加强档案基础工作 推进档案管理现代化

王海英

【摘要】档案工作不仅种类较多，而且涉及的领域较广，内容十分繁琐，因此需要做好档案基础工作，充分的认识到档案基础工作对档案管理现代化实现的重要意义，并对档案基础工作中的薄弱环节进行分析，从而采取积极的应对措施，加快推动档案管理现代化的目标的实现。

【关键词】档案基础工；档案管理现代化；作用；规范化

为了能够更好的推动档案管理现代化的建设进程，我们需要对档案基础工作给予充分的重视，从抓好基础工作开始，有效的提高我国档案管理工作的质量和效率，为档案管理工作的可持续发展奠定良好的基础，加快推动档案工作规范化和标准化，确保更好的促进档案管理现代化的进程。

一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

档案管理现代化推动过程中，规范化和标准化是其中非常关键的两个环节，而这两点的实现又与档案基础工作具有直接的关系，只有做好档案基础工作，才能有效的提高档案管理效率和水平，因此在档案工作中，需要进一步对档案基础工作进行完善，确保档案管理现代化水平的提升。

（一）档案管理的规范化和标准化。衡量档案管理水平主要以现代档案管理的规范化和标准化作为重要指标，但由于一些部门对档案管理工作缺乏重视，这也导致一些无效档案产生，因此在档案管理工作中，需要对现有的档案进行有效的整合，提高档案管理的规范化和标准化，为档案管理效率的提高奠定良好的基础。在档案基础工作建设过程中，不仅需要提高档案查找的工作效率，而且还要提高档案的完整性，在具体工作中，需要对档案进行分类管理，并对档案的页码和信息进行归类，以此提高现代档案管理的规范化和标准化水平。

（二）档案检索的准确性。在档案基础性工作中，档案信息输入和档案归类是其中非常关键的内容，做好这两项工作，对于档案日后的查找和管理具有极其重要的意义。特别是在信息技术在档案管理工作中广泛应用的新形势下，利用信息技术将档案信息输入到信息库，可以为档案检索和使用带来更多的便利。同时还要正确对档案进行分类，确保信息输入的准确性，这样才能为及时、准确的找到档案信息奠定良好的基础。

（三）档案的利用率。在档案基础工作开展过程中，往往会根据档案的轻重缓急来对其进行分类，将一些重要的档案信息进行优先加工，从而将一些具有重要价值的档案挑选出来，确保档案利用效率的提高。同时在档案信息输入信息库过程中，需要进一步对档案检索进行完善，以此来有进一步提高检索的效率，以实现及时、准确的找到所需要的档案信息。

二、档案基础工作中存在的问题

在社会发展过程中，档案的数量呈不断增长的趋势，不仅档案数量繁多，而且其内容也较为庞杂，在查阅过程中需要耗费较长的时间。长期以来在我国档案管理工作中，一直侧重于保管，而且在不同时期档案整理规格和要求也存在一定的差异，档案基础工作十分薄弱，存在着诸多问题。

（一）一卷多册现象较为常见。这主要是由于在档案基础工作中，档案档号和目录号没有明确，从而导致一卷多册问题发生

（二）案卷标题不规范。不仅案卷标题各基本要素缺乏，而且还无法对其主题内容进行深入反映，存在着许多没有标题的现象。一些没有涵盖在案卷标题中的内容会对检索带来较大的难度，从而导致这些案卷无法得到有效的利用。

（三）案卷页码、组卷及卷宗厚薄缺乏统一的标准。在档案基础工作中，案卷中存在未标示页码的问题，这就导致一旦发生掉页和缺页现象时很难被及时发现。组卷混乱现象较为严重，组卷缺乏统一的标准，按各种形式组卷的现象较为常见。另外，卷宗在厚薄上存在较大的差异，部分一二页纸即为一卷，有的甚至上百页纸才归为一卷。特别是对于一些档案数量较为庞大的部门，这类问题尤为严重。

三、提高档案基础工作水平，推进档案管理现代化

（一）全面普查案卷。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案管理部门，由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以要剔除这些无用的文件，避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）重新组合案卷。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）统一分类号。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。

（四）用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率。“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端，在实际工作中可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇关键词进行标识待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。这种做法不仅解决了手工标引速度慢和计算机自动标引不准确缺点，而且解决主题词词义含量问题分属关系 。

四、结束语

档案不仅种类繁多，而且涉及的范围较广，在现代档案管理工作中，各项档案基础工作都具有非常重要的作用。檔案基础工作所面临的工作量较大，这就需要在具体工作中要充分的利用计算机检索系统，对档案质量和结构进行优化，确保其合理性，从而为推进档案管理现代化奠定良好的基础。

参考文献

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