企业存货内部控制的探讨

耿爽

摘要

存货作为企业的流动资产，对企业而言意义重大。健全的存货管理下，企业才能有效地利用资金，确保自身的服务质量。市场竞争日益激烈的今天，各企业为了寻求发展壮大，不断投入资金、人力，以谋求自身经济利益的最大化。然而，不少企业在存货内部控制方面做的明显不足，致使存货管理存在一系列问题。为此，本文分以下部分对企业存货内部控制进行了探讨：首先介绍了存货内部控制的环节；然后总结了企业在存货内部控制制度方面存在的问题，包括岗位责任划分不清、存货验收保管不合格、存货控制制度有名无实、存货内部控制方法不完善、缺乏激励措施、企业内部控制意识薄弱等；最后提出了完善企业存货内部控制制度的几点建议，主要包括明确岗位责任划分、完善存货验收保管措施、加强存货控制制度监督等其他应对措施，希望有助于企业提高存货管理工作。

关键词：存货；内部控制；问题；建议

一 存货内部控制的环节

存货伴随着企业生产经营的过程进行流转，因而要经过企业的生产人员、运输人员、库管人员等其他各有关人员的参与，并经过请购、购入、入库、保管等一系列过程。内部控制主要在存货流转的以下环节进行控制：

1 存货的采购过程

有关人员填写请购单，列明需采购的存货的名称、规格、数量等具体信息。由授权具有批准请购的中高层管理人员对请购要求进行判断，明确是否准予购入。企业根据经批准的请购单发出事先编号的订购单并将其正联送交供应商。本过程中应重点关注订购单是否连续编号，采购相关过程是否已经恰当的授权与审批。

2 存货的验收过程

验收部门的工作并非想象中那么简单，他们需要依据自己的专业知识或在实践中获得的经验对准备入库的存货进行查验，以明确所经手的存货是否符合企业采购或生产的要求。如果经过验收人员查验后的存货在质量数量等方面均没有问题，就可以编制验收单。本过程中应重点关注验收单是否连续编号。

3 存货的储存与保管

入库单由库房管理部门编制，其依据是收到的验收单。本过程应重点关注两点：首先储存存货的地址应与企业生产车间等无关区域划分清晰，保持一定的距离，并确保非授权人员不得靠近存货存储地：其次，同一人或相同多人不得同时兼任存货查验与入库记录。

4 存货的发出

库房管理负责人收到领料单、货物可运出库房的凭证等其他必须的佐证后才能将存货交由相关部门。产品生产完成符合生产要求后，接受产成品的库房责任人应该签名并作为存货确已入库的证据之一。本过程应重点关注对发运凭证与领料单的按时对比查看，以确保运离库房的存货正确无误。

5 存货的盘存

实地盘存制度和永续盘存制是两种不同的对企业存货进行盘点的方法，它们各有优劣。永续盘存制下需要记录每日存货的收入数量、发出数量并结出余额数，日常工作复杂繁琐，但加强了对存货的管理与控制。后一种方法下以月末或年末存货实际清点的结果确定相应时间点时的存货数以及当期销量，其核算工作较小，但不利于对存货的控制。为了加强对存货的控制监督，应由相关人员至少于一个会计年度期限内进行实际清点，用以检验存货记录是否恰当无误。

二 企业存货内部控制制度的不足

1 存货核算过程的职责分工不清

存货核算涉及请购、购入、入库、发出、盘存等多个过程，需要经过多个部门的协同工作。会计核算应分设许多不同的岗位，各岗位之间应权责明确。根据会计准则及有关规定，不相容职务应相互分离，不可一人兼顾多职，也不可一人承揽有关存货核算的全部工作。但实际工作中，一些企业为了减少成本，不顾规定，通常让采购人员同时进行采购物资的保管工作，或者采购人员兼记采购业务的账簿登记。这些职责上的混淆，很容易造成作假，为舞弊提供了充分的滋长空间。例如，在大多数中小企业中，由于资金有限、人员不足，为了节省人力物力，很多小型企业并不重视存货核算过程中的职责分工问题，物资采购与入库同为一人全权办理等，致使采购的存货往往在质量、数量上发生毁损短缺问题，严重影响企业的正常运作。

2 存货验收保管不合格

存货购入或生产完工后，需要由验收部门验收后再入库。实际工作中，有些企业为节省成本，雇用一些没有专业知识或经验的人进行验收工作，这些人员往往只是机械的清点存货数量，不懂甚至不会检查存货质量是否符合要求；此外，存货保存的场所不适合该种存货应有的环境，或企业对仓库长久失修等情况，致使存货极易发生霉烂、变质等问题。在一些企业中，仓库门禁不严，未经授权人员可随意进出，企业存货失窃盘亏时有发生。这些内部控制上的缺陷，给了那些贪心之人可乘之机。尤其是在一些制造企业中，存货数量庞大，种类繁多，车间人员流动性较大，没有一个安全的存货保管制度，往往造成库存短缺，人员私下窃取公司存货进行贩卖等问题。虽然每次数量不多，单价不高，但长此以往累积起来足以给公司造成不小的损失。只有抓好细节，保护公司财产物资，才能促进公司发展。

3 存货内部控制制度有名无实

有些企业虽然已经意识到了实施内部控制制度的必要性并参照行业先进企业建立了一整套健全的存货内部控制制度，但并没有在存货管理中进行运用。内部控制相关措施成为了一纸空文，比如内部控制制度规定，存货购进的请购单应交由负责此工作的人员进行审批并于文件上署名，但落实工作时，负责采购的部门并没有查看其是否已经审批就编制了订购单。这种内部控制制度的形同虚设，难以保证职员的工作质量，更无法达到设定控制的目的。除此之外，徒有内部控制制度的名义，但实际中却无人遵守，不利于工作人员遵规守纪意识的建立，严重打压了人员规范自我的积极性，想要创建一个有组织、有纪律的高效团队更是痴人说梦，人员的散漫自由最终将有碍公司的成长。

4 存货内部控制方法不完善

当今世界企业经营规模越来越大，销售的范围也越来越广，从而使得企业的存货不仅仅局限于简单的一种或两三种。存货管理的难度、范围随之加大。但是就目前而言，我国内部控制的研究起步较西方国家比较晚，还没有形成一整套完善创新高效的内部控制制度，内部控制的一些具体手段仍比较传统，对存货的核算大多是利用会计账簿。这种体制下，企业及其利益关系人往往难以据此获得有关存货的其他方面的信息，不利于对存货整体进行全面的考核、评价。另外，有关存货信息的收集与传递大部分依赖于手工，传递效率低，无法及时对存货信息进行全面的监控。

5 存货内部控制缺乏激励措施

大部分企业只注重对员工的约束，制定了各种违规的处罚，却缺少激励措施。实际上，有些情况下，激励比处罚更能有效的执行企业制定的各种规章制度。激励有助于加强企业员工的积极性，使员工自觉遵守相关规定，可吸引留住一大批优秀的员工。同时，员工在激励下，对公司事务更加尽心尽力，可促使中低层企业员工结合自身工作经验及实践为内部控制制度的建设出谋划策，使控制制度更加符合企业实际情况。因此，企业在加强内部控制制度的同时，应实施一些有力的激励措施，如对贯彻执行内部控制制度的员工给予适度的奖励，以增加员工的积极性，使员工主动参与其中。现代企业中，激励方式虽多种多样，但大多数企业并未设立相应的奖励，认为员工尽心工作是理所应当，并未将员工利益与企业经营相挂钩，在一定程度上，打击了员工的工作热情。

6 存货内部控制的意识薄弱

部分企业未形成一套完整有效的存货控制制度，来迎合企业发展的需要。另一部分企业是存在内部控制措施但管理层及相关人员却仅仅以自身工作经验来制定内部控制，致使内部控制制度存在漏洞隐患。管理层对存货内部控制的认识相当局限，简单的认为只要平时多加留心就可以保证存货不发生盘亏、毁损等问题。人们习惯于按已有经验办事，法律观念淡薄，使已存在的内部控制不能有效发挥应有的作用。

三 完善存货内部控制的建议

1 明确岗位责任划分

我国已有准则对加强存货内部控制做出了具体的规定，但在应用中，则要根据企业生产经营的实际情况，制定出一系列针对存货岗位职责划分的内部控制措施。为达到此目的，可从以下几方面进行：

（1）将采购、运输、记录人员相互分离

坚决杜绝一人兼顾多职，完成企业的所有采购任务，同时应督促与之有关的责任人自主自觉地对前面人员已经进行的程序做进一步的复核。在采购、检验、入库等环节，要由两个或两个以上部门的人或者两名及以上的员工分工进行，从而使之能相互牵制，有助于实现对存货的高效管理和控制。

（2）强化监督工作

比如企业的会计人员，应按时向企业管理者报告有关企业存货状况的信息，以便能及时发现问题并得到妥善的处理。同时，加强对存货的突击检查，以证实会计人员上报信息的真实性，保证企业内部控制的有效执行。

（3）职责要划分清晰并互为制约

一个上级不能独揽存货业务的全过程，必要时要经过分管不同部门的领导的复核，以增强存货处理过程的公开性、合理性。

2 完善存货验收保管措施

（1）验收应高效高质

在验收存货时，注意检查存货数量规格等信息是否一致，并将与采购有关的各种单据相互比较查验后，编制入库单，作为下面步骤中所产生单据的比较资料。验收部门的工作人员应该具有很强的责任感，能够很好地鉴别购入存货的质量。 （2）存货保管应科学合理

存货的种类很多，性质属性差异极大，比如：储存鲜肉等食品需要的是一个温度较低的保管环境，而零部件等产品需要的是一个比较干燥些的储存空间。企业应根据存货的性质选择适宜的存储环境，切不可一概而论，应努力使存货保管科学合理。

3 强化对内部控制制度的监督及检查

存货内部控制的制定仅是形式上得以存在，若想达到效果必须进行实际的操作，操作过程中进行有效的监督对保证存货内部控制制度的正常运行极为必要。企业应当将按时的检查与不定期的清查相互结合，并设立专门的机构或专职人员负责这项活动，以保证内部控制制度的运行。检查可以逆差也可以顺查，逆差是从账簿到凭证，检查的是存货是否存在；顺查即从凭证到账簿，检查的是存货的完整性。通过逆查或顺查，以及存货的盘点，检验存货的账实是否相符，以便对发现的存货内部控制中的问题进行纠正。此外，企业也可以设立内部审计制度。内部审计是企业进行自我评价的一种活动。内部审计机构应直接向高层汇报内部审计的结果及内部控制制度存在的缺陷。直接汇报是为了确保信息及时无误的传达，保证设置内审的目的得以实现。

小到一个个体大到一个国家仅有内部的自我审查远远不够，必须有外部的人员或机构来监督、纠正企业的行为，同样的，一个企业要想生存发展也就离不开社会公众的督促。企业可以通过报刊、广播等各种渠道关注外部人员对企业的评价，进而改善企业存货有关制度。

4 建立高效的存货沟通信息系统

企业生产经营中的各种信息应及时提供给企业的各单位各部门，使存货的采购、入库、发出等情况公开透明，可被相关人员获得。管理层应随时关注存货情况，认真评价员工实际业绩。建立健全有效的信息与沟通系统，管理层便可以及时了解企业的生产经营中出现的问题，据以进行调整及偏差纠正，促使内部控制制度有效实施，增强企业的竞争实力。内部控制制度能否得以正确执行，直接受到信息与沟通系统的影响。信息与沟通系统高效、及时，内部控制制度就可以充分发挥应有的作用。因此，企业应建立良好的信息沟通系统，以保证存货管理的高效、有序。

5 建立存货内部控制激励制度

一项目标的顺利实现不仅仅是靠约束与惩处，还需要一套健全有效的激励及评价机制，才能使制定的制度有效的发挥作用，内部存货控制制度同样如此。要做到这一点，企业应针对存货的内部控制制度进行考核及检查。对于内控完成较好的人员应给予一定的物质奖励或精神奖励，以提高员工遵守制度的热情及积极性，同时，对不遵守内控相关规定的人员要依据相关守则的规定进行一定的处罚，以提高员工对内控的重视，自觉遵守相关规定。

6 优化控制环境，增强员工的内部控制意识

任何事物都处于一定的环境下，要受到环境的制约与影响。企业的运营更是如此，只有处于良好控制环境下的内部控制，才能充分发挥约束与监督作用。企业的管理者应努力使员工明确内部控制的关键点，并使企业的各单位各职位的人员，无论权力大小，都应认识到内部控制对企业的重大意义以及内部控制与员工自身利益的息息相关性。内部控制是由管理层来制定，但实行起来需要的是每个员工的努力。每个员工都应该树立起责任意识，明确作为企业一份子与企业的整体利益是一致的。只有整个企业利益上升，员工才能实现相应的自身价值。只有从思想上得到提升，强化内部控制的意识，才能高效实行制定的内部控制制度，达到企业经营管理的要求。

结论

长期以来，我国无论是何种类型的企业，都存在着管理制度上的一些缺陷，有些管理层并未意识到存货内部控制在生产经营中的举足轻重的地位，也就没有制定一套适合于企业自身特点的内部控制制度。在当代市场经济下，仍有不少暗箱操作、以权谋私的事件发生，导致企业采购的存货价高但劣质，资金周转陷入困境。通过上文，认真剖析了企业存货流转过程的采购、入库、储存、发出等几方面程序，指出了存货内部控制的一些关键环节以及企业的缺陷，从而进一步提出了针对企业存货内部控制的建议。在经济全球化日益发展的今天，企业面临的挑战已经不仅仅局限于国内的企业，还涉及到更多的跨国公司。我国存货管理水平较国际还存在一定的差距，在与跨国公司的合作中，需要我们不断的借鉴国外存货内部控制制度，并联系企业实际进行创新，以促进企业的可持续发展，增强企业的竞争实力。

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