工程企业办公室管理存在的问题及解决对策

李德敏

摘 要：办公室作为企业的中心点，是企业决策与办事的重要执行部门，其对企业的生产与发展具有重要的意义。针对企业办公室管理过程中存在的种种问题，需要坚持以人为本、与时俱进的原则，采取相应的对策来提高相关工作人员的综合素质。本文分析了工程企业办公室管理工作中普遍存在的问题，并探讨了相应的应对措施，以期为相关工作提供一些参考借鉴。

关键词：工程企业 办公室管理 问题 对策

目前，我国的工程企业大多面临着企业转型改革的问题，而办公室管理部门作为企业的决策与执行部门对企业的发展至关重要。企业办公室所做的各项政策的正确与否直接影响着企业的发展方向与生产效率，因此，改善办公室的管理工作现状对工程企业的长久发展具有重要的意义。

一、新时期做好工程企业办公室管理工作的重要性

办公室作为承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，同时也是企业的一面旗帜，在一定程度上体现了企业的良好形象。近几年来，随着我国大部分工程企业的市场经济化与体制的不断改革，办公室管理工作对企业的作用愈来愈为显著，这就要求办公室管理工作不能仅仅着眼于琐碎的日常事务，更要始终立足于促进企业发展，紧紧把握住市场经济环境下工程企业的发展趋势，做好工程企业的服务性工作，从而推动企业取得可观的经济效益与社会效益。然而，放眼于我国大多数工程企业的办公室管理工作，仍然普遍存在着办公室管理制度不完善、管理队伍平均素质较低、管理人员的协调能力较弱以及事务操作表现不力等问题。所以，针对这些问题采取相应的解决措施来提高办公室管理工作水平已逐步成为工程企业面临的一大问题，亟待改善。

二、工程企业办公室管理工作存在的问题

1.办公室管理制度不完善。要想提升工程企业办公室的工作效率，离不开科学规范的管理制度。然而，目前大多数工程企业的办公室管理工作制度仍缺乏一定的规范性与合理性。比如说，有很多工程企业在日常工作以外的紧急情况应对措施制度中，尽管值班人员数量有所增加，然而当发生突发事件与紧急情况时仍不能及时有效地应对，不合理的规章制度既增加了管理工作的工作量，浪费了人力、物力及时间，还给安全生产隐患的发生提供了条件。

2.管理队伍平均素质较低。在工程企业的管理工作中，管理人员的综合素质是一重要的影响因素。纵观目前的工程企业办公室管理现状，管理人员的个人素质亟待提高。工程企业办公室管理人员缺乏足够的专业技能培训，有很多办公室管理人员不具备扎实的专业理论知识，处理现实问题时常常凭借主观主义与经验主义。此外，时间观念淡薄、工作态度懈怠、服务意识差等也是在企业办公室管理人员中一些比较常见的问题。

3.管理人员的协调能力较弱。企业办公室管理的一大主要职能便是协调职能。所谓协调职能，便是对企业管理的各个渠道、各个层面进行有效沟通。现在大多数工程企业的办公室协调工作都相当不完善，在企业日常工作中经常出现相互推诿责任的现象，给企业的有效管理与成本节约带来了负面的影响。

4.事务操作表现不力。通常工程企业办公室事物比较繁杂，执行难度较大，若工作人员稍有疏忽与懈怠便会导致严重的连锁反应，进而导致同事的埋怨与领导的批评。正因如此，工程企业办公室管理人员在工作中经常出现情绪怠倦，积极性不高的现象。并且，面对复杂繁琐的办公室日常工作，工作人员往往由于分工不到位、责任不明确而导致日常事物操作表现不力、办公效率不高。

三、做好工程企业办公室管理工作的对策

1.完善工程企业办公室管理机制。俗话说的好：“人管人累死人，制度管人管好人”，只有对工程企业办公室管理能力进行不断优化，建立健全企业内部的长效机制，利用制度的引导与规范来推动建立现代化办公体制，才能切实推进工程企业办公室工作的有效实践。首先，管理者需要从思想上高度重视工程企业办公室的基础管理工作，站到促进企业长久发展的高度来审视企业发展过程中存在的种种弊端，从根源上来肃清办公室管理机制存在的问题。其次，要建立公开、公正、公平的员工奖惩机制，将企业办公室的基本工作情况与企业的业绩相挂钩，增强员工的责任心与积极性，提升办公室的管理工作效率。再者，需要建立针对突发事件与紧急情况的应急機制，明确应急机制责任人，成立应急小组，确立全面、规范的应急处理流程，并且积极引入信息化应急处理手段，通过科学的规划与部属来提升应急处理能力，实现在最短时间内完成最为科学有效的管理。

2.加强能力建设，提高队伍整体素质。不断增强能力建设，提升队伍的整体素质是做好工程企业办公室管理工作的基础与前提。为此，我们可以从以下几方面来着手：（1）首先要增强办公室管理人员的道德修养与政治素质，逐步培养其对企业的责任感与荣誉感，通过树立先进个人典型来激发员工的积极性，通过定期组织思想培训与设立办公室政治思想辅导员来强化员工的政治素养与事业心，并且结合一定的物质奖励手段来激励员工。（2）为员工提供参加学习与培训的平台，鼓励员工自觉参加相关专业的系统学习，有组织、有计划地对工作人员进行企业内部培训，对于一些特别突出的员工，为其组织更高层次的专业培训，并将培训机制与晋升机制结合起来，以此来带动全体人员主动参加各种学习与培训。（3）为提升办公室管理人员的综合业务素质与办公服务能力，还应该组织各种专业的基础知识讲座，比如电力工程企业，可以积极组织供电经营管理、电力产业政策、供电生产技术等电业基础知识讲座。

3.推进创新管理工作，提升综合协调能力。企业办公室的管理工作通常比较复杂、繁琐，其需要交涉与沟通的部门也往往比较多。为此，办公室管理人员需要具有良好的综合协调能力、服务决策能力以及服务管理能力，办公室管理人员上述能力的高低直接决定着企业部门的管理工作质量以及企业的外在形象。因此，办公室管理人员需要坚定不移地以企业发展为核心，以遵守规章制度为基础，主动与其他部门搞好工作关系，加强与企业各部门的沟通与了解，尽可能地发挥自身的协调能力与能动性，争取能够顺利地处理各种“疑难杂症”，充分地发挥出自身的协调职能。此外，企业办公室管理人员还需要具有一定的创新思维与创新意识。工程企业领导应该要求办公室管理人员定期收集企业管理资料，全面调研多角度信息，从而可以制定多个科学的方案以供领导决断。

4.合理有效的分配工作，实施责任化。由于工程企业办公室管理工作的任务量较大，如果办公人员工作不得力，效率不高，则会导致事物的积压而影响到企业的正常运转。为此，企业需要结合办公室工作的实际情况，积极引进综合素质较高、工作能力较强的人才，还应该根据工作人员的具体特点来合理划分工作内容，比如说可以根据办公室管理人员的工作特长将处理文件、召开会议、参谋决策等不同的工作内容划分给不同的工作人员。此外，还应该进一步明确办公室管理人员的责任制，利用制度来严格督促员工恪守工作本分，促使办公室人员认真负责地处理好每一件事物，减少工作失误的发生，杜绝同事间互相推诿责任的现象，为提升工作效率与减少人力浪费提供机制支持。

四、结语

随着我国经济转型的日益深化，我国工程企业也在进行不断地改革与探索，因此，工程企业的办公室管理人员正面临着相当严峻的挑战。如何做好办公室管理工作，使之促进企业的发展，从而取得可观的经济效益与社会效益，已经成为新形势下对工程企业的迫切要求。为此，需要针对目前工程企业办公室管理工作中存在的问题，从宏观策略上与日常细微工作处采取相应的应对措施，有目标、有计划、有步骤地做好办公室管理工作。

参考文献：

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