浅谈如何做好高校档案统计工作

薛斌 薛文

摘 要：本文针对高校档案统计工作中存在的问题，提出加强高校档案统计工作的建议，从而使高校档案管理工作再上一个新的台阶。

关键词：高校；档案；统计

档案统计是种新的档案管理方法，是指在档案管理工作中引入科学的统计方法与技术，用表格和数字的形式来表述档案管理工作的现状和发展趋势。档案工作在档案管理工作中发挥着非常重要的作用。

档案统计工作就是运用科学的统计技术和方法，通过数字和表册的形式，描述并分析档案管理的各种工作现象、状态和趋势的过程。高校档案部门将调查统计得到的数据进行分组、整理、系统化后，根据不同需要将这些资料进行分析及对比，计算出各种统计指数，为了解高校档案部门各方面的发展现状和速度，预测未来的发展趋势，掌握档案的发展规律，最终实现对高校档案的科学管理。

高校档案统计工作是建设高校档案管理事业的基础。它具有非常重要的作用，它能帮助高校了解和掌握本校档案形成、管理、利用及发展的过程。高校档案统计工作可以以馆藏量、提供利用档案的人次及卷量等数字形式表现出来，通过科学的计算，准确的统计数据来反映高校档案工作的真实情况，档案统计结果是衡量高校档案管理工作成果和水平的客观尺度。

一、高校档案统计工作中存在的问题

1）档案管理人员对档案统计观念淡薄，档案统计出的材料无法及时、准确、全面地反映档案管理工作的真实情况。档案统计数据是高校档案统计工作的基石，真实准确的统计数据，能直接反映出本校教育教学的发展历程。但是一些高校对档案统计工作重要性认识不到位，在档案统计数据上做文章，统计加估计，造成档案统计数据不准确、不真实，无法反映档案库存的真实情况。

2）档案统计人员整体业务水平和素质不够高，对档案统计数据分析不够彻底。有些高校档案部门的档案统计工作始终停留在应付上报任务上，没对档案统计数据进行深入的分析研究，使档案统计工作只是个形式，没有发挥其重要的作用。

3）《档案馆基本情况年报》中有几条并不适合高校档案管理部门填报。比如档案管理人员职称系列单一，在报表中档案管理人员的职称都被设计成档案干部专业技术职务， 即管理员、助理馆员、馆员、副研究馆员、研究馆员。而这种职称主要适用于国家档案馆的档案管理人员，因为国家档案馆的档案管理人员的职称大多都是档案系列。而高校档案馆却完全不是这么回事， 高校档案管理人员的职称可谓多种多样， 既有工程系列（高级工程师、工程师），还有档案系列，也有高教系列（教授、副教授），甚至还有财会系列等。而基本情况年报表中并没有设计符合高校档案管理人员的职称系列，所以填表时只能按照与高校中的支撑系列职称相对应的档案系列职称填写，这无法准确的反映高校档案管理人员的职称。既然档案馆基本情况年报是针对全国各行各业的档案管理人员， 所以高校档案管理人员的职称设计也应照顾到各个行业。而《档案馆基本情况年报》第5部分中，“以件为保管单位档案排架长度”和“案卷排架长度”，由于现有电子文件储存在盈动硬盘和光盘等介质中和排架长度难以统计准确，只能做到估计等原因，并不能准确的指出现有馆藏档案的数量，违背了档案统计中“统计资料要保证准确性”的要求。

二、加强高校档案统计工作的对策

1）添加适合高校档案管理部门填报的部分在《档案馆基本情况年报》中。首先，《档案馆基本情况年报》第5部分室存档案中，可以不再统计“以件为保管单位档案排架长度””和“案卷排架长度。其次，职称系列填报设计成符合各个行业档案管理人员专业技术职称，设计原则与上面第1点相同， 由国家档案局在制表时设计，在管理员、助理馆员、馆员、副研究馆员、研究馆员后， 备注上 “其他系列职称按同等级别填报”。或都以“初级、中级、副高、正高”等职称代替， 由具体填报的档案馆（室）填写各档案管理人员的职称名称。

2）加强高校档案统计服务水平和数据质量。档案统计数据的质量是高校档案统计工作的基础， 也是高校档案统计工作最基本的要求。保证高校档案统计数据的质量， 是做好高校档案统计工作的根本， 亦是我们每一位高校档案统计数据工作者最重要的职责。真实可靠的档案数据要求我们高校档案统计人员具备以下几点要求： a.以增强档案统计数据的质量为中心， 加强对档案统计数据的审查，重点抓好档案统计数据源头的管理和建设，发挥高校档案统计台账的作用，保证所提供的档案统计数据得真实可靠性。b.要保证高校档案统计数据的时效性，要及时上报档案统计数据。若所上报的档案统计数据失去了时效性， 即使这份统计数据质量再高也都失去了意义。c.高度重视高校档案统计数据的质量，增强高校档案统计数据质量的责任感和紧迫感，进一步强化自身诚信意识，严格把握数据质量这一关。d.提高高校档案统计人员的统计分析能力， 发挥档案统计数据的关键作用， 让统计数据说话，使每一条信息、每一个数据都能成为高校档案馆管理的依据， 发展的支撑。

3）努力推进高校档案统计现代化建设。加快高校档案统计现代化建设，加强高校档案统计分析研究，在高校檔案统计工作中广泛应用计算机网络技术，逐步实现档案的手工统计向计算机统计档案的转变。加强高校档案统计分析和预测、预警工作，要在统计数据的基础上认真进行综合分析和研究，从多方面、全方位反映高校档案管理工作运行过程中所统计出的数据，从中找出它们的发展趋势、变化规律和内在联系。这样才能充分发挥高校档案统计工作在搞笑档案管理工作中的作用，体现高校档案统计工作的价值，调动高校档案统计工作人員的积极性，认真负责地搞好统计工作，为领导的决策提供真实科学的分析依据，为高校档案事业的科学管理和发展提供优质服务。

参考文献：

[1] 潘轶.努力做好档案统计工作[J].兰台世界，2008-08-01.

[2] 武建明.统计工作在档案管理中的重要性[J].机电兵船档案，2010-08-05.