宋代架阁库的形成和管理

2016-05-30高琼靳梦妮

北京档案 2016年3期

高琼靳梦妮

“架阁”，顾名思义，就是贮存档案文书的木架，架阁库即以架阁的形式保存档案文书的地方。

传统社会中档案管理场所的发展演变复杂而漫长，从先秦时期的甲骨窖穴到两汉时期的石渠阁、兰台、东观，再到隋唐时期的甲库，最后到宋代的架阁库。至此，我国传统社会的档案管理场所和管理方式发生了重大变化，架阁库逐渐成为宋代所设立、用以保管档案文书的专职机构。自此之后，元、明、清三代继续大规模地建立架阁库，用以管理浩若星瀚的档案文书，及至近代，架阁库才逐渐退出历史舞台。

那么，架阁库与其对应的档案文书管理方式为何恰于赵宋一世出现？笔者认为，这既是历史发展的必然，也与下文几点因素紧密相关。

一、科技因素是推动架阁库在宋代出现的根本原因

在架阁库出现之前，档案文书主要是书写在简牍、绢帛之上，盛放在金匮此类密闭的器物之中。这种保管方式既不利于排放管理，又无法适应档案文书数量与日俱增的保管需求。随着造纸技术的不断改良进步，纸张越来越多地运用于档案文书之中。于是乎，档案文书的数量和种类呈现出与日俱增的发展态势。同时，书写载体的改变也带动了文书装订式样的转变——普遍由卷轴式改变为折叠式。

众所周知，活字印刷术诞生于北宋庆历年间，此举源于毕昇对前人经验教训的总结和改良。这项伟大的创造对档案文书事业的进步功不可没。它极大地提升了档案文书的印刷效率，同时也扩大了其影响半径，从而使档案文书的保管更加方便、快捷。由此，人们对档案文书管理场所也提出了更高的要求，终究因为时代的进步、技术的变革使得架阁库及其相应的管理方式应运而生。

二、架阁库是赵宋王朝对于公文管理和信息安全的现实需要

公元960年，赵匡胤陈桥兵变，黄袍加身，赵宋王朝由此建立。此后，天水一朝汲取五代时期武人专权分裂割据的教训，始终奉行崇文抑武的政策。一方面，君主中央集权大大加强；另一方面，文官数量显著增加。由此形成了“冗官”的局面，对应而产生的档案文书也随之飞速增长。与此同时，国家机器的正常运转大多依赖于庞杂繁多的纸质公文。因此，当时的社会又被时人称为“公人世界”或“公文世界”。伴随着档案文书数量的成倍增加，对其管理需求也提出了更高的要求：以往金匮制的管理方式显然无法适应日益增长且日趋普遍的档案文书的贮藏管理和便捷利用的需要，档案管理与改革势在必行。

还值得注意的是，在传统儒家“内圣外王”的感召下，赵宋统治者既然无法做到“外王”，那么“内圣”就显得格外重要。天水一朝是我国传统社会文化发展的一座高峰，与之相对应的是档案文书数量的急剧上升，如何做到对数量庞杂的档案文书进行有效管理，这一问题显然迫在眉睫。据统计，赵宋王朝在其统治期间，曾经先后修筑了专门保存帝王的诗文、诏令、起居注、政事手札等重要档案及文书资料的御用档案库，有龙图阁、天章阁、微酞阁、敷文阁等共计11座架阁库之多。据现存文字资料记载，赵宋架阁库的设置最早出现于《宋会要辑稿》之中。“...仍令三司将覆检文账，上历管系于判使厅，置库架阁，准备取索照。如有散失，其本部副使、判官必重行朝典，干系人吏决仃。”此为995年，亦宋太祖至道元年六月的一项诏令，应该也是目前所能见到的有关架阁库的最早记载。

赵宋政权从建立到覆灭的三百多年间，周边政权对其威胁从未停止。无论是契丹、党项还是女真、蒙古，赵宋政权与周边少数民族政权长期处在敌对状态之中。在尖锐而复杂的政治斡旋和军事争夺的背景之下，各个政权之间的信息长久地笼罩在互相封锁的阴影之中。于是，窃密与反窃密间的斗争此起彼伏，从未间断。据史料记载，辽国曾多次以高价为诱饵来获取宋朝的机密档案文书。无独有偶，金人不惜重金来收购南宋的内部档案文书，并且还使用“蜡丸”等工具来窃取南宋的国家机密。类似的记载在史书中屡见不鲜。为了保证国家的信息安全，必须采取相应的措施加强其档案文书的管理。

三、科学合理的管理方法将架阁库提升到更高的层次

随着架阁库的正式建立，与之相匹配的档案文书管理方法也同时出现，其中当属《庆元条法事类》最具代表性。这项大型而完备的法典颁行于宋宁宗时期，由右承相谢深甫进行主持编纂。该法典共分16个门类，《文书门》一门就详细规定和介绍了从档案集中、编录、立卷、登记编号、分类、鉴定、销毁、供检利用、档案移交、档案保护等各个方面的情况。其中又以千字文编号法和置册分门编录两项最为时人所称道且广泛使用。

千字文编号法就是以天、地、玄、黄、宇、宙、洪、荒等千字先后为序，再把档案文书编入相应的字序之中的编号方法。“千字文”由来已久，南朝梁武帝时期，员外散骑侍郎周兴嗣奉皇命从王羲之的书法中选取千字，编纂成文。此文在隋唐时期颇为流行，及至赵宋，已经有了多种版本的千字文流传。据相关史料记载，此方法是由周湛所创。周湛曾在宋仁宗时期任江南西路转运使，“江西民喜讼，多窃去案牍，而州县不能制，湛为转运使，为立千文架阁法”[2]。“千文”即是“千字文”的简称，是时人约定俗成的称呼。周湛以档案文书形成的时间顺序，以时人耳熟能详的《千字文》为编排序号，有规律地陈列于架阁之上。此法兼具了便于查阅和防止了档案文书的丢失两重功效，意义非凡。鉴于此法方便、高效，朝廷“以岁月为次，严其遗失之罪”将此方法颁布于诸路，效果显著。

“置册分门编录”即是按照所受月日进行编次，以千字文为顺序进行排列。对档案文书要进行“印缝”，同时也要标明张数、封题、年月以及事目。此后，以年月为次序记于登记簿，仍旧是“立号编排”。当然，在登记簿上要注明：某月某日字号，编排于架阁某库之中。此法极具科学性和效率性，至今沿用。值得一提的是，宋代著名的史学家郑樵在《通志·艺文略》篇中，突破前人所用的四分、五分、六分、七分、九分等文献分类方法，首创了12类、100家、432种的分类体系。他主张朝代之书，以朝代来划分；非朝代之书，就以“类聚”来区分，同时还应该依据档案、文书的内容或者问题来进行归类，而不是简单地“以人类书”或“见名不见书”。郑樵的观点对此后的档案文书的管理工作产生了深远的影响。

四、架阁官的设置造就与架阁库的良性互动

宋代架阁库的设立非常广泛，从中央到地方都可见架阁库的存在：无论是中书省、门下省、尚书省，还是各级地方政府机关都可见架阁库的身影。架阁官最初于宋徽宗崇宁元年，是政府设置专门管理架阁库的人员。其由吏部率先设立，之后户部、兵部、工部、礼部便纷纷进行仿效，由此形成六部架阁官制度。赵宋一朝对于架阁官的选任十分严格，马端临在《文献通考》中曾记载道“主管架阁库，掌储藏帐籍文案以备用，择选有时望者为之”；陈晦在《六部架阁题名续记》中也有相似的描述“日又有诏，非科目及人材卓异与县令之著绩弗授其选”。宋朝中央架阁库管理人员多为进士出身，著名史学家郑樵就曾先后担任过礼部、兵部架阁库的主管官员。同样，各级地方架阁库的管理人员要求“州职官一员，县令丞簿掌之”。这样，架阁官人员选任的精英化，一方面促进了档案文书的有序化管理，另一方面反过来也加强了架阁库的建设，长此以往，便形成了架阁官与架阁库的良性互动。

赵宋时期出现的架阁库，既是传统社会人民智慧的结晶，也是历史时代发展进步的必然。而令人惋惜的是，随着架阁库退出历史的舞台，人们对其关注度越来越低，里面很多适用于现代档案和文书管理的方法也渐渐无人问津。读史可以明智，我们现今的档案管理工作仍可汲取前人的智慧而为我所用。