文书档案管理创新方法探讨

邢炜

摘 要：随着深入改革开放和社会经济的发展，文书档案的工作是对电视广播单位内部管理的重要的组成部分。因此，文书档案的管理工作要保障和提供服务给电视广播单位工作一定要适时的调整工作的思路，适应新的社会形势。电视广播单位的文书档案的管理工作涉及广泛，而且，抓好材料的利用、归档整理和收集等等重要环节，可以有效的发挥文书档案管理工作在电视广播单位的管理工作之中的重要作用。该文以河北省电视广播单位为例，探讨文书管理工作中出现的问题，并且了解问题提出解决措施，以提高单位的文书档案管理工作。

关键词：文书档案管理 电视广播单位管理 方法创新

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）01（c）-0118-02

文书档案是社会发展、历史传承的载体，它具有客观性，反映历史过程中，研究开发、生产经营、强化管理、科学决策、问题处理等各方面的成果和过程。而在档案管理工作中，文书档案的管理工作是其重中之重的组成部分，是技术性、服务性、政治性比较强的管理工作。随着社会、时代和经济的发展，提高文书档案的管理工作水平，完整、系统、准确、及时的收集、提供、处理档案信息，为各个方面的需求提供服务，并且适应新的社会经济形势，是文书档案管理工作的新研究方向。

1 文书档案的管理工作问题及其意义

1.1 在管理工作中，文书档案的重要意义

电视广播单位要稳步发展的前提便是做好文书档案的管理工作。在电视广播单位的管理工作中，文书档案的管理工作是至关重要的一部分，它也是用来提高工作效率和工作质量的有利条件，还是让历史可以客观体现其真实面貌的重要工作。文书档案可以为电视广播单位的科学发展和经营业绩研究提供一手资料，并且记载了电视广播单位的历史中发展的各种成果和业绩。而且，文书档案可以让管理决策者能够及时、准确的了解电视广播单位的基本经营状况，然后适当适时的调整电视广播单位的经营策略，为决策者收集了有支持性的、有效的证据。所以，创新文书档案的管理工作对于在经济市场中让电视广播单位的竞争力不断提高，让社会、科学和经济能全面发展得到有利的促进有积极重要的作用。

1.2 在管理工作中，文书档案存在的问题

（1）文书档案的管理方式不规范。在电视广播单位中，对于文书档案的管理工作的惩罚制度和规章制度没有完善或者没有制定，所导致的单位内文书档案的管理工作不规范，以至于在文书档案的管理过程里有案卷目录制作的不规范、档案号码编制的不正确、注入组卷出现混乱等现象，对提高文书档案的管理水平造成严重的影响。（2）人员的专业素质比较低。在电视广播单位中，文书档案的管理人员的专业素质主要表现在电脑操作技术低，及其专业水平低。这导致了在信息化发展的社会中，进行改革和深层发展文书档案的工作比较困难。（3）管理效率较低。在信息化发展的推动下，计算机的检索方式得到广泛使用，但是，绝大多数还是使用手工检索。在这种情况下，文书档案的管理检索工作的效率相比较信息化的工作效率大大较低，因此，管理效率低下。

2 文书档案的管理工作的简介及其创新方法

2.1 文书档案的管理工作

以河北省电视广播单位为例，电视广播单位的文书档案有两种：行政档案和业务档案。其中，（1）行政档案是在机关工作里，文书办理完毕的各种有保存价值的文书资料最后收集归档。建立完成的案卷要完整齐全的收集材料，反映基本面貌的机关活动要正确，保存价值要区分利于利用和保管，保持文书资料间的历史联系。（2）业务档案便是例如新闻，电视广播单位的音像档案在播出以后，按照归档的范围进行筛选得出录像带、录音带、文字稿，然后录制其原版用作档案入库收藏。其中，①文字稿件需要采用节目-时间或者时间-节目（体裁、人物、专栏、专题等）的方法分类进行组卷，并且拟定确定的标题；②录像带、录音带按照节目（体裁、人物、专栏、专题等）-时间的方法分类来整理，按照录像带、录音带的内容来分类整理案卷，科学的编制并排列目录。确定其类目名称、名称和数量、类目层次要可以正确的反映其类目包含的内容，便于利用和借阅。不论是哪一种档案分类方法都是一致的。

2.2 档案的管理保存

对于档案的保存，首先需要确定档案的保管期限和价值。需要永久保存的是需要长期使用的反映单位历史面貌和主要职能活动的檔案，保存目的在于宣传电视广播单位以及其他的工作服务，而其档案价值只有在使用的时候才可以得到体现。（1）编制必要的索引和目录，编辑参考资料和各类汇编材料，反馈的档案的利用效果的记录要做好。（2）将电视广播单位的宣传工作和档案工作有机的结合，利用档案的凭证和参考作用，特别是重要的电视广播单位的宣传活动，档案就是其历史资料得到供应的重要保证。（3）在电视广播单位的工作中，发挥档案的作用，档案管理工作人员需要大胆的探索，积极的实践，拓展思路，开阔视野，更新观念，解放思想，通过其卓越的工作来促进电视广播单位的健康、稳步发展，让档案管理工作可以有更好的发展。

2.3 文书档案的管理工作的创新方法

（1）在思想上有创新和改造意识。要提高文书档案的工作水平，就要从不合时代的传统的管理模式中走出，从思想上，跳脱传统的模式，有创新和改造意识。领导者要从上层建筑带领员工从思维上摆脱传统，尝试创新。

（2）增强管理，提高文书管理工作人员的综合素质。目的在于推动文书档案的管理工作创新的开展，最主要的是解决现在文书管理工作人员的专业素质低的问题。方法有：把关人才录用，录用人员需要经过考核和筛选；培训已聘员工的专业知识之后才允许上岗；定期培训老员工的专业知识或者外派交流和学习；制定符合单位实际而且严格的劣汰优胜制度。保证在职人员认真负责并胜任其岗位。

（3）健全建立文书档案的管理制度。单位内部要有符合自己单位的严格且完善的文书档案的管理制度，制度本身要有针对性，并且要不断地改进和完善已有的制度。例如：在文书档案的管理制度中有一些不符合时代要求的项目需要删除掉，并且按照现代信息化时代的需求补充完善新制度。而且，不管是完善还是建立文书档案的管理制度，均需要严格的按照要求、规范进行，要明确管理人员的责任，确保文书档案的管理制度的保障可靠，实用。

3 结语

综上所述，在广播电视单位的管理工作中，文书档案的管理工作是其至关重要的组成部分，它是衡量单位管理工作水平的标准。单位的文书档案的管理工作涉及广泛，而且，抓好材料的利用、归档整理和收集等重要环节，可以有效地发挥文书档案管理工作在电视广播单位的管理工作之中的重要作用。管理好文书档案不仅仅是单位决策者在决策过程中能够使用的有充分地说服性的经验依据和数据，而且还可以对改善单位的管理秩序有积极作用，促进单位的发展。文书档案的管理工作要保障和提供服务给电视广播单位工作一定要适时的调整工作的思路，适应新的社会形势。

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