电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策研究

黄石市档案局，湖北黄石，435000

【摘要】本文从外部环境问题、技术问题、信息化建设问题、法制监管问题四个方面，简要探讨了电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题以及面临这些问题所要采取的对策。

【关键词】电子档案；开放利用；信息安全；研究

网络信息技术的快速发展下，数字化、虚拟化电子档案已成为现代社会档案工作的发展重点。而网络所具有的开放性与共享性等特点，又对电子档案带来了信息安全问题，给档案工作者对电子档案的产生、保管、传输、利用整个工作过程带来了新的挑战。如何应对电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题，已成为当前社会迫切需要解决的事情。

一、电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题

电子档案开放利用中信息安全主要由电子档案载体安全和电子档案信息内容安全两部分构成。通常情况下，电子档案开放利用中信息安全指的是电子档案在产生、保管、传输、利用整个工作过程中的安全，其中电子档案载体不会因为功能的损坏不能呈现电子档案信息，而电子档案信息也不会因技术问题遭到破坏和泄露，保证电子档案信息的真实性、完整性、机密性，使其长期的为档案事业服务。电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题由多种因素构成，主要可以分为外部环境问题、技术问题、信息化建设问题、法制监管问题四个方面。

1.电子档案开放利用中信息安全保障的外部环境问题

电子档案开放利用中信息安全保障的外部环境问题主要包括物理层次的环境问题、网络层次的环境问题两个方面。

物理层次的环境问题指的是环境安全问题、物理设备安全问题、线路安全问题。首先，地震、水灾、火灾、泥石流等自然灾害不仅可能会导致电子档案机械设施遭到破坏，还可能会导致网络线路损坏威胁到系统保管设施，使电子档案信息丢失。其次，电源是否稳定、机械设备是否具有防水、防漏电功能等因素也威胁着电子档案信息的外部环境安全。另外，电子档案存储载体与传统纸质档案相比，使用的寿命要短很多，载体材料的氧化、线路的消磁以及温湿度的影响都可能会使电子档案信息遭到损坏。

网络层次的环境问题指的是电子档案信息可能会因网络问题受到损坏和泄露。电子档案信息的产生、保管、传输、利用等整个工作过程中都与网络有关，管理系统和网络环境的安全可以使电子档案信息安全得到最好的保障。

2.电子档案开放利用中信息安全保障的技术问题

电子档案的建立与使用主要依赖于计算机系统，当今社会网络信息技术快速发展，电子档案也应随之更新换代，一方面讲，这一举措推动了电子档案开放利用中信息安全的管理与改进，但从另一方面讲，计算机系统的升级与换代因受到技术的限制很有可能导致系统漏洞，增加电子档案信息损坏、泄露的风险。

计算机网络病毒及黑客的恶意攻击也是威胁电子档案信息安全的重要因素。病毒通过计算机系统的漏洞潜入电子档案之中，对电子档案信息进行窃取和破坏。虽然有杀毒软件对病毒进行扫描和杀毒，但杀毒软件的更新换代远远低于计算机病毒的更新与变异速度，所以计算机病毒对电子档案信息安全问题有着巨大的威胁。

3.电子档案开放利用中信息安全保障的信息化建设问题

虽然现今社会我国各个档案部门对电子档案的信息化建设都有了初步了发展，且基本都建立了档案信息数据库，但电子档案信息化建设缺乏统一性，各部门的档案信息不能系统的形成一个整体，在日益发展的网络环境下存在着严重的安全隐患。另外，传统的档案管理人员没有受过正规的网络安全技术培训，对如何维护电子档案信息的机密性、如何升级计算机服务系统使其具备更高的防御性等技术问题掌握的不够到位，對电子档案安全意识淡薄，导致电子档案信息管理防护的漏洞，电子档案信息防护的漏洞很有可能使电子档案受到黑客或者病毒的攻击，导致档案信息的泄露、破坏。现今我国各档案部门严重缺乏网络安全人才，对网络的整体环境而言，发展速度可谓是一日千里，若电子档案信息化建设得不到技术层面的支持，跟不上网络信息发展的速度，电子档案信息的安全很难得到保障。

4.电子档案开放利用中信息安全保障的法制监管问题

电子档案开放利用中信息安全保障的法制监管不够完善。完善的档案安全法规可以使档案管理者根据法制标准进行电子档案安全维护工作，对于在电子档案工作中的疏忽做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究。现阶段中国电子档案安全管理实施的过程中，缺乏制度的约束和法律的监管标准，电子档案的管理标准较为松弛，虽有一定的法律制度来维护电子档案信息的安全，但缺乏具体执行的标准，因此很多档案管理者工作不认真，偷懒懈怠。档案管理人员在电子档案的产生、保管、传输、利用整个工作过程中占有重要地位，如果不能对档案管理人员进行有效的监管，在很大程度上增加了电子档案信息泄露的风险，导致电子档案信息受到破坏或者遗失。

二、构建电子档案开放利用中信息安全保障体系应采取的对策

针对电子档案开放利用中信息安全的外部环境问题、技术问题、信息化建设问题以及法制监管问题，我们应采取相对应的对策来弥补电子档案信息安全建设中出现的漏洞，让电子档案能够更好的为档案事业而服务。

1.加强基础环境建设，为电子档案信息安全打下坚实基础

电子档案开放利用中信息安全保障中的基礎环境建设要从基础设施建设、硬件环境建设、人为环境建设三个方面进行。对于基础设施建设来讲，我们可以采取技术手段使电子信息数据得到转移，另外应采取防水、防尘、防漏电等安全措施来保证电子档案载体的基础设施建设。加强对计算机的硬件维护，保证电子档案工作正常进行，若计算机硬件遭到破坏，档案信息遗失或损坏，档案管理者在工作时异地备份可有效防止档案的遗失。提高档案管理者的安全意识，有效避免因人为原因造成的电子档案信息损坏、泄露或者遗失，从根本上提高电子档案信息安全建设的安全系数，为电子档案信息安全打下坚实基础。

2.加强网络系统建设，为电子档案信息安全提供技术知识

提升档案管理人员的计算机技术，避免因计算机系统网络升级造成网络漏洞，对已造成的漏洞能及时监察并对其做到有效弥补。对电子档案信息进行安全审计，并根据其机密性的不同分成几个不同的等级，使用“看门狗”等系统安全预警软件对电子档案进行有效的扫描，严格监控病毒和黑客的侵入活动，在服务器、路由、系统等各个方面对计算机网络进行监控。在整个网络环境下，网络安全建设相对于病毒的变异发展来说有着严重的滞后性，加强网络系统的升级与维护也不能保证电子档案信息不被遗失，所以档案工作者应提前采取措施，建立档案备份和恢复系统，对已经遗失的档案进行有效的弥补，杜绝各种原因造成的电子档案信息损坏和遺失。

3.完善网络信息化建设，为电子档案信息安全提供防护保障

完善电子档案开放利用中信息安全保障的信息化建设，将各部门的档案信息数据库统一起来，形成一个整体，有利于电子档案信息的传输与利用。而且各部门的档案信息数据库要跟上网络时代的发展，而不是简单的重复低水平建设，提高电子档案网络信息化的建设标准。培养电子档案信息管理的专业人才，既能熟练掌握网络信息安全技术，对电子档案信息安全中所遇到的问题妥善解决，有具备高度的安全意识，了解相关的信息安全法律法规，维护电子档案信息的机密性与安全性，让电子档案信息化建设向着完善的趋势发展。

4.加强法制监管建设，为电子档案信息安全提供法律准绳

随着网络技术的发展，窃取、破坏电子档案信息的行为更加隐蔽和智能，攻击力度也比较强。面对这一社会现状，我国应加强法制监管建设，完善法律法规，将法律法规细节化、级别化，覆盖电子档案信息安全产生、运输、利用等整个过程的各个环节，针对不同的工作内容，制定相对应的法律准绳，对电子档案信息的安全进行规范性的指导。另外应加强行政执法检查力度，在电子档案信息安全法规中对违法者的处罚有法可依，确保落实电子档案信息安全举措顺利进行，使电子档案信息安全建设向着法制化、规范化方向发展，保证我国电子档案事业有序进行。

三、结语

档案是历史发展的文化瑰宝，对档案的利用是档案工作的价值所在，我们应采取多种措施保证档案的安全。电子档案是档案事业发展的趋势，要构建电子檔案开放利用中信息安全保障体系，应从加强基础环境建设、加强网络系统建设、完善网络信息化建设、加强法制监管建设四个方面同步进行，从根本上保证电子档案信息的安全。

参考文献：

[1]姜之茂.《北京档案开放利用研究》简介[M].北京：北京社科规划办，2007

[2]王天泉.文化·开放·亲民一一天津市档案局（馆）长荣华纵论国家档案开放发展[J].中国档案，2008（3）

作者简介：郑晨子（1981-），女，汉族，湖北省黄石市人，研究生，黄石市档案局编研科，职务：副主任科员。