信息化背景下高校档案服务策略研究

赵俊

摘要：文章以信息化时代高校档案管理服务作为主要内容，分析了目前我国高校档案管理中存在的服务方式单一、制度落后、信息化程度不高等问题；在此基础上，提出了完善管理制度、提高服务人员素质、提供多样化服务等诸多行之有效的策略，为新形势下档案管理服务提供参考建议。

关键词：信息化；高校档案；服务；策略

一、前言

随着目前信息化的发展，人和社会对于信息资源的需求都越来越大。高效的信息资源能够为问题的处理提供很大的便捷。而目前在高校的教育工作中，档案的管理也是非常重要的。但是目前我国高校档案管理工作还有很多的不足，比如制度不够完善，以及工作人员的工作素养不够高，以及对于档案资源的利用效率不够高的问题。

二、目前我国的高校档案服务中的问题

1. 服务管理的方法比较单一。主要就是传统的到存放档案的储藏馆进行查询的方式。这种方式查阅起来比较慢，效率不高。但是目前社会对于信息的传输的效率要求是非常高的，所以这种方式就对于用户的服务不是很好。

2. 相关的档案保存不完整。目前我国高校的档案存储一般是在专门的储存馆分布一部分，还有一部分分布在高校的各个院系进行保存，这种方式使得档案的管理保存比较分散，也就比较混乱。并且各个院系没有统一的保存档案的规章制度，所以资料的收集就会有不完整的现象。比如学生的学籍证明以及其他的一些奖励的证明，没有存储在学校，这样以后工作单位在进行档案的查询的时候就会查询不到相关信息，这给相关的工作就带来了一些障碍。并且高校有的科研档案是需要保密的，这样有的高校为了方便管理，就统一进行全部的加密，这就使得档案服务的水平降低，对于一些需求比较高的资源不能进行有效的利用。

3. 管理的方式和制度都比较老旧，不能进行及时的更新。高校档案的管理由于在众多的工作中重要程度不是很高，所以在进行这样工作的时候，高校的重视程度不高，所以管理的制度没有得到及时的更新，所以将档案资源转化成信息的效率比较低。并且进行档案管理的工作人员的专业素养也比较低，硬件设施没有及时得到更新和维护，档案资源的服务不能和目前的需求保持同步，比较滞后。并且各个高校之间的信息也不能做到互通有无。目前有一些新的档案的管理系统被开发出来，但是各个高校所使用的管理系统都是不同的，所使用的软件也是不同的。虽然说各个系统之间的功能是相近的，但是兼容的性能比较差，所以就不能够很好的进行信息的交换，资源就不能很多的进行利用。并且各个高校对于档案的管理的标准也不是统一的。并且有些高校在对于档案进行管理的时候，工作不彻底，只是根据目录进行归档和管理，这就导致在进行相关信息查询的时候，就需要对全文进行查阅来找出需要的信息，这就导致信息的服务水平不能跟上需求。

4. 数字化的程度不够高。目前的科学技术的发展水平是非常高的，但是在进行档案的服务工作的时候并没有利用好这些技术。目前所使用的一般是计算机的统计以及记录的功能，数字化的程度还是比较低的，这样不仅对于信息技术没有充分的利用起来，并且也很难提高档案服务的水平。

三、高校档案服务在信息化背景下的策略

1. 提高服务的意识，加强对于硬件的投入。目前高校档案服务的工作比较被动，一般都是需要进行资源利用的人到储存的地方进行查询。而工作的人员一般也是仅仅进行档案的收集以及保管的工作，对于对外的服务不重视。想要将档案服务水平提高，就要改变这种被动的服务。目前信息化的背景下对于提高档案服务水平有很大的帮助。可以利用目前的信息化的管理技术以及处理信息水平非常高效的软硬件设施，来将档案管理的服务的水平提高。并且目前互联网的方式对于提高档案服务的水平也有很大的价值，可以通过网页的开发，可以使得有需要的人通过计算机就可以进行相关信息的查询，不用到档案室进行查询。这样提高了查询的效率，也提高了服务的水平。

2. 区隔人员类别，提供个性化服务。目前对于高校的档案资源有利用的需求的人群有学生以及教师等等。可以根据不同的需求将资源进行整合，这样在进行查询的时候就更会具体方便。对于学生可以设置一个统一的版块，使得学生可以很方便的进行检索查询以及打印等工作。对于一些科研项目的资源不需要进行保密的，就可以做成一个版块来让公众进行查阅。对于党政相关的资料也可以做成一个版块，将党政相关资料以及人事、校史等相关的资料整合在一起，方便进行查阅。

3. 拓展服务方式。目前的信息化的背景下，可以将服务的方式多样化，传统的方式就是档案室进行查询，通过信息技术的发展，可以通过电话、邮件或者是实时咨询的方式进行查阅。并且网络的发展可以进行远程的信息查询。并且利用信息化的技术，可以为用户提供广泛性的服务，也可以提供个性化的服务，可以利用互联网公布档案的信息以及新闻事件等广泛性的信息，也可以根据用户的个性化的需求，推送一些比较具有针对性的信息。

4. 强化人员培训，提高专业人员素质。目前在进行档案的服务工作的时候不像以前的传统的方式那样简单。利用现代技术进行档案的管理与服务需要对于计算机的软件以及互联网制作的相关技术都要掌握，所以在进行这方面工作的人员就需要有相关的专业知识和技能。所以高校的人事管理部门就要对相关的工作人员进行相关的培训，使得其能够掌握相关的技术将工作做得更好。并且除了技术的培养，对于工作人员的素质培养也是十分重要，要培养工作人员的主动服务的意识，将工作做得更好。

5. 完善管理的相关制度。在进行档案服务以及管理制度完善的时候，不仅是要完善本校的管理制度，将各院系的管理制度进行统一，并且对于各高校之间的管理制度和标准也应该进行统一，这样才能够将资源在各高校之间互通有无。并且制度的完善能够减少在管理工作中出现的问题，这样用制度进行管理可以避免很多人为的问题。并且可以利用制度来对于师生的相关的个人信息的安全进行保护。制度的完善也是高校对于档案服务水平重视程度的体现，所以很有必要进行这项工作。

6. 建立档案评价服务。目前高校对于教学、科研的评价体系已经基本建立，也积累了相关评价经验，再根据评价的整体建设思路，结合档案管理、服务的实际，对档案管理的科学化、服务化及档案服务的开展效果进行评价。评价体系可依托信息化服务平台，包括服务指标、服务制度、服务流程、服务方式、服务有效性、服务满意度等几部分。用户在享受服务之后对服务做出评价，可纳入工作人员的绩效考核。

四、结语

高校档案服务水平的提高，是高校协同发展中不可或缺的一环，将档案服务的相关工作做好了，能够完善学校的后勤保障工作，能够提高学校的科研水平，能够对于学生的管理起到非常好的促进作用。高校档案管理工作可以为教学的评估提供宝贵的参考数据，并且能够提供一些跨学科的一些研究资料，提供一些反映社会需求的一些相关资料。因此，在信息化的背景下，对于档案服务工作既是挑战又是机遇，传统的档案服务方式不能满足信息化时代的需求，凡是信息化的技术又可以促使档案服务的水平得到提高。所以在这样的背景下，高校的档案服务的策略应该根据时代的需求进行调整，以便能够更好地提供服务。

参考文献：

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