Excel数据透视表在教务管理中的应用

2016-06-05石河子广播电视大学石河子市832000李洪

石河子科技 2016年2期

关键词：督导员管理软件教务

（石河子广播电视大学，石河子市，832000）李洪

Excel数据透视表在教务管理中的应用

（石河子广播电视大学，石河子市，832000）李洪

电大开放教育的教务管理工作历经了手式到各种教务软件的创新，结合电大的教务、学籍、考务的相关工作程序、流程，发现利用Excel数据透视表可以将繁琐的工作简单化，程序化，极大的提高了工作效率，减化了审核过程。

Excel数据透视表；教务管理；应用

电大开放教育的教务管理工作历经了手工、DOS版的教务软件、jwgl版三级平台的教务软件、CPS1.0版的两级平台教务软件，不断在创新，也不断在适应当今信息高速发展的时代，在新的形式下，要求电大的教务管理人员的信息化水平也要加强，目前开放教育的教务管理软件2009级之前的学生用的是jwgl三级平台的教务软件，从2009级之后的学生都在用CPS1.0版本，基于网络模式的平台，物理结构上是中央电大和省级电大两级平台，管理权限上是中央电大、省级电大、地市级电大、教学点四级，使用方便，导出数据全部为Excel表，而微软公司开发的office2010系列办公软件刚好可以和CPS1.0版教务管理软件进行数据对接。教务管理中相当部分的统计、排序、查询、汇总、核对等工作利用Excel表进行了完美的呈现。

1 数据透视表的功能概述

数据透视表是一种可以快速汇总大量数据的交互式方法。使用数据透视表可以深入分析数值数据，并且可以回答一些预料不到的数据问题。数据透视表的用途有：以多种方式查询大量数据。对数值数据进行分类汇总，按分类对数据进行汇总。展开或折叠要关注结果的数据级别，查看感兴趣区域汇总数据的明细。将行移动到列或将列移动到行，以查看源数据的不同汇总。对最有用和最关注的数据子集进行筛选、排序、分组和有条件地设置格式，使您能够关注所需的信息。提供简明、有吸引力的打印报表。

2 数据透视表在教务管理工作中的应用

2.1 数据透视表在选课报考工作中的应用

在教务管理软件中是以选课数据为基础进行收取学生的学分费，那么学生的选课数据关系到学生的缴费、学校的收费、上交的管理费等方面，选课数据也是报考、编排考场、考试的依据之一，选课数据每学期的量都非常大，就拿我校来说，在校学生大约4 000人左右，每学期的选课量达20 000多条，录入量大，核对量也大，力求不出错。

图1 开放教育选课报考表

由开放教育选课报考表（见图1）可以看出，每学期开学，考务办将学期成绩单下发后，督导员根据学生成绩表过滤掉学生已考及格的课程，做好Excel表，学生来报到时，既可以看到上学期的成绩，同时也可以选报考本学期的课程，并按专业、按课程进行缴费报考。没有选课数据，学生是无法参加考试的，学生每学期都必须先选课后报考，那么他们的选课报考数据就不会有问题，但是开放教育面向的是成人在职的学生，如果在有个别学期有事，本学期不能来参加学习和考试，他们可能在本学期就不进行选课和报考。所以我校的做法是，学生的报考数据全部在选课环节完成，就算是学生原来选过课，只要是他考试不及格的都要重新选课，以防漏选课造成学生不能参加当学期的考试。这样再选课做完之后，报考环节就不用再做重复工作，直接选课数据转为报考数据即可。督导员在规定的选课报考时间结束后，将各专业的选课报考表打印好送至学籍办，由学籍办的老师在教务管理系统里为学生进行选课。

其次选课录入结束后，核对就成了大问题，从教务管理软件里导出的选课数据是这样的。（见图2）

图2 教务管理系统里导出的选课数据

这样的表督导员不易核对，而且容易核错，笔者就采用Excel数据透视表，将选课结果数据通过数据透视表变为按专业、按年级的选课报考数据，以专业、年级、春秋进行分别核对，创建步骤如下：

将从教务管理软件中导出选课结果表选中，点击“插入”数据透视表，选中所有选课数据，再选择新工作表或者当前工作表的具体位置，我们以生成新建工作表方式创建数据透视表。

向数据透视表中填加字段名，数据透视表做好后，数据比较多，没有按序列排，将所用到的一些主要关键字段放至在相应的位置上，将学号放在“行标签”上，课程名称放在“列标签”上，管理班放在“报表筛选”上，姓名放在“数值区域”里，区域里的“1”就代表学生选报了这门课。在管理班区域里可以进行专业和班级的筛选，下表中筛选的就是法学本科13春学生的选课报考表。（见图3）

图3 通过Execl数据透视表做出的13春法学本科选课报考表

最后，这种数据透视表和前面设计的选课报考表的模式是一样的，在核对数据信息时，与督导员手中的选课报考表也能保持一致，学号在教务管理系统里面具有唯一性，姓名有重名现象，在核对时学号可以区分春秋、季节、专业，姓名就无法做到这些，所以选择学号做行标签。通过管理班可以按年级、按专业、按春秋季节来选班，然后核对这个班学生的选课数据。

横向统计出一个学生的报考科目数量，纵向可以统计出这个班一门课程总人数，表格一目了然，数据也一清二楚，其它专业也可以通过此方法进行核对选课数据，同时也能统计出一门课程总共有多少人报，需要订多少份试卷等等。

2.2 数据透视表在学籍中的应用

每年高校统计报表中，都需要统计一些数字，例如：招生数、各专业人数、男女生人数、年龄大小等等，有了数据透视表，这些问题统统都迎刃而解，如果要当年的数据，那么将当年的春秋两季的新生数据信息表从教务管理平台上下载下来后，根据统计报表中的要求，利用新生数据信息表，通过数据透视表我们可以做到，按民族、性别、学生类别分别进行统计，也可以合并在一起进行统计，具体做法如下图4：

图4 学籍新生信息表、利用数据透视表进行的各类统计

以14春石河子电大新生信息表为例，开本专学生在一起，当学期招生人数共计223人，将新生学籍信息表打开，点击“插入”数据透视表，将全部数据选中，以新表形式出现，将需要的一些关键字段放在相应的位置，就可以得到你想要的统计，例如将班名称放在“报表筛选器”中，性别放在“行标签”上，学号或是姓名放在“数值区域”中，性别男女人数自动统计出来，将学生类型放入“行标签”上，就可以按学生类型来统计男女人数，通过报表筛选器还可以统计各专业中的男女人数，还可以统计出各民族人数等等，同时也能做出数据透视图。

如果电大分校下面还有县级电大的化，也可以统计县级电大中的各类学生信息，可以以县级电大为关键字，再以学生类型、班级等进行所需要的数据进行统计，方法和上面类似。