浅谈企业办公室管理存在的问题和对策分析

张凤祥

摘 要：企业办公室管理的科学合理，关系着企业办公室工作的效率和水平，关系着企业各职能部部门工作的顺利开展，也关系着企业内部运作的有条不紊，为企业的外部活动开展提供强有力的后盾。而当前，企业办公室管理中还存在着一些问题，制约着企业办公室管理科学化的实现，影响着企业的发展和进步。本文认为，可以通过完善企业办公室管理的规章制度、重视精细化管理、加强网络化管理等，提高企业办公室管理的科学化水平，提高企业办公室工作的效率，为企业的发展创造良好的内部环境和氛围。

关键词：企业办公室 管理 精细化 网络化

一、企业办公室管理的重要性

企业办公室是企业的行政部门，主要负责企业的行政事务和日常办公。一方面，为整个企业的和谐发展和有序运作提供基础的服务支撑；一方面，直接对企业的领导集团负责，在企业中承上启下；另一方面，为企业其他各职能部门的沟通交流搭建平台，协调各类日常事务。具体来说，包括了日常事务管理、企业文化建设、办公物资管理、公文管理、会议安排以及后勤管理等工作，具有基础性、复杂性、综合性等特点。也正因为如此，一个细节处理不善或者一个微小的错误都有可能产生一定的负面影响，甚至对企业造成一定的损失。所以，企业办公室管理的科学合理，对于企业办公室工作效率的提高，对于企业的良性发展都有着重要作用。

二、企业办公室管理存在的问题

1.企业办公室管理的规章制度欠缺。企业办公室管理缺乏部门内部的规章制度，只是执行企业的大制度，虽然能够保证办公室工作的大方向不偏离，但对办公室工作的高效开展意义不大。企业办公室是企业的重要组成部分，和其他职能部门一起构成了企业整体。作为企业的一部分，企业办公室未可厚非要执行企业的各项规范，但作为一个独立的行政部门，企业办公室管理也需要有健全的符合本部门特色和实际的规章制度，以更好的规范本部门员工的工作行为、作风。企业办公室管理内部制度的不健全、不细化，会造成办公室员工工作的随意性，造成不良工作习惯和作风的养成，甚至让员工产生惰性，最终影响企业办公室的工作效率和服务质量，不利于其协调沟通职能的实现。

2.企业办公室管理的粗放化。企业办公室管理的粗放化是很多企业一直以来存在的共同问题，尤其以大型的企业为主。放养式的管理模式，既没有充分调动职工的工作积极性，也无法激发他们的工作潜力。企业办公室管理的粗放化主要表现在职工的岗位定位不清楚，这就使每个成员不能明确自己的工作职责，并逐渐养成一种没有上級布置便无法开展工作的状态，导致工作出现空白区域，造成人员浪费和闲置的状况，这不仅是人力资源的浪费，也会造成员工的惰性，办公室工作的效率肯定不理想。而企业办公室的中枢地位和办公室工作的时效性特点，又对企业办公室提出了及时高效完成岗位工作和上级安排的各项工作的要求。这样一来，企业办公室管理粗放化所引出的矛盾和问题将会越来越多，转变这样一种管理模式也就显得刻不容缓。

3.企业办公室管理的冷漠化。人性的冷漠化日益成为现代社会的突出问题，企业管理的冷漠化也是现代大多数企业存在的问题。富士康员工的自杀案例折射出的企业管理的冷漠，一度让社会震撼。纵然企业应该重视自身的经济利益，但企业应该明白经济利益的取得是众多员工共同努力的成果。企业的发展离不开员工的努力，企业也必须重视员工的利益，这也是企业获得长久利益的保障。企业办公室管理中的冷漠化，主要表现在人情的生疏上，领导与员工的等级关系为主，员工与员工之前的冷淡，这些问题的存在终将会使企业办公室这个集体变得缺乏人情味、缺少合作与交流，工作环境缺乏生气，又从何而谈工作效率的提升。企业办公室管理需要规矩，也需要人性化氛围。

三、优化企业办公室管理的对策与建议

1.完善规章制度，为企业办公室管理提供规范依据。无规矩不成方圆，健全的制度体系是企业办公室管理规范有序的前提，也是企业办公室各项工作有条不紊开展的重要依据和准则。企业办公室工作涉及的范围广且复杂繁多，并以企业日常事务性的工作为主，其工作直接关系到企业其他职能部门工作的开展。所以，健全的规章制度体系显得更为重要，是提高企业办公室管理水平，提升办公室工作效率的保证。以制度促管理，使得企业办公室各项工作的开展有章可循。具体来说，完善工作制度，以企业大制度为基础，根据办公室工作的特点制定办公室管理小制度，形成更为实际贴切的办公室规范，以引导办公室工作的有序开展。办公室工作的复杂性也就要求小制度的制定要更加的细化和明确，使得每项工作的开展都有标准可依。完善监督考核制度，通过约束激励机制去强化好的工作习惯和行为，改变不良的工作作风。监督考核能够及时全面的了解当前企业办公室当前的工作状态，督促办公室小制度的落实，做好办公室各项工作。

2.加强精细化管理，促进企业办公室工作质的提升。企业办公室的管理既要“精”，又要“细”。这既是现代企业对自己内部职能部门的要求，也是企业办公室管理发展的必然趋势。通过这样一种管理模式，提高职员的工作素质、增强服务意识、提升工作能力，而从提高企业办公室的工作水平，为企业的和谐有序打下坚实的内部基础。企业办公室的精细化管理，需要精细到每一个办公室成员。具体来说，精细明确岗位定责，让每一个办公室成员都专门的负责一项办公室事务、各司其职，通过责任去约束和调动职员的工作热情。各司其职，做好自己的本职工作，才能实现相互间更好的配合，促进整体效率的提升。提出精细要求，要求员工在从事自己的专职工作中由不熟到熟练、由熟练转向精细，并以月度或季度为单位开展座谈会、探讨和介绍工作心得。制定精细标准，增强员工的创新意识和实践精神，这是提高企业办公室管理水平和工作效率的重要动力。精细标准的基本要求就是尽善尽美，不忽视每一个细节。以众多细微之处的改善实现企业办公室管理质的飞跃。通过精细化的管理，提升职工的工作认同、工作素质，转变他们的工作态度、工作思路，将精细化落实到企业办公室工作的方方面面，为企业的发展添砖增瓦。

3.重视人性化管理，营造良好的企业办公室工作氛围。人性化管理是现代企业文化所积极提倡的，现代社会对人权的重视日益提升。企业办公室的管理必须将制度化和与人性化相结合，营造良好的办公室工作氛围，在潜移默化中将办公室成员紧紧的团结在一起，相互协作、共同进步，和谐办公、服务企业。人性化管理并不代表人情大于制度，制度始终是办公室管理的基本要求，人情是制度允许范围内的人情。企业办公室的人性化管理，首先，要求企业办公室管理制度在制定时融入人性化的成分，制度除了用来约束人，更应该是以促进人的发展为目的。其次，将人性化融入到企业办公室文化中，上级关系下级，同事之间相互关心，在工作和生活中给予有需要的同事以帮助。再次，将人性化融入到企业办公室的各项活动中去，通过体育文化活动等的开展，加强员工之前的交流和沟通，建立彼此间的信任和依赖。人性化的管理，是凝聚人心的重要方式，也是营造良好办公氛围的重要途径。通过人性化的管理，营造良好的企业办公室工作氛围，才能更好的去服务企业，去带动良好企业氛围的形成，促进企业的良性发展。此外，将网络化管理融入到现代企业办公室管理中去，也是自媒体时代的要求，网络信息技术逐步覆盖了我们生活的方方面面，企业也逐步走向了无纸化办公的阶段。企业办公室的管理也应该充分利用网络信息技术的便捷性、无时空地域性等特点，建立办公室内部的网络管理和交流系统，通过网络化的办公室管理模式提高企业办公室的工作效率和水平。

参考文献：

[1]刘恩龄.办公室工作精细化管理难点和对策分析[J].现代商贸工业，2011（04）.

[2]李琳.简析现代企业办公室管理工作的优化与完善[J].学术探索，2012.05.