浅谈如何做好电算化会计档案管理工作

姜福 林耿红

摘 要：会计电算化是通过电子计算机对会计信息进行系统的计算处理，它大大提高了会计信息的处理速度和准确性，有助于加强管理提高竞争能力，并有效的减轻会计工作人员的负担，使他们从繁重而重复的记账算账中解放出来，以更多的精力从事财务管理和决策工作。会计电算化的普及和应用是会计发展的一个历史性飞跃，它能更好的促进会计工作朝标准化、规范化、制度化的方向发展。电算化后加强会计的基础管理工作更有其重要的意义。

关键词：会计电算化 档案管理 信息化 系统

电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据包含了记账凭证、会计账簿、会计报表等，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。加强会计档案管理信息化是会计电算化改革和发展的客观需要，也是财会工作向高水平发展的重要前提。

一、电算化档案的内容和特点

1.电算化档案的内容。采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且要保存打印出的纸质会计档案，这便确立了电算化会计档案是双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘、光盘以及其他磁性介质内的会计数据等形式的电子会计档案。

2.电算化会计档案的特点。传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。电算化后的会计档案还包括了存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。也就是说，传统会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力。另外，会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。

二、乳山市机关事务管理局电算化会计档案工作的现状

乳山市机关事务管理局自2010年起应用用友T3电算化软件（2015年1月升级为ERP-U8行政版），对乳山市35家市直行政事业单位代账管理，共有纸质会计档案100余宗，包括会计凭证、往来款项明细账、经费支出明细账、总账及会计报表等。另外，有电子存储介质3种30余件，包括软盘15件、光盘7件、可移动硬盘8件。

三、如何做好电算化会计档案工作

加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证，是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证，是电算化会计信息系统正常运行的保证。

1.完善各项会计档案管理制度，制定了《乳山市机关事务管理局代帐行政事业单位会计档案管理规定》，明确了纸质会计档案和电算化会计档案的实施范围及管理细则。（1）建立完善归档制度：会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。（2）建立完善保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。（3）建立完善借阅制度：查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

2.提高会计部门工作人员素质，完善人员配置结构。由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常运作。要努力提高会计人员的业务素质，加强会计电算化培训，使会计人员能够熟练地操作计算机，掌握会计软件的各种自定义功能（包括定义各种转账公式、数据来源公式、费用分配公式等）和各种管理功能，充分发挥财务软件的管理功能，为单位的经营管理和决策服好务。

3.采取必要措施，确保会计电算化档案的安全性和完整性。针对电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏的特点。在管理时应注意如下问题：（1）在选用保存会计档案的存贮介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质；（2）对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所：（3）对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点；（4）对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换；（5）对硬盘上的会计档案应定期备份到移动硬盘或光盘上。

四、电算化会计档案应注意的问题

1.做好会计电算化系统数据安全隐患防范工作。会计电算化系统数据处理的准确、高效主要依赖于财务软件的质量和性能。一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。如果程序中出现严重的病毒，将会危害系统安全，若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。所以我们应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范。

2.提高电算化会计档案管理系统的主体诚信。无论软件质量如何优良，规章制度如何完善，作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用，有制度而不去执行，一切都将是徒劳无功的。因此，单位管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养，增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平，达到电算会计档案管理系统的主体诚信。

3.加强会计电算化系统网络环境的管理与维护。网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取；起用防火墙，隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系，限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问；采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患，保障會计电算化系统网络环境的安全运行。

五、结语

随着电子计算机技术、网络技术的不断发展，电算化会计档案管理代替传统的手工工作是必然趋势。加强和完善电算化会计档案管理，将成为各个行业经营管理工作中必须考虑的问题，财务档案管理的好坏将直接影响到单位的管理和效益。我们有理由相信随着会计电算化事业的蒸蒸日上，会计电算化档案的管理工作也一定会更出色，我们的工作也将会有条不紊地进行下去。

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作者简介：姜福林（1966.10—），男，籍贯：山东省威海市乳山市 学历：本科 职务：乳山市财政局采购办副主任；耿红（1967.11—），女，籍贯：山东省威海市乳山市 学历：大专 职务：乳山市机关事务管理局财务科科长。