提高档案管理科学化水平的探讨

张志远 李剑波

摘 要：随着档案数量的不断加强，为加强档案管理、提高利用效率，档案科学化建设也迫切地摆在档案工作者面前。本文主要讨论如何实现档案完整的收集、科学的分类、妥善的保管工作，最终达到充分的利用，实现档案的科学化管理，以最大化的发挥档案的价值。

关键词：档案 科学化 研究

一、引言

随着社会经济的发展、改革的深入，档案管档案管理工作面临着很多的问题。档案管档案工作，对新形式下人才队伍的培养以及建设有着非常重要的作用。它是公司、机关选拔人才、任用人才的重要依据。也是了解档案人员的重要信息的来源。目前，档案管档案管理工作呈现出许多弊端，旧的管理方式已经不能适用于新形势下的发展需要。产生了一些擅自建档、扣档等不正常现象，严重影响了档案管理工作。

二、档案的特点

档案的建立是一项长期性的基础工作，针对时间长、环节多、部门多这些不利条件，怎样才能有效地建立起一套完善的档案，它涉及的问题比较多。一是宣传建档意义，确立档案的重要地位。二是作为相关部门，除了在部门内部加强学习，提高认识，确立建档重要性外，还需向相关部门宣传建档意义，在各部门间形成建档共识，使建档工作引起部门领导的足够重视，仅靠建档单位自己是不够的。

三、档案管理存在的问题

1.理解性差，认识达不到一定的高度。目前，许多人认为档案管理工作没有实质上的意义，它只是保管一类额工作，没有多大的技术含量，认为只要保管好资料即可，只要需要的时候可以查询的到员工的个人资料就可以了。对档案管档案管理工作觉悟性差，忽视了它在企业人力资源管理中的重要作用，造成人员、经费等情况没有足够的保障。

2.档案管理工作方式单一落后。在档案管理工作中，并不是所有的企业都有一套完整而独立的档案管理软件，很多档案管还是依靠手工编辑和检索来管理的，这种情况就很容易造成档案归档的不及时以及资料遗漏、造成资料收集的不完整。

3.多头管理影响档案管档案的完整性。档案管人员受到多头的领导，由于人员在政府或企业不同工作岗位的流动，致使档案管档案的多头管理跟不上员工移动的节奏，这样就容易造成记录收集的不完整，档案管档案管理的信息未随着员工的流动而跟进记录，影响档案管档案管理工作的进程。此外，随着企业的破产、内部裁员、员工失业、再就业导致劳动管理部门、社会保险部门等无法及时的跟进信息，造成了管理工作的遗漏，比如“丢档”“断档”等问题的出现，影响了档案管档案管理的完整性。

4.管理档案工作的人员紧张。我国档案管档案管理工作有着专业性、机密性等特点。需要专人去保管，但是在实际的操作中，档案管理人员编制不够充足，政府对这方面的管理工作也不是太重视，很少去培养专业人员去从事档案管理工作，认为没有必要大费周章的培养这样一个专业人才，大多数的档案管理工作还停留在原始、粗放的工作层面、即“你送我装”“你借我调”，毫无一丝技术含量可言。即使购买了档案管理软件，但是由于缺乏专业的技术人才，没有充分的发挥大数据知识的应用，致使档案管理工作仍处于初始阶段。

四、档案科学化的建设与对策

1.强化档案管理的法律法规，建立档案科学化标准。档案部门首先要制定出档案科学化管理的规章制度，保障具体工作的充分落实；其次要建立档案科学化标准，例如在档案的科学化录入时规定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的维护操作等。在法规与标准的制定时一方面要邀请相关专家以座谈会的形式进行讨论，另一方面也要通过调查问卷，实地调查等手段收集民众的意见，以此建立起一个科学、有效、规范的科学化档案运行机制。

2.健全和完善档案科学化相关法律制度。建立、健全和完善档案科学化相关法律制度，是实施依法治国方略的要求，也是建设法治政府不可或缺的重要组成部分。档案科学化法制建设，既是对档案科学化成果上升到法律制度层次的规范和确认，也是以高度负责的态度面对档案事业发展和档案利用者需求的具体体现，对提升档案工作和档案管理水平，拓宽档案服务领域和提高档案服务能力具有积极深远的意义。

3.加大档案科学化软硬件设施的投入。在硬件方面，计算机相比传统档案的纸质录入有着效率高、保存时间长、成本低、更新快等优点。由于档案的特殊性，对计算机的性能和稳定性要求比较高，因此应加大对计算机硬件的投入；在软件方面，由于档案的机密性以及安全性要求比较高，如何保障安全稳定的实现档案信息的保管是档案部门需要解决的问题。此外，档案管理部门需要拿出专门的资金来进行软件的更新与维护，确保软件的平稳安全运行。

4.建设档案信息数据库。由于档案的数据都是百万量级的，因此建立档案数据库显得非常必要。档案数据库的建立要满足一下几个方面的要求，一是实现的信息的准确录入和删除操作、二是实现数据库的动态更新、三是实现档案更新的及时性、四是实现档案数据的长期保存、五是保证档案数据在数据库中的安全性。档案数据库的建立不仅可以极大的减少工作人员的工作量，而且可以实现档案数据及时更新，使数据管理起来更加方方便。

5.建立档案资源共享机制。在具体的实现方式上，单位档案管理部门内部资源共享主要是通过局域网来实现的，通过软件的对接可以实现档案的共享。此外还可以建立档案信息网站，为外部人员提供查询平台，这方面可以学习美国的经验，为申请者提供档案查看和修改服务。在建立科学化共享平台上建立技术规范和网络信息安全管理的制度，依法查阅、利用和共享资源。

五、结语

总之，档案科学化建设，是档案工作发展的必然趋势。在软硬件设施具备的前提下，档案科学化成为可能，实现档案信息的接收、传递、存储、检索、查阅、提供利用，建立档案网络化共享平台，实现档案查阅的快捷化，是科学化的最终目的。

参考文献：

[1]高丽红.档案管理科学化建设思考.合作经济与科技，2009.

[2]张凤霞.我国档案管理科学化建设的若干问题探讨.集团经济研究，2006.

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[5]赵小兰.浅析档案管档案管理存在的问题及解决的措施[J].管理学研究.2011

作者简介：张志远（1960.—），男，籍贯：山东省威海乳山人，学历：大专，毕业于山东省委党校；现有职称：馆员；研究方向：档案管理；李剑波，单位及邮编：乳山市档案局。