浅谈高校教学秘书如何做好本职工作

马蒙蒙

摘 要：教学秘书在高校教学管理中发挥着至关重要的作用。高校教学秘书如何提高自身素质、做好本职工作，是我们每位教学秘书都需要认真思考的问题。本文从高校教学秘书工作岗位的重要性、高校教学秘书的岗位职责和如何做好高校教学秘书三个方面进行了探讨。

关键词：教学秘书；高校教学管理；素质

1 高校教学秘书工作岗位的重要性

在高校教学管理工作中，教学秘书起着非常重要的作用。教学秘书是高校最基层也是最直接的教学管理人员，是日常教学活动中积累的与教学相关的一切文件资料的保存者与管理者。高校教学秘书是联系学校教务处与学院、学院与各系及教研室、老师和学生之间的桥梁和纽带，是院系领导在教学管理工作中的助手，协助领导维护好正常的教学秩序，保证教学的正常运行。高校教学秘书工作的好坏直接影响高校教学管理水平的高低。

2 高校教学秘书的岗位职责

认真贯彻执行教学管理的各项规章制度，根据教务处统一部署，协助主管教学领导做好教务工作。主要包括以下几个方面：

2.1 本学院（系）日常教学运行管理工作。组织协调各教研室完成教学计划，教学任务安排工作，并协助主管领导检查教学计划执行情况；协助领导做好本部门开学、期中、期末的教学检查工作；协助领导做好学院（系）日常教学质量监控相关工作，加强教学质量管理；维护好正常的教学秩序，掌握教师、学生上课的情况，及时处理教学过程中的突发问题；按照教务处的有关规定为教师办理停课、调课和补课手续；协助教务处完成下学期教材征订工作；负责本院（系）学生实习、毕业设计（论文）等实践环节的安排工作；负责本学院（系）教师工作量的统计等。

2.2 学生考试及成绩管理工作。协助教务处做好各类考试（如期中考试、期末考试、大学英语四六级考试等）的考务工作，并安排教师监考；负责审查学生考试资格并办理缓考手续；负责收齐本部门所授课程的班级成绩表并上交教务处存档；负责学生成绩的查询、打印等工作。

2.3 学籍管理工作。负责统计学生报到注册情况，完成学生留级、转学、休学、退学、复学等审核统计工作；完成本学院（系）应届毕业生毕业资格审核工作，并上报教务处；负责办理学生重修手续等。

2.4 协助领导了解师生对教学工作的意见，配合主管领导做好教师教学质量考核及聘期考核相关工作。

2.5 负责本部门教学管理文件和资料收集、汇总、整理、存档等工作，包括学生毕业设计（论文）、考试试卷、教师任课表、学生成绩表等，并按规定时间将档案材料交给档案室。

2.6 负责组织召开与教学工作相关的会议。

2.7 解决与教学管理相关的其他突发事情。

3 高校教学秘书如何做好本职工作

从高校教学秘书工作岗位的重要性和高校教学秘书的岗位职责可以看出教学秘书在高校教学管理中起到了举足轻重的作用，要想做好本职工作，成为一名合格教学秘书具体应从以下几方面努力做起：

3.1 思想政治方面。认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”的重要思想、科学发展观和习总书记系列讲话精神，不断加强自身的思想政治修养，廉洁自律，不断加强自己世界观、人生观和价值观的改造，提高自身的政治理论水平，并将其落实到工作实践中。

3.2 职业道德修养方面。要热爱自己的本职工作，对工作认真负责，不推卸责任，不因事小而不为，不因事难而怕为，立足岗位职责，办事公道，诚实守信，恪尽职守，牢固树立全心全意为师生服务的意识，做好工作的每一个环节，为实现工作目标而努力奋斗。

3.3 自身素质和能力方面。①应具有较强的的综合分析能力。教学秘书工作繁杂多样，因此在工作中我们要始终保持头脑清醒，思维敏捷，有条理性，善于思考，分清事物的主次和轻重缓急，拿出行之有效的计划和方案，从而提高工作效率。在工作中我们要善于抓住每一次机会，培养、锻炼、提高自己的综合分析能力。②应具有良好的文字表达能力。教学秘书在工作中会经常遇到撰写计划、总结、申请、报告等各种材料、文件，这就需要有良好的文字表达能力。文字表达能力的提高不是一蹴而就的，需要我们善于动脑，随时积累、记录、归纳总结，勤读书，多练习，掌握写作基本功。③应具备与人沟通能力。教学秘书在教学管理工作中承担着上传下达、协调左右的重任，这就要求教学秘书秘书具有较强的沟通能力，教学秘书除了要和部门领导、教师以及其他部门进行有效的沟通外，还要和学生进行有效的沟通。良好的沟通能力是教学秘书能够发挥自身作用的有力保障，是保证教学工作有序、顺利开展的重要前提，因此，我们要不断提高自己与人沟通的能力，从而保证教学与管理工作顺利进行。④应具有熟练的计算机操作能力。随着计算机技术和互联网技术突飞猛进的发展，计算机的使用已经广泛进入高校机关的各个部门，熟练掌握和使用计算机已经成为教学秘书最基本的能力要求。现在很多高校实行信息化教务管理，将课程管理、培养方案管理、学籍管理、排课管理、教室管理、成绩管理、学生网上评教、网上选课、等纳入了教务管理系统。这些都需要有熟练的计算机操作能力。除此之外，教学秘书的许多日常事务性工作，如档案管理、教学工作量的计算、各种通知、总结的撰写、文件的打印等工作都利用计算机完成。教学秘书要不断加强使用计算机的能力和技巧，成为技术型、复合型的高素质教学管理人员，以不断提高教学管理工作的效率。⑤应具有勇于创新的能力。创新是时代的要求，有创新才有发展。信息化时代要求教学秘书要有现代化的管理方法和手段，能迅速、准确地收集信息、处理问题。这就需要教学秘书不断更新观念，收集好的经验和做法，勇于改革创新，为领导提出好的建议，给领导的决策提供科学的依据，使教学管理制度更加合理化、规范化和科学化。

除此之外，教学秘书为了提高自己的业务能力，还应定期或者不定期地参加有关教学管理方面的培训，从而能够系统地学习到教学管理方面的知识理论，还可以去其他院校参观学习，借鉴其先进的教学管理经验，接触新思想、新理念，和其他教学管理人员相互交流探讨，不断提高自己的业务水平。学校还应给教学秘书学习进修的机会，不断加强理论知识的学习和全面素质的提高。

总之，作为教学秘书，我们要有一个积极主动的工作态度，发扬敬业思想，明确自己的职责，摆正自己的位置，不断学习，全方位提高自身素质，一门心思干工作，就一定能做好自己的本职工作。

参考文献：

[1]胡晓萍.论新时期高校教学秘书的素质要求[J].宁波工程学院学报，2007（3）.

[2]邓媛.高校教学秘书的工作职责与素质要求[J].黑龙江科技信息，2009（1）.

[3]王丽珍，杜永光.浅谈如何做好高校教学秘书工作[J].教学园地，2008（2）.