别小瞧特种设备的档案管理

■文/吕亚林

别小瞧特种设备的档案管理

■文/吕亚林

随着社会的进步和工业化水平的提升，特种设备日益增多，特种设备的档案管理和利用也越来越重要。所谓特种设备档案是指各种特种设备，如锅炉、压力容器、压力管道、电梯、起重机、场内机动车在投入使用前及整个使用过程的全部历史记录。它是各单位特种设备管理工作的重要组成部分。特种设备管理对各单位的管理经营、安全生产、群众的生命财产安全的保障起着重要的作用，其安全运行，关系到企业的效益和发展，关系到人民群众的生命财产安全。为加强对特种设备的管理，确保安全生产，国家颁发了《特种设备安全监察条例》，各地也制定了相关规范和办法，加强特种设备的管理。特种设备档案管理是特种设备管理的重要手段，也就是必须配备了特种设备档案专门管理人员，通过对特种设备档案管理，有效地加强了特种设备的综合管理，防止了重大安全事故，保障了人民群众的财产安全。

特种设备档案包括设备购进档案和设备检验、维修档案。平时工作中，要较为重视建立和整理设备购进档案，如何把设备的需求、论证、验收、检测、运行、维修等情况真实地反映在设备档案中，需要我们进一步建立、健全和完善特种设备档案管理工作。在设备档案具体管理工作中，通过特种设备档案定期和不定期的检测报告，特种设备质量、运行状况和检测维修情况，使特种设备档案管理真正地融入设备购进、安全使用全部过程，最大限度地发挥特种设备档案在服务生产经营活动中的积极作用。

制定特种设备档案管理制度

特种设备的高效有序管理离不开规范完善的规章制度，为此，我们结合特种设备使用管理，制定配套的特种设备档案管理规章制度：

一是明确特种设备档案应收集归档的基本内容，使档案收集齐全完整。特种设备档案内容包括：设备全套图纸，产品出厂合格证书、质量证明书，安装和使用证明书，强度计算书等技术资料，省或市劳动部门签发的使用证、检验报告和审批意见等。

二是档案人员要参加特种设备安装总体竣工验收，要深入了解特种设备安装及设备实体分布情况，要求施工单位按档案归档要求，提供齐全的设备技术资料，否则不予验收结算。通过制度规范和经济约束，确保了特种设备档案收集工作的顺利进行。

三是要向本单位各部门宣贯管理制度，设定兼职档案员，定期移交特种设备档案，以达到及时汇总归案，防止档案遗失。

四是要明确规定特种设备管理的直接领导责任，并把特种设备的管理纳入经济责任制的考核、奖惩内容。

五是要明确规定，特种设备管理人员有协助档案管理人员搞好特种设备运行状况的登记和保管好档案资料的责任。技术管理人员在进行安全检查的同时，注意将每台在用特种设备进行编号登记，及时记录反馈设备运行情况。

六是档案专管人员要采取运态管理的方式，建立健全设备检修记录、改造记录、每年的检验鉴定记录等，以不断充实特种设备档案内容。实现档案资料运转设备的真实对应，真正使特种设备档案为特种设备使用、检修提供准确依据。

提高特种设备档案利用效率

特种设备档案在企业的管理经营中利用率很高，每次的定期监督检验，日常维护保养等都要参考相关档案资料。为了提高利用效率，在档案管理中，要把特种设备档案提取出来，单独组卷、分类、编号，形成条目，系统排列。根据特种设备档案资料汇编特种设备档案专题目录，并将目录下发给特种设备管理人员、生产技术人员共同检索、查阅，使他们利用档案资料，及时处理潜在隐患，提高运行设备的可靠性和安全性，降低事故率，保持正常的生产生活秩序。

发挥特种设备档案管理工作的监督指导功能

特种设备档案是以“购置、验收、使用、定期和不定期检验、维修、报废”等方面为基本内容整理和建档的。特种设备档案管理的积极作用在于发挥它的有效监督指导功能，变存放在档案柜里的“死”档案为走出档案柜的“活”档案，直接为生产服务。

设备档案一般分为，特种设备台购置台账、特种设备监督检验部门定期检验记录、特种设备的维修记录。特种设备在实际的使用过程中，最先反映在设备状况的是设备日常运行状况的记录，因此要编制设备日常运行记录表格，让特种设备使用管理部门每天交接班时登记设备运行状况，档案员定期收集整理归档，为特种设备正常运行提供可靠、有用的依据。设备一旦出现故障，通过查阅设备日常运行记录档案，根据设备运行过程中的数据变化情况，查找原因采取有效的方法及时排除故障。因此特种设备档案管理对设备安全运行发挥有效的监督指导作用。

特种设备的正常运行是企业安全生产，社会和谐稳定，人民健康生活的保障，而特种设备档案对特种设备有重要的指导监督意义，因此，做好特种设备档案的管理工作是档案工作者的重要职责和光荣的使命，愿广大的档案工作者继续为做好特种设备档案工作而努力。

（作者单位：山东省烟台市特种设备检验研究院）