像、录音、图片等类型档案。还能提供互联网在线查询服务，能够把“死的档案”变成“活的档案”，使得人事档案灵活运转、开发、利用，做到真正的“档随人走”，以提高档案管理工作效率，延长人事档案寿命。

（四）资源共享

通过云存储可以消除“信息孤岛”现象，为人力资源管理者提供无缝连接的“一站式”跨库利用和检索，实现人才档案信息资源汇集共享，提供统一访问接口，满足人事档案查询、检索和利用的请求。

四、云存储在人事档案管理应用中面临的挑战

经过短时间内的发展，“云”理念已经被运用到了各个领域。但这并不是说云计算的发展已经畅通无阻，它不但在技术层面上存在着挑战，而且在运营模式以及管理模式上也存在着不少困难，如何把本身孤立的子集进行有机结合本就需要各个部分进行良好的沟通，与此同时，通信与安全协议不可或缺，共享要在一定范围内实施共享，沟通也要在特定的情况下进行沟通，保密协议与安全问题显得尤为重要。在涉及到信息安全和机密问题的人事档案方面更是这样，任何事情都是利弊共存的，在充分认识到云存储在人事档案管理上发挥其优势的同时也要看到其发展中的技术、理念等难题。

（一）信息安全问题

人事档案是机密且重要的档案，在开发利用的过程中必须要按照国家相关要求来对档案进行保管。云存储的人事档案和系统保管都面临着一定的安全性问题。云存储是建立在互联网基础上的，只要是和互联网有所关联，那么就会存在着被黑客攻击、机密泄露、木马病毒等不安全的问题。云服务还会或多或少的存在有服务中断的时期（比如网络中断或者是遭到病毒攻击等），在这样的一段时间内，无法对文件进行及时的利用，这对使用的单位来说产生的影响比较大，因为文件无法使用可能导致严重的业务中断，是否能够有效的解决信息在存储过程中的安全性问题，也就成为了云存储是否能够进入到人事档案领域的一道门槛。解决这些问题的主要办法就是需要进行多方位的协调，制定出云存储安全的相关协议，对使用单位不适合共享的资源进行保护。

（二）访问限制问题

随着单位对人事档案重视程度的加深和开发力度的增加，难以避免的是更多的个人信息被泄露出去，让众人所知，造成一些个人权益的侵害问题。云存储服务在带来更多便利的同时也带来了一些不可避免的安全性问题。既然进行资源共享，那么就不得不考虑到安全性的问题，对人事档案的共享进行加密、限制访问等措施能够真正杜绝人事档案的安全性和准确性的问题吗？在限制访问方面的技术是否真的能够限制不可访问者的访问，避免安全风险？而如果设置严格的访问权限，对档案的开发利用程度是否会造成影响？在云存储加密技术上还没有制定出比较规范和完整的体系，需要用户访问权限等问题进行深入的研究，以便于更好的进行规范和管理，让云存储服务既要具备灵活性又要具备保密性。所以，需要对其进行不断的探索和研究，让云存储服务能够更好的运用到人事档案管理中。

（三）数据更新备份问题

由于受到财力、物力以及技术水平等多个方面的因素限制，云存储的档案更新管理还处于初级的水平阶段，更多的技术还有待提升；在人事档案的信息存储和数据备份方面需要计算机拥有更加强大的空间，在目前阶段云存储还不能够有效解决档案的分析和处理等问题：没有宏观科学的云存储系统对人事档案进行及时的更新和检测管理。

（四）执行标准化问题

全球相对统一的标准是任何一项技术得以发展和推广的重要保障之一，因为不同档案之间存在着不同的多种因素，所以服务器配置以及系统操作等方面都会存在着一定的差异，这在技术层面上给云存储带来了麻烦。与此同时，云服务提供商针对不同的平台设计了不同的软件接口，如果遇到接口不适用的情况时，那么就会影响到云存储的使用。云存储在为人事档案提供方便的同时，需要制定统一规范的制度和标准，同时还需要一定的政策作为保障。云存储在开发的同时已经逐步认识到了协议和标准存在的问题，但是在人事档案管理界并没有对云存储进行相关标准的制定。所以，需要建立在服务用户为根本的基础上，共同对协议、标准等问题进行研究。

五、云存储在人事档案管理应用中的实践

云存储在人事档案管理的应用就是以档案学的文件生命周期理论为指导，构建一个统一的系统性的云存储服务平台，利用拥有超强计算能力和数据处理分析能力的云计算后台高效高质地对人事档案进行收集、鉴定，分类、编目、保存和利用，把所有人事档案存储在云端的档案管理新模式。

（一）建立健全人事档案云存储的管理体系

建立以组织部门为主导、人事部门为主体、档案部门为业务指导的领导体制，还有制定相对应的政策和法规，建立完整规范的管理体系使得“云存储在人事档案中的应用有法可依、执法有据。

（二）加强云存储基础设施建设

通过大规模、大协作来对人事档案相关的社会各个行业的服务器、存储器等设备加以整合，逐步满足部署“云存储”环境的各项要求，实现向各级人事档案相关部门提供基础设施服务的最终目的。这样既可以利于国家战略的高度上，对我国人事档案管理整体情况进行统筹规划、合理安排、避免重复性建设所带来的大量经费损耗，又使得原来技术力量较为薄弱的人事档案管理部门得以应对“云”时代所带来的技术挑战，妥善处理好日常各类运维工作。

（三）建立统一的云存储平台

国家或者是省市各级单位的人事档案管理工作可以在建立在现有的存储设备上，充分利用计算机技术的便利性，建立起全国统一的或者是区域性的“云存储”平台。各级的人事档案管理部门可以依靠云存储服务建立起远程的存储服务系统。把各个地方和地区的人事档案进行有效的集中。促进人事档案的共享水平，为访问者提供统一的入口，以便于人事档案进行查询和检索。

（四）加大投入研究云存储在人事档案存储管理的应用技术

加强其理论研究，从人事档案信息和存储所具有的特殊性质出发，建立起一项量身定做的云存储服务的方案，增加系统的方便性和快捷性。对“云存储”的加密技术进行科学的改进和完善，并建立起有有效的管理体系，对各项技术进行深入的挖掘和研究，有效对非法访问、越权访问等情况进行防范，以促进人事档案管理的工作效率，使人事档案管理工作更加高效和快捷。加大投入力度，探索解决数据存储的安全保管、档案数据的访问限制等问题。（作者单位：临海市道路运输管理局）

参考文献：

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[3] 金淑红.云计算技术在档案中的应用探讨[J].科技创新与应用，2014（7）

[4] 陈玉环.浅谈云存储技术在档案管理中的应用[J].兰台世界，2014（10）