提升企业工程档案管理水平的建议

摘要：随着现代经济的不断发展，企业也在不断发展与进步，但是企业的发展不是完美无缺的，在这个过程中存在着相当一部分值得人们思考的关键问题。在工程企业规模不断扩大的今天，很多企业内部的档案管理水平难以跟上企业的正常发展，甚至给企业的发展造成了相当大的影响。文章介绍了提升企业工程档案管理水平的建议。

关键词：工程企业；企业档案管理；管理水平；工程档案；企业管理 文献标识码：A

中图分类号：G276 文章编号：1009-2374（2016）21-0162-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.21.079

1 概述

工程档案是相关工程企业的资料信息备案重要工作，能够在企业的发展过程中起到非常重要。从科学的角度来讲，企业工程档案管理工作非常重要，首先，企业工程档案是对以往企业的工程相关施工、相关技术细节等的记录总和，能够在后期我们对以往工作做查阅和总结学习的时候，提供详细的资料参考；其次，在当前的工程企业发展中，越来越多的管理者对企业工程档案的看法发生了巨大的转变，从以前简单地认为企业工程档案只是资料总和转变为认识到企业工程档案是企业发展的“智囊妙计”。我们必须认识到企业工程档案管理工作对企业发展有非常强的促进和经济效益，有着非常强的内在价值。因此，我们一定要做好企业工程档案管理的提升工作，以促进企业的健康可持续发展。

2 企业工程档案管理中存在的问题

在我们的工程企业进行施工项目建设的环节中，对工程档案进行科学、有效的收集和整理是对当前工程进行总结和提高，能够为未来的工程项目提供相关学习和参考的详细资料。但是由于当前工程企业运营的复杂化以及在工程施工中的相关资料留档工作做得不是很好，这就严重影响了企业工程档案的收集和制作，也从侧面说明了当前很多企业的工程档案管理中出现各种各样的问题。下面笔者将列举突出的一些问题：

2.1 企业工程档案管理制度不够完善

从当前的全国发展整体来看，随着政府的不断改革创新，其对工程企业的管理方面发生的重大转变，同时对企业的政府行政审批相关方式也发生的重大改革。因此，我们的企业工程档案管理制度也应当跟紧时代脚步，不断转变和完善，从而使企业工程档案更加能够反映工程企业发展的要求。但是在实际工作中，企业的工程档案管理制度仍然不够完善或者说有一些企业甚至没有明确的工程档案管理制度，对工程档案管理工作不够重视。在很多企业的工程档案管理工作中，缺乏专业的工作技能，档案资料随档案管理人员的人事流动容易造成遗失，整体管理方向不明确等都是由于企业工程档案管理制度的不完善造成的。除此之外，一些企业还存在着档案管理队伍内部较为混乱，出现很多“混吃混喝”的员工，人在工作中，却从来不重视工作。档案管理队伍因为制度不完善而对工程档案的管理力度较小。一些企业的工程档案管理部门平时不注重工作的完善，在领导进行检查之前，匆忙收集资料信息，进行临时拼凑档案。这些松弛的工作作风和工作态度都对档案管理工作造成了巨大的影响，而在这其中主要是因为企业工程档案管理制度还不够完善。

2.2 企业工程档案管理队伍的工作意识不够

通常来看，在工程企业的档案工作中，使用的档案资料载体会有施工图纸、施工技术细则、完工效果图纸等，而其他相关资料的收集可能会比较少。可以说企业工程档案工作还是欠缺很多的，这就反映了企业工程答案管理队伍的工作不力，其尚未认识到企业工程档案管理的重要性，对档案的收集整理不够完善，目的不够清晰。同时随着当前的工程行业加快发展，工程企业的发展也不可避免地面临着一系列问题。工程企业在这样的大背景下，很多企业的人力资源都变得紧张起来，很多工作人员都身兼两职甚至更多，加上平时施工建设中的工作量大、技术要求高、质量要求高、工期短等因素，都导致了企业把工作重点和人力都放在了眼前的工程项目建设中，而对企业工程档案管理工作出现了忽视的情况。在这种情况之下，很多企业的工程档案管理人员都不是非常专业的相关人员，甚至有不少兼职工作人员在承担着档案收集管理的重要工作。

还有一些工程施工企业的档案收集管理工作方式有纰漏、有问题，这些企业往往在工程施工中不进行或者很少进行相关工程档案资料收集，而在工程快要完成时才集结人力进行有关资料的收集整理上报，因此遗漏了很多资料。在大型工程项目的开始，应当对项目工程的设计规划、招投标计划、施工计划等细节工作收集相关档案资料。因为在这其中很多工作都是有关联的，比如招投标工作和施工安排，有着密切的关系，而这其中的档案资料也是有关联，需要整体把握的。在这些环节下，我们必须对工程项目的档案管理做整体规划，科学进行档案收集管理工作。

2.3 企业工程档案管理方式落后

企业工程的档案之所以在今天能够被称为企业发展的“智囊妙计”，就因为完整的企业工程档案对于企业的后期发展来说，有着非常巨大的潜在参考价值，能够促进企业施工各方面的进步。而在现在很多的工程企业中，由于领导的不重视，部门的工作技术不寻求提高，工程档案管理部门的档案归档方式仍然以纸质资料记录和工作人员手工排列文件为主要方式，相关重要档案很少会有能够供查阅的电子资料，甚至一些企业不论多么重要的档案资料，根本没有电子保存，不能很方便地查阅管理。这样的传统型档案管理方式严重影响了今天的工程企业档案管理工作进步，也对企业相关人员的查阅和学习造成了非常大的不便。并且在实际的档案工作中，我们一定会发现，由于企业工程档案比较多、信息量大，用传统方式进行档案归档管理一定会出现工作繁杂、档案分类操作困难等，进而导致整个企业工程档案管理的滞后发展。

3 提升企业工程档案管理水平的建议

3.1 完善档案管理制度，提高档案管理工作意识

企业工程档案是对企业施工建设项目的全方位的详细资料记录，其工作繁杂，有很多的信息量，对企业的发展有举足轻重的影响。这就要求我们完善企业工程的档案管理制度，提高档案管理工作人员的工作意识。企业工程档案资料中有很多都涉及到企业的商业机密，相关工作人员要有清晰的法律意识，提高自身对档案管理工作的认识。企业本身要对档案管理工作制定严格的制度，完善现有的制度，弥补企业工程档案管理的漏洞。在实际工作中要专人专用，任用专门工作人员进行档案收集管理工作，加强对档案管理队伍的相关要求，使相关人员有能力、有责任心、有认识地投入到企业工程档案管理工作当中。在我们的企业工程档案管理工作中，在施工建设阶段对资料的收集和整理无疑是非常重要的，然而在收集和整理之后的监督管理工作也非常重要却经常被遗忘。在很多工程企业的档案管理工作中对监督工作做得不够完善，就导致了档案管理的后期工作出现问题，一些不规范问题难以得到纠正。

同时，我们要根据不同企业的具体情况，对企业的工程档案管理制度进行差异化设计，对工程资料收集制度、档案查阅制度等等进行符合企业实际发展的完善设计。在企业能力所及的情况下，我们也可以聘请专门的监督顾问人员，对相关的档案管理部门和人员进行监督监管和工作指导。

3.2 加强企业工程档案管理部门的建设

档案管理队伍是进行企业工程档案管理工作的主体，具有很强的能动性，因此我们必须要加强对档案管理队伍的建设。这里笔者的认知是档案管理队伍的好与不好，不仅与其专业工作水平和理论知识有密切的关系，更与工作经历和工作经验有不可分割的关系。因此在我们对档案管理队伍进行建设过程中，要通过各类培训和内部交流比赛等形式进行档案管理工作人员的综合素质提高，使他们成为真正有能力负责档案管理工作的主体，提高知识水平，完善档案管理知识结构。还可以通过加强与兄弟企业的联系，派遣相关人员到其他企业进行交流学习，进而获取先进的档案管理经验和技术。在实践培养方面，进行档案管理部门内部的轮岗，使得原本在办公室工作的人员能够有机会走出去进行实际的资料收集和对接工作，对于原本在外进行业务工作的人员使其有机会接触到更多的文案工作，这就会使得整个档案管理部门的全面能力得到提高。同时还要邀请企业的其他管理者参与到档案管理部门的工作中，这样可以协助本来人力资源就经常不足的档案管理部门的日常工作，能够通过大家对档案管理工作的了解，提高整个企业对档案管理工作的理解和支持。

3.3 加强企业工程档案管理的现代化建设

企业工程档案管理的现代化、信息化建设是当前进行工程档案管理工作的必然要求。以传统的工程档案归档方式为例，简单的通过纸质资料记录和分类整理，就完成了所有的工程档案归档工作，这就对后期的参考查阅，对整个工程完整资料的收集都有着一定的影响。因此，我们要在当前办公科技程度越来越高、计算机科技水平在企业发展中的地位越来越高的现状下，对档案资料进行信息化、现代化整理建设。在进行企业工程档案管理的电子存档和整理的同时，要注意留存好纸质版资料，做到各种资料的完整保存。在工程档案管理的现代化建设中，还要做好档案资料的保密工作，通过相关的电子资料保密技术等，保证企业工程档案的机密性。

4 结语

在当前工程企业高速发展的背景下，提升企业工程档案管理水平已经是迫在眉睫的重点工作。企业工程档案管理工作是企业管理的重要方面，在企业的发展和进步中有着关键性的地位，能够不断促进企业的综合实力提高。因此，我们一定要做好档案管理工作，不断提升企业工程档案管理水平。

参考文献

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[3] 杨松森，盛磊.从证据角度谈建设工程档案的制作[J].兰台世界，2013，（32）.

[4] 沈红梅.对水利工程档案管理现状的反思[J].价值工程，2014，（9）.

作者简介：郑建红（1972-），女（回族），河南开封人，国网宁夏电力公司固原供电公司馆员，研究方向：档案管理。

（责任编辑：周 琼）