工程档案管理现存问题分析

黄芳

摘 要：工程档案是建设项目管理过程中直接形成的档案文件，它是工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏直接关系到工程的质量、安全，影响企业的经济效益。本文就工程档案的特点，存在问题以及管理措施做了较为详细的阐释。

关键词：工程档案；档案编制；齐全；及时；真实

我国的建设事业发展迅速，与此同时，也形成了大量的建设项目资料。建设项目工程档案是建设过程中形成的原始的，具有保存价值的真实记录和实际情况反映。它记载着建设项目从投资计划、设计、施工、竣工一系列工序的真实记录。工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序的管理好工程档案即是工程本身的需要，也是档案管理的要求。

一、工程档案的特点

1.独立性

即一项工程、一个单位工程、一个分部工程、一个分项工程都具有各自不同的工程档案，这是工程档案最突出、最重要的特点。

2.真实性

工程档案是该项目实体的一面镜子，它反映该工程在质量方面的真实写照，也是工程质量的重要保证，更是监督部门进行竣工验收的重要依据。

3.实用性

工程档案是与该工程建设同步形成的。记载着工程从立项、施工、到竣工验收的一切行为记录。所以有很大的利用价值。通过工程档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。工程前期文件能保证此建设项目是否合规合法，如征地、项目初步设计文件、规划、消防、环保、卫生等政府部门审批的文件材料。工程施工过程文件能保证建设项目过程每一个单位工程，少到每一个分项工程质量是否合格。如质量验评记录、隐蔽工程验收记录、材料检查记录等相关过程资料。工程竣工文件能保证建设项目竣工验收是否符合要求，如工程竣工验收、工程竣工结算审核及质量验收等文件材料。

二、工程档案主要存在的问题

1.工程档案不够齐全

档案材料不完整是工程档案存在的主要问题，很多工程竣工后档案材料要不不齐全，要不没有，导致档案实用性不够，利用价值大大降低。如每一个分项、分部的隐蔽工程资料是每道工序完成合格的重要依据，缺一不可。由于隐蔽工程在隐蔽后，如果发生质量问题，还需重新整改覆盖和掩盖，造成返工等非常大的损失。为了避免损失，保证工期的质量的顺利完成，承包商在工程隐蔽前均进行检查，形成隐蔽工程检查记录，检查合格后相关人员签名确认方可下一道工序，因此工程档案的齐全也是工程质量的重要保证。

2.工程档案编制不够及时

工程建设中普遍存在档案编制不及时，资料后补现象。很多单位人员不重视工程档案管理工作，往往到工程完工即将交付验收时，才开始编制整理，这给工程档案的真实性带来很大的问题。有些还会造成工程质量问题、经济缺失问题。如土建施工过程中，基础的试块由于施工人员不及时组织相关人员见证取样及送检，也没有相关的检查记录，在不知是否合格的情况下断续施工，到工程验收时出现质量问题，造成重新返工，这不仅延误工期还造成经济损失。

3.工程档案编制不够真实

工程建设中普通存在工程档案不真实，资料后补现象，由于资料整理烦琐，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中于工地，对资料整理一般都是被动应付。到工程项目完工后才进行资料整理。这样往往到最后工程档案很有可能一蹋糊涂，与施工现场内容完全不相符，造成工程档案没有可利用价值，如同一堆废纸。如竣工图，竣工图是工程工程档案的核心组成部分，它是把理想化的工程经过各专业工种技术工人的再加工而变成建筑实体的真实记录，是工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。如果把与建筑实体不相符的竣工图进行归档，必将给工程维修、改建、扩建带来严重隐患。如楼房改造须对建筑物结构进行改变，那么就必须弄清楚它的结构形式，如该楼是框架结构还是砖混结构等，对于砖混结构要拆除哪个砖墙就必须考虑此墙是承重墙还是非承重墙，否则盲目拆除或者加层增加楼房自重都是非常危险的。所以工程档案的真实是人生安全的重要保证。

4.管理模式不够规范

从档案管理机构上看，有的单位虽成立了专门的档案室，但却无专人管理或者一人多职，档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，造成档案材料五花八门，没有实用性。

三、工程档案有效管理的措施

1.加强工程档案重视度

从思想上重视工程档案管理工作，做到专人专职管理。在工作中定期或不定期对工程档案进行检查或评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积，避免工程资料不能与工程建设同步进行，避免资料后补与现场不相符现象。必要时可采取强制措施与绩效挂钩，提高相关人员的积极性。

2.建立健全档案管理制度

为了加强以工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料的准确、齐全、规范，相关单位在项目立项开始就就按照国家档案管理的相关规定，结合自身实际情况制定相应的档案管理制度、措施，同时明确各自应所承担的职责，规范档案管理的编制、收集、整理。以保证工程资料与工程建设同步进行。

3.加强施工管理，强化档案材料编制工作

按照标准编制工程档案材料是施工单位最基本的业务条件，工程档案材料的质量关键在于编制形成过程，施工单位应明确各自的责职，加强对施工技术人员编制工程档案的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。

4.加强把控工程档案质量关

把工程档案验收作为整个工程验收的一个重要环节和内容，工程管理部应各负其职对工程资料的真实、准确、齐全性进行验收，合格后方可代表此项目竣工验收合格。避免工程档案与现场不相符现象，提高工程档案的利用价值。

（作者单位：江门明浩实业集团有限公司）