如何做好财务档案整理工作探讨

吴啓洋

摘 要：财务档案是反映出企业发展过程中的经济活动以及财务收支的重要依据，为了充分体现出企业的经济发展内容，就必须加强财务档案管理工作。通过对财务档案的整理，保持财务档案不被损毁，通过加强管理人员专业素质的方式提高财务档案整理技术，对内容不清晰或者损坏的财务档案进行修补，对失去价值的财务档案进行销毁。通过整理的方式完善财务档案信息，从而使档案信息可以在企业发展中做出重要的贡献。

关键词：财务管理；档案整理；工作探讨

财务档案是由财务会计报告以及账簿档案等专业资料构成，企业在发展的过程中灵活运用财务档案可以反映出企业经营的业务来往以及经济收支状况，从而为企业的发展提供重要的决策信息。并且，财务档案不仅可以为企业提供正确的发展方向，还是反映出企业重要数据资料的国家档案之一，国家在对企业进行调查时可以通过财务档案来核查是否存在虚假信息与企业发展是否真实。将财务档案整理工作规范化已经成为企业发展的重要前提。

一、摸清老底，熟悉情况

首先，在进行财务档案管理工作之前，首先要对档案新的内容进行详细调查与了解，根据财务档案内容，掌握档案中记载的职能活动以及其中财务的收支、时间、保管期限等方面，再根据档案内容将财务档案进行整理归类，并写出报告，根据上级领导的指示，记录财务档案内容的价值，并且根据内容价值对财务档案进行分类归纳，制定财务档案整理标准，舍弃没有价值财务档案，为高价值的财务档案进行科学合理的整理。

二、学习业务，认真请教

档案整理是一项具有周期性长，情况复杂的系统性工作，当财务档案管理人员缺乏相应的管理经验，就会在财务档案整理的过程中遇到许多困难。所以，财务档案管理人员应当注重自身财务档案管理专业知识的学习，通过请教他人的方法吸取财务档案管理的经验，提高自身综合素质，通过认真学习，根据自身工作性质，制定相关的档案材料取舍范围以及方便工作进展的财务档案整理方法。在对档案整理的过程中，应当时刻注意自身的整理经验以及管理方法的提高，顺应持续发展的企业理念。

三、认真检定，分清好坏

在进行财务档案管理的过程中，应当注重分析财务档案内容的价值，通过企业发展的实际情况，确定财务档案的保存以及销毁的情况。在对财务档案进行检定之前，应当先向有关领导汇报工作情况，征求同意之后制定相关的保存范围以及销毁条件。例如：保存超过十年以上的财务档案、已损坏的财务档案、没有价值的财务档案等。在列举出不需保存的档案之后，需要进一步的核实，避免将具有使用价值的档案销毁。在选择需要销毁的档案时需要谨慎，部分财务档案虽然存放时间较长，但是具有再利用价值，在进行整理的过程中应当注重检查档案的内容，在整理过程中应当注意对存放时间过长的财务档案内容进行检查，避免将有使用价值的档案销毁。

四、细致整理，准确核对

在财务档案整理的过程中，很可能出现财务档案信息不健全的情况。例如，某些财务档案虽然有记录在案，但是却缺乏相应的单據作为记录证明，当出现这种情况时需要尽快的进行账目查对，保持账簿的准确性。部分财务档案保存日期过程，日期记载不明确，需要对照字迹与账簿核对出记录时间；当出现缺少所属单位记录的财务档案时，需要通过财务档案的封面、印章等方式进行核对。在整理的过程中，无论出现怎样的问题，都需要对财务档案整理工作认真负责，通过细致的对财务档案内容整理，提高财务档案管理的准确性。

五、分类编目，系统排列

在对财务档案进行分类之后，需要对财务档案进行系统性的放置管理，通过整理财务档案信息的时间、编号等方式进行排序。并且使用新的包装纸对财务档案进行包装，保证财务档案的保存期限。与此同时，可以在新的包装纸上对财务档案进行编号，并且制定相应的财务档案检索目录，方便对财务档案进行检索，提高再次利用的价值。针对财务档案检索目录，应当根据财务档案的内容、价值、时间等多方面考虑，真正做到方便检索。

六、增强管理、提高设施

企业在针对档案管理方面，应当投入相应的资金，加强财务档案整理的硬件设施，通过购置相应的档案柜放置财务档案，同时需要加强财务档案保存的专业化知识，在档案柜当中放置干燥剂等物品，防止财务档案损坏。与此同时，需要使用科学合理的档案保存方法，保持档案室内通风干燥，财务档案干净整洁，并且有火灾预防措施以及灭火器等应急设备，从而保证财务档案可以保存较长时间。

七、数字管理，网络查询

企业在发展的过程中，应当注重时刻增强自身的信息技术化发展。在对财务档案进行管理的过程中，也要注重向数字化发展。在对财务档案整理的过程中，通过先进的计算机技术，将财务档案数字化，以建立财务档案数据库的方式，对财务档案进行整理。建立财务档案特色数据库，不但可以使查询者随时随地的查询档案信息，并且具有保存时期长、不易损坏、查询便捷等优点。

八、结论

财务档案已经成为当前企业决策发展方向的重要组成部分，也成了社会经济发展的重要先决条件。在经济发展的过程中，企业应当注重对财务档案的实际运用，通过财务档案发挥的价值。在财务档案整理的过程中，应当注重对不明的财务档案进行核查工作，不放走财务档案带来的任何一点价值。通过加强财务档案室的硬件设备，提高财务档案的保存期限。通过系统的检查与深刻，通过财务档案明确企业发展的收支明细，再根据其中的信息，对企业发展的方向进行决策，将财务档案的价值最大化，促进企业经济的发展。

参考文献：

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（作者单位：重庆市秀山县溶溪镇中心卫生院）