新形势下事业单位档案管理信息化研究

向金玲

摘 要：经济的快速增长使得网络技术发展迅猛，而网络技术的广泛应用，对事业单位改进档案管理模式提出新的要求。在互联网技术日趋成熟的今日，便捷高效的信息化档案管理成为事业单位档案管理的新形式。同时一些新型技术软件的诞生，也为档案信息化提供了更多的保障。本文分析了事业单位档案管理信息化的重要性，并对如何提升信息化建设的方法进行了讨论。

关键词：事业单位；档案管理；信息化

近年来社会的进步以及经济的快速发展，计算机网络技术已经有的质的飞跃，在这种新的形式下，事业单位为了适应社会现代化的需求，提高档案信息资源的利用，信息化管理已经成为事业单位档案管理不可或缺的一部分。

1 事业单位档案管理的特点

1.1 档案管理存在的问题

就目前国内事业单位档案管理特点来看，存在以下问题：

第一，领导对档案管理了解不够，只是单纯地把人才的引进和培养作为单位的主要任务。实际来说，事业单位的管理工作与单位的每一个人息息相关，甚至对于国家经济的发展都有重要的意义。对档案管理足够重视才能为单位员工争取更多的利益，为国家创造更多的社会财富。认识上的不足对档案管理信息化的推进增加了阻力。

第二，专业的档案管理人员在我国的事业单位中比较缺乏。目前很多在管理档案的管理人员没有参加过专业的档案管理培训，加之管理人员年龄偏大，没有计算机、软件等必备知识的普及，缺乏对不断更新的技术信息的接受学习能力，因此很难适应档案管理信息化的建设，也就直接导致了档案管理信息化建设停留在一些浅层的应用上。

第三，事业单位档案管理的信息化程度不够。虽然目前网络比较发达，但是在实际的档案管理操作过程中，很多重要的档案信息还是依托纸质媒介进行保存。一旦档案损坏，修复很困难，并且，纸质的信息查找存在一定难度。

第四，事业单位对档案管理资金投入短缺。某些事业单位资金的短缺，导致档案信息化建设得不到良好的硬件和软件设施，使得档案信息化更多的停留在口头上和书面介绍，难以深入实际。

第五，信息化管理的相关软件匮乏，信息化成为档案管理的主流，但是，功能全面，操作简单的应用软件的缺乏也制约了事业单位档案管理信息化的发展。功能完备的软件能使档案管理工作事半功倍，加大工作效率，减少错误率，后期修改十分方便。因此，软件的缺失也会阻碍信息化的进程。

1.2 事业单位档案管理信息化的优点

第一，档案长期保存。长久以来档案的保存都是以纸质为媒介。但是，纸质的档案面对天气的影响，容易产生破坏，而且纸质档案的查找是一项繁重的任务，并且大量的纸质档案的保存需要占用很大的空間。纸质的档案在一些不便保存的环境中很容易发霉、发黑、变薄，这些发生了变化的纸就不能很好地保存信息，严重的话保存的信息就消失。充分利用网络信息化档案管理，就能够将所有的信息备份，保存在存储媒介中。这种信息保存方法，能够节省档案占用的空间，而且不会受到天气因素的影响，最重要的是能够保证档案信息的永久存在。

第二，管理方便。相较于传统的纸质档案的管理，利用新技术新软件的信息化档案管理在使用和查阅档案时就显得十分方便和快捷。举例来说，根据关键字就能够十分迅速的查找到自己需要的档案，不会浪费大量的时间在很多的纸质档案中翻阅查找，程序简单，省去了很多繁琐的步骤。而且，信息化使得我们能够在权限范围内随时随地的查找档案，不再受到环境的限制。

2 事业单位档案管理信息化的策略

第一，必须加强单位对档案管理的重视。事业单位应当清楚地认识到档案管理对于一个事业单位的重要性，把单位的档案的管理工作作为一项重要的工作内容来抓。只有足够的重视才会在工作中给予档案管理工作更多的利益倾斜，更好的发展档案管理信息化。

第二，提高档案管理人员的素质。功能完备的软件，性能强悍的硬件，没有能够操作的工作人员来讲，都是没有利用价值的东西，因此管理人员的素质在整个档案管理信息化的进程中有着至关重要的作用，是整个工作体系的心脏。加强工作人员的工作能力，要从计算机的使用，软件的利用以及综合素质来着力培养，实际的工作中要求的是实际操作的能力，因此不仅是理论知识的掌握，更多的是需要把理论应用到实际的能力。事业单位也需要建立完善的考核制度，提高从业人员的工作积极性以及学习最新知识的能力。

第三，完善档案管理软件的开发。硬件和软件的完美配合才能成就一个完整的档案管理信息化的工作环境。为了提高事业单位档案信息化的水平和应用的程度，我们就必须加强对于软件的开发力度，拥有更多的功能完备的软件才能让档案管理信息化的进程更加快速。

第四，制定事业单位档案管理信息化总体规划。为了确保事业单位档案管理信息化的稳定发展，制定符合事业单位实际情况的总体规划显得尤为重要。整体规划首先要适应事业单位的人员构成，而且需要符合事业单位经济发展的需要，构建一个灵活稳定的总体规划。

第五，建立一个档案信息网站。一个规范实用的档案信息网站是整个事业单位的档案管理的重要的手段。通过网站给需要查阅档案的人员提供相应的档案信息服务，使得档案的查询，查找以及分类，归档，下载，浏览等都变的方便快捷。同时，为了不断适应使用过程中出现的新的需求，网站应该建立在不断地升级和改进的基础上。最好的方法是采用现有国内的标准，采用国内外先进的技术，依靠本单位的实际情况来量身定做一个适合自己单位的档案管理的网站，便于实际的使用。

3 结语

依托计算机技术的飞速发展和网络平台的建设，事业单位档案管理信息化的推进有序可寻。档案管理的信息化对于单位本身的建设，工作质量的提高，工作效率的提升以及科研力量的增强都有极大的促进作用。事业单位档案管理信息化是现代社会发展的必然要求，我们应当积极的接受信息化的进程，积极的推进事业单位档案管理信息化的普及。

参考文献：

[1] 田巧爱.新形势下事业单位人事档案管理探析[J].人才资源开发，2015，（24）：156-156.

[2] 武晓艳.探索新形势下事业单位档案管理信息化之路[J].经济视野，2014，（14）：86-86.

[3] 贾莉.新形势下事业单位会计档案管理研究[J].中国管理信息化，2015，（8）：209-209.0

（作者单位：湖北省来凤县仙佛寺景区管理委员会）