浅谈高职院校教务处教学档案管理

谭晓鹏

摘 要： 在高職院校的发展中档案管理工作对其发展具有重要的意义，在档案管理工作中主要是对学校的教学、教务以及学生的各种情况进行管理，对促进高职院校的发展具有重要的作用。本文先阐述了高职院校教务处教学档案管理现状，接着提出了高职院校教务处教学档案管理策略，以便促进高职院校的发展。

关键词：教学档案 管理工作 高职

随着我国高等职业教育的发展，学校发展的数量也在不断的增加，教师的教学活动，以及学生的学习、实践活动都丰富多彩，但是档案管理工作就显得略微单薄。在教育教学中的档案管理工作是对教学活动中比较有价值的内容进行保存可以是图纸、照片、视频等的形式，是高职院校在管理工作中重要的管理内容。在高职院校工作中不仅包括教育教学工作还包括教学档案管理工作，只有将工作做好以此促进高职院校工作的长足发展。

一、高职院校教务处教学档案管理现状

1.硬件设施有待完善。在高职院校发展中虽然已经发展成了一定的规模，但是很多高职院校建校实践比较短，在硬件设施的配置上都比较弱，不管是在人力还是在财力方面的投入的都比较少。特别是一些原本是中职院校刚升级为高职院校的学校，基本上在教务处管理上没有建立相应的档案，有的学校即使建立了档案室，但是也对相应的档案管理设施比较缺乏，一些在档案管理中所必备的设施：库房、柜子、箱等都比较缺乏。

2.理念有待完善。在高职院校的发展中，很多院校只是注重学校的物质建设，例如硬件设施的配套、学生数量的增加，学校名誉的提升。但是作为学校文化发展的代表档案管理工作在学校建设中却没有得到一定的重视。在很多学校的发展中没有比较完善的档案管理条例，更不用说针对档案管理的完善制度，这样就使得高职院校不能很好的整理相关的档案，也就在一定程度上给高职院校的工作带了不便。

3.档案管理工作人员素质有待提升。在高职院校教务处的档案管理不仅包括教学档案还包括学生的档案，其中对教师档案管理要比学生档案管理重要的多。学生从入学开始，在教学活动中的一些资料，例如所学专业、修的学分，学习的教学内容，每周的课程表等等都会放在档案里。在档案管理中所涉及的内容比较多，整理起来比较复杂而枯燥，这就对档案整理人员的素质提出了较高的要求，但事实上在高职院校中当档案管理人员并不是专业的档案管理毕业，也没有经历过专业的知识培训，也就不能很好的对档案进行整理。

二、高职院校教务处教学档案管理策略

1.提升重视程度。在高职院校发展中要意识到档案管理的重要性，要能够发现档案管理对学校长足发展的重要作用。要将对档案的管理放在和教学工作一样的比较重要的地位。在高职院校发展中如果没有对档案的管理就不能很好的反应高职院校的发展，也就不能有针对性的对高职院校的发展做出相应的改善。在高职院校发展中要具有全面发展的理念，加大对学校的管理工作，促进高职院校的长足发展。

2.完善相应的管理体系。在高职院校的档案管理工作中学校可以根据自身的发展情况建立自身的管理体系。例如在学院的档案管理中主要对全院相应的规章制度、教学效果、专业的发展等进行管理，各个专业系对自身专业的教学、实践环节等进行档案管理，教务处的档案管理主要是将这两者之间的档案管理进行衔接，从而更好的做好高职院校档案管理工作。

3.提升档案管理人员素质。在高职院校档案管理中档案管理人员要认识到自己工作的重要性，意识到自己的档案管理工作在院校发展中的重要作用，与各个教学部门加强自身的沟通，要明确自身在档案管理中的工作范围，要定期了解档案管理情况，在档案管理工作中积极主动，为教育教学工作进行服务。如果在高职院校发展中没有比较专业的档案管理工作人员，可以以教学组为单位对档案进行管理，明确每个教学组应该进行的档案管理工作，每个档案管理组都要配备专门的负责人。对档案管理工作进行指导。此外，还要对档案管理人员进行相应的培训，通过定期或不定期对档案管理人员的培训，提升档案管理人员的素质，促进档案管理工作的顺利实施。

4.提升档案管理水平。随着信息化的发展，在各行各业中不断的将信息化应用其中，这也对高职院校的档案管理工作提出了较高的要求。在高职院校档案管理中可以建立数字、信息化的档案管理方式，以便提升档案管理工作的效率。信息化的档案管理方式相比于传统的档案管理方式，信息化的管理方式表现出的优势更多，通过利用计算机对档案进行管理对档案资料进行收集、存储，使得档案管理的可靠性有了很大的提升。信息化的档案管理也可以实现档案资料之间的交流、共享等，能够快速的搜寻到自己想要的档案管理。此外，信息化的档案管理在时间上的保存上也比传统的纸质的要长久一些，促进了档案管理工作的顺利实施。

5.扎实做好各项工作。档案管理本身管理的内容比较多，这就需要档案管理工作人员在对资料进行归档之前要做好准备工作，能够对各种资料做好归档工作。如果在平时的档案管理中不能清晰的进行归档，在学生毕业时采集中进行整理，就有可能导致一些资料丢失。在档案管理中对学生在学习中的一些实践、视频资料等进行管理。档案管理工作在平时的管理中是整个档案管理工作中重要的组成部分，只有保证档案管理中每个环节的扎实推进，才能保证最后档案管理工作的顺利实施。高职院校的档案管理工作起最终的目的就是为了保证高职院校的长足发展，这就要求在档案管理中的资料对学校的发展有一定的价值。在档案管理中管理的一些资料是教师进行教学的记录，为此，要做好对档案管理资料的保护，并能够充分利用档案管理的资料来促进高职院校的长足发展，提升高职院校的教育教学质量。

三、结语

在高职院校发展中档案管理工作是其重要的组成部分，在高职院校工作中不仅包括教育教学工作还包括教学档案管理工作，只有将工作做好以此促进高职院校工作的长足发展。在高职院校发展中虽然已经发展成了一定的规模，但是很多高职院校建校实践比较短，在硬件设施的配置上都比较弱，不管是在人力还是在财力方面的投入的都比较少。作为学校文化发展的代表档案管理工作在学校建设中却没有得到一定的重视。在高职院校中当档案管理人员并不是专业的档案管理毕业，也没有经历过专业的知识培训，也就不能很好的对档案进行整理。为此，在高职院校发展中要意识到档案管理的重要性，要能够发现档案管理对学校长足发展的重要作用。学校可以根据自身的发展情况建立自身的管理体系，提升档案管理人员素质，提升档案管理水平，以便促进高职院校的长足发展。

参考文献：

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