互联网加编辑业务工作新模式

（新疆油田公司工程技术研究院，克拉玛依市，834000）周江张怀文徐小辉李未蓝陈浩

互联网加编辑业务工作新模式

（新疆油田公司工程技术研究院，克拉玛依市，834000）周江张怀文徐小辉李未蓝陈浩

介绍了互联网加编辑业务的工作模式。着重阐述了网站对编辑部工作带来的新变化。主要体现在“四化”，即自动化、规范化、效率化以及智能化。而“四化”主要体现在投稿、稿件的接收和转移、工作流程、稿件全过程跟踪记录、智能甄别稿件学术不端行为以及各种数据智能呈现。网站使编辑部工作呈现新的工作模式。通过网站的建立和运行极大地提高了编辑部的工作效率和工作质量。

互联网；编辑部；编辑；投稿；学术不端

1 前言

《新疆石油科技》创刊于1991年，由新疆石油学会主办。主要栏目包括钻井工程、采油工程、油井测试、油田化学、机电技术、油田基建、油气集输、炼油化工、实验检测、计算机信息技术、管理科学等。20多年来《新疆石油科技》已成为众多石油科技人员进行技术交流的重要平台。随着网络的发展，《新疆石油科技》必须与时俱进，适应网络时代的发展，对编辑业务进行互联网升级。通过互联网升级将会给作者和编辑部带来一个全新的工作模式。

在编辑业务方面，电子邮件投稿早已成为很平常的事情。但是互联网在编辑业务方面的应用绝不止于此。如何利用好互联网，使编辑部纷繁的业务转由互联网执行一直是《新疆石油科技》编辑部执着努力的方向。2014年初《新疆石油科技》编辑部与“中国知网”合作启动了创建《新疆石油科技》网站的工作，这个网站将把编辑部过去手工完成的大部分工作改由网站执行操作，该网站将采用目前我国先进的采编系统——“腾云”期刊协同采编系统。2014年12月9日，“有限元分析法在注汽锅炉对流段起吊工装设计中的应用”在《新疆石油科技》网站成功投稿，标志着《新疆石油科技》编辑部与中国知网合作建设的《新疆石油科技》网站正式开通运行。这个网站的运行标志着《新疆石油科技》编辑部工作新模式的开始，她将极大地提高编辑部的工作效率和准确性。

2 互联网使编辑业务实现“四化”

2.1 旧模式存在的问题

图1 旧编辑流程

从图1可以看出，旧的流程在作者投稿时不规范，有多种方式；稿件在收稿编辑处进出至少有7次之多，完全是手工记录；旧的流程总体来说效率较低，规范性较差。对于学术不端行为只能凭副主编、主编的主观判断，具有一定的局限性。主要存在以下具体问题：

2.1.1 投稿方面存在的问题

网站建立之前，作者投稿主要是采用电子邮件。对于初次投稿的作者因不了解投稿的要求，投来的稿件常存在格式和资料方面的欠缺。例如，摘要和主题词的编写、作者简介是否完整、文章主体是否符合国家标准等等。因为稿件存在着这样或那样的问题，往往会给作者和编辑部带来很多不必要的麻烦；

2.1.2 稿件接收和转移方面存在的问题

稿件的接收和转移是一件比较繁琐的事情。编辑部通过邮寄、当面提交或电子邮件收到稿件之后首先要进行登记，包括通讯地址及电话、职称、研究领域、教育经历、工作单位相关信息。登记是纯手工登记，将登记内容填写在记录本上，以备后用。填写的内容比较多，包括收稿时间、通讯地址及电话、职称、研究领域、教育经历、工作单位相关信息。通讯地址及电话、职称、研究领域、教育经历、工作单位相关信息。登记一篇稿件要耗费相当的精力，最让人头疼的是由于作者对投稿的要求不了解，投稿时若缺少资料或有其他问题，那么在收稿时就必须通过电话或电子邮件一一进行落实。在落实的过程中，又要耽误相当的时间。有些作者在投稿时不写明联系电话，只能通过邮件联系，这种联系少则一天多则数天。这种情况给编辑部带来了相当的烦恼。

稿件收到之后登记完毕之后，即进行稿件的分配。就是将稿件分配给不同的编辑进行审稿；审稿完成之后，即开始编辑、校对直到终审。由于稿件的转移传递均是手工进行，多数情况采用即时通讯工具进行传递。在稿件的转移传递过程中也必须有详细的记录，包括稿件在谁的手中、状态如何（退稿、审稿、编辑、终审等等）。这个记录是动态的，稿件的状态有变化就必须有记录。为了做到这一点，编辑部必须设置专人做这项工作。稿件完成每一步工作之后都必须再回到这个人的手中，进行下一步的再分配，并作详细记录。在编辑部，这项工作是一个常态性的工作，却颇耗费精力和时间，而且不可出现错误，否则，稿件的状态记录就会出现混乱。

2.1.3 稿件全过程难以跟踪记录

从收到稿件直到稿件的终审，稿件的每一步状态都必须是靠人工记录。而且稿件不能单向运行，每完成一步必须回到分发稿件的编辑那里，先做记录然后进行再分配。稿件要进行反复多次的转移传递才能完成终审。这样效率较低，若稿件多的时候还容易出错；对稿件是否存在抄袭等学术不端行为很难确定；作者情况、各专业投稿数量分布情况等各种数据难以完整体现。

2.2 新模式使编辑业务实现“四化”

图2 新编辑流程

从图2可以看出，新的流程在一些关键节点实现了“四化”，即自动化、规范化、效率化以及智能化。“四化”主要体现在编辑工作的各个方面，详见图3。

图3 “四化”在编辑业务上的分布

3 “四化”在编辑业务中应用

3.1 自动化

3.1.1 信息登记自动化

通过作者在网站上的注册，必须登记个人信息。通过这一步骤，编辑即可掌握作者必要的信息，省去了过去收到稿件，再向作者打电话询问这一过程。注册的信息主要包括：通讯地址及电话、职称、研究领域、教育经历、工作单位相关信息。通过这些信息的采集，将为后续工作打下基础。包括审稿中遇到的问题以及后续的出版发送等都需要作者在注册过程中所提供的信息。通过网站上的注册登记，使过去的手工操作实现了自动化；

3.1.2接收存储自动化

作者通过网站进行投稿，稿件将自动在网站上存储，并随时调用。在网站上，分配稿件的作者并不需要想过去那样从电子邮箱中下载稿件，而是在网上直接调用分配。首先查看稿件有无学术不端的情况，然后将其在网站上直接分配给审稿的编辑或退稿。被退稿的作者会在自己的邮箱里看见有关退稿的情况，而审稿的编辑只需要用自己的账号登陆网站就可以看见需要自己审读的稿件。审读完成后就可以在网上进行转移。在稿件转移过程中可以有多种选择。

3.1.3 跟踪记录自动化

网站建立之后，从投稿到终审，稿件的状态均有网站自动记录，且编辑部的所有相关人员均可用自己的账号进行查询。

首先是投稿。作者在网站投稿后，网站会自动为这篇稿件生成一个唯一的编号，编号中包含投稿日期。除此而外，作者的基本信息也全部被网站记录。负责接收稿件的编辑可直接在网上对稿件进行分配。分配给谁、分配的时间或是退稿的时间均在网站上记录，且可查询；其次是初审或退稿。在网站上责任编辑初审或退稿也有明确的记录。完成初审后即可在网上将稿件向副主编转移完成终审或退稿。

以上所有的过程均可查询和追溯。网站设置了不同的查询方法。例如，可通过稿件编号进行查询等。

因为稿件有了全过程的记录，所以在任何时候都可以知道这篇稿件的状态，并可调出原文。当作者询问稿件情况时，编辑部相关人员均可向作者提供比较详细的回答。而过去只有分稿的编辑查看手工记录才能详细知晓稿件的情况。

3.2 效率化

3.2.1 高效登记

作者信息自动注册登记彻底解决了过去编辑人员手工登记的烦恼。不但准确性大大增加而且及大地节省了编辑人员在这一方面的劳动时间。初步测算，加上打电话发邮件和等待的时间，处理一篇问题稿件可节省6小时以上。每一期作者信息登记不全的稿件大约有8～10篇，这样算下来每期节省50～60小时。一年4期节省200小时以上；

3.2.2 高效存储

因为稿件接收存储完全实现了自动化，所以并不需要人工接收稿件。这样就免去了人工操作的时间。经测算，根据网速的不同，接收存储一篇稿件的的时间约为5分钟左右。全年按150篇稿件计算，可节约时间12.5小时；

3.2.3 高效记录

实现网上作业后，稿件跟踪记录实现了完全的自动化，使工作效率有了及大地提高。分稿的编辑不需要再进行繁琐的纸上作业，抛弃了厚厚的记录本。旧流程下，每篇稿件除了投稿登记外在不同的编辑手中至少交换6次，每一次都要通过分稿编辑，交换和记录时间大约为20分钟。全年按150篇稿件计算，可节约时间300小时；总体来说，互联网加编辑业务使编辑工作的效率有了及大地提高。针对《新疆石油科技》互联网+在未来还会还会挖出更大的潜力和应用。

3.3 规范化

3.3.1 投稿规范化

作者在投稿前可通过网站了解投稿的要求。网站的首页有投稿指南这一栏目。这一栏目除了对《新疆石油科技》做一简单介绍外，对投稿也做了相关的要求，使作者对投稿要求一目了然。该栏目特别强调了作者在投稿过程中要遵守3个法律和一个标准即：《中华人民共和国保守国家秘密法》；《中华人民共和国著作权法》；《中华人民共和国计量法》；GB7713-87科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式。同时，《新疆石油科技》编辑部也对稿件做了一些更详细的规定。

由于网站对作者在投稿前要求注册，并对投稿的要求进行了比较详细的宣传，自网站建立之后，作者投稿的合规率有了较大幅度的提高。经测算，合规率至少提高了50%。这极大地提高了编辑部的工作效率；同时作者在投稿的过程中对《新疆石油科技》也可有所了解，包括：主办单位、创建时间、设置栏目等等；

3.3.2 流程规范化

在旧的流程下，有些编辑业务并不规范。例如，作者投稿的渠道是多样化的，包括电子邮件、QQ、企业内部腾讯、还有拿着U盘前来编辑部的等等；除此之外，作者还会把稿件投给不同的编辑。这就造成稿件不能及时传递到分稿编辑手里，甚至还会造成稿件的遗失。实现编辑业务网上作业之后，使作者投稿和编辑工作流程更加规范。目前从作者投稿到最终校对印刷，网站上都有明确清晰的流程，而且有关编辑的所有动作均在网站上记录。这就在程序上保证了工作质量。现在已基本实现无稿件丢失、无稿件漏审、无稿件漏编。做到了“三无”。

3.4 智能化

3.4.1 智能甄别

网站建立前，对稿件学术不端行为很难查找，主要靠副主编、主编的主观判断。网站建立后，网站依靠大数据自动对稿件学术不端行为进行检测。只要作者在网站上投稿，网站即建立稿件学术不端行为的“文本复制检测报告”。因为“中国知网”的覆盖面非常广泛，所以对稿件学术不端行为的检测也非常全面。检测的内容主要有重合文字来源、文献来源、作者、发表时间、文字复制比以及全文对比等。借助网站这一强有力的检测工具，使稿件质量有了大幅的提高。2015年，《新疆石油科技》编辑部因稿件学术不端行为退稿19篇。除了退稿还向部分作者提供了“文本复制检测报告”。

3.4.2 智能数据

通过网站的应用，《新疆石油科技》在网上的各种数据变得一目了然。这在是不可能做到的。网站设有统计中心，通过这项功能可了解当前编辑部的稿件情况、人员情况、编审情况、文献传播情况、编辑部工作量等分析数据。只需进入相应子栏目，选择相应的统计条件，点击统计按钮即可得到清晰的统计报表。可以了解各单位投稿的数量和质量。可以根据当前油田的开发形势和任务有针对性地对作者做一些约稿的工作。对于网站统计中心各项数据对编辑部的工作均均有一定的指导意义。

因为《新疆石油科技》主要是注重现场技术的交流，所以从该图可以看出在现场工作的中级技术人员在投稿的作者中占了比较大的比例。这也基本符合《新疆石油科技》的创办宗旨。

4 结论

该网站的运行可极大地提高编辑的工作效率和工作质量，实现了编辑不工作的“四化”，即自动化、规范化、效率化以及智能化。稿件可直接在网站上进行收发分配，作者可以通过网站直接投稿，通过网站作者对投稿的要求一目了然，网站对作者的必填信息也进行了规范；通过网站还可以对剽窃抄袭的行为进行鉴别，可及时发现学术不端稿件；除此之外，网站还进一步宣传了《新疆石油科技》，读者可通过网站对《新疆石油科技》有更多的了解，从而增加《新疆石油科技》的影响力。

[1]赵阳.充分利用网络工具提升英文科技期刊水平.编辑学报，2014，26（增刊）

[2]张海洋.基于网络发展的高校科技期刊出版.白城师范学院学报，2014，28（5）

[3]唐春林.网络时代编辑的“三项修炼”

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