关于电子档案与纸质档案集成化管理的几点思考

李周林

【摘要】电子档案与纸质档案相比，在管理上有着明显的不同，再加上当前纸质档案的保存仍然有着非常重要的作用，因此在未来很长一段时间内，电子档案与纸质档案将处于并存发展的局面。为了更好地管理电子档案与纸质档案，本文先阐述了电子档案与纸质档案管理现状，并在此基础上提出对电子档案与纸质档案进行集成化管理。

【关键词】电子档案；纸质档案；并存发展；集成化管理

伴随计算机信息技术的飞速发展，在档案管理工作中，计算机信息技术也获得了广泛的应用，让档案管理工作逐渐向着网络化、智能化方向发展，电子档案文件也因此应运而生，使得档案的保存与传送变得更加快捷与便利。它的出现给传统档案管理带来了巨大的冲击，打破了传统纸质档案单一的管理模式，在未来很长一段时间内，电子档案与纸质档案都将处于并存管理的状态[1]，因此如何在两者并存时期将两者之间的关系处理好，并做好相应的管理工作，是我们档案工作者当前需要积极探索与研究的课题。

1、电子档案与纸质档案管理现状

随着社会的不断发展进步，档案管理也从过去单一的纸质档案管理发展成当前的電子档案与纸质档案并存管理的局面，这是时代发展进步的要求。虽然电子档案具有传送与保存便捷的优点，但是并不能实现纸质档案具有的原始性、凭证性等本质属性，因此在未来很长一段时间内，电子档案并不能完全取代纸质档案，使得两者将处于并存状态。目前，档案主要可能存在以下两种情况[2]：一是出于办公或者其他业务的现实需要，会先在计算机中生成电子档案，再将电子档案转化成纸质档案予以保存；二是纸质档案数字化，即先出现了纸质档案，后来出于存储或者利用等方面的考虑，将纸质档案转化成电子档案。因此，当前电子档案与纸质档案的管理现状就是两者共同存放、共同管理。而运用集成化管理机制，既可以将纸质档案电子化保存，又可以将电子档案纸质化保存，使同一份文件的电子版与纸质版同时处于存储与可被利用状态，值得推广应用。

2、电子档案与纸质档案实现集成化管理的路径

2.1构建电子档案与纸质档案集成化管理机制。在电子档案与纸质档案并存的新形势背景下，档案工作人员加强对电子档案与纸质档案的管理是适应档案事业变革发展的必然选择。档案工作者必须切实转变自身思想观念，加强对电子档案与纸质档案的管理，为档案管理工作营造外部保障和良好的内部环境。针对当前电子档案与纸质档案并存的局面，构建两者的集成化管理机制，统一电子档案与纸质档案的收集、归档以及借阅的管理，规范电子档案与纸质档案管理工作的程序、内容与范围。根据各个档案之间的联系，全程监督控制档案的利用与保存过程，确保档案管理工作健康有序进行下去。

2.2档案工作人员应不断提升业务技能。电子档案的诞生，使得档案工作人员原本具有的技能已经不足以满足计算机信息技术与档案发展的需要。因此档案工作人员必须加强对现代计算机信息技术的学习以及运用。电子档案与纸质档案并存的局面使得当前的档案管理工作变成了一门汇集了档案学与计算机技术的融合性学科，传统的档案管理办法由于仅仅是针对纸质档案，因此已经无法适应当前档案事业发展的需要了。档案工作人员作为档案的管理者，必须积极介入到电子档案的形成与保管中来，能够熟练掌握互联网、计算机等方面知识，并能够将之运用在电子档案的制作、管理、使用以及维护过程中来，参与到电子档案与纸质档案的并存管理工作中，通过不断探索与总结电子档案与纸质档案并存管理的规律，运用电子档案与纸质档案集成化管理机制将档案管理推向更高层次。

2.3构建混合文件管理系统。为了真正实现电子档案与纸质档案的集成化管理，我们需要构建一个混合文件管理系统[3]。这里的混合文件管理系统就是指不仅能够储存与管理电子档案，又能够储存与管理纸质档案，将混合文件管理系统对不同档案文件的集成化管理功能充分发挥出来。首先，在混合文件管理系统中设置电子文件夹与非电子文件夹，并同时确保文件内部一切元素的协调性与共存性，运用统一的分类标准对其予以储存，确保文件夹内各个元素彼此之间一直保持着密切的联系；其次，针对同一份档案文件的不同载体，应当使用一样的档案号和题名，并在混合文件管理系统数据库对所选择的载体形式或类型进行详细标注。再次，对于电子档案与纸质档案两者的物理保存地质需要分别进行著录；最后，混合文件管理系统还应当具有档案借阅利用、档案文件自动解密、到期档案文件自动销毁等多种功能。总之，运用混合文件管理系统，能够实现对不同类型、不同载体的档案文件的同时管理，不需要再额外设置电子档案管理系统与纸质档案管理系统，既可以让电子档案实现良好管理，能够接收外部电子档案信息，并将之及时归纳进电子档案中，又可以符合纸质档案的管理需要，能够对各种载体的纸质文件予以综合管理及利用。比如许多高校当前运用的档案管理系统[4]就是属于混合文件管理系统，能够实现对学校各个方面的电子档案与纸质档案的综合管理。

3、结论

总而言之，传统的专门针对纸质档案的管理模式已经无法适应当前电子档案与纸质档案并存的新局势，为了满足不同载体的档案管理的需要，使电子档案与纸质档案实现和谐共处，使档案更好地为人们服务，对电子档案与纸质档案实行集成化管理势在必行。本文先介绍了电子档案与纸质档案管理现状，然后在此基础上，从集成化管理机制、档案工作人员、混合文件管理系统三个方面给出电子档案与纸质档案实现集成化管理的具体路径，希望能借此给予广大档案工作者一定参考借鉴，促进档案管理水平向更高层次发展。

参考文献

[1]张荣榕.浅析电子档案与纸质档案双轨道管理机制[J].办公室业务，2012（23）：149+151.

[2]纪晓群，江媛媛，柳萍，等.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界，2013（29）：15-16.

[3]赵波.电子档案和纸质档案的集成化管理措施分析[J].黑龙江科技信息，2015（16）：174.

[4]陈明九.大数据时代高校档案管理系统建设研究——以山东建筑大学为例[J].山东建筑大学学报，2015（05）：506-510.