数据多跑路群众少跑腿<br/>——永康市民生档案远程查阅利用平台建设试点纪实

数据多跑路群众少跑腿
——永康市民生档案远程查阅利用平台建设试点纪实

2016-05-16叶依依永康市档案局

浙江档案 2016年11期

张松叶依依/永康市档案局

11月10日，永康市古山二村的胡女士来到古山镇人民政府365服务中心查询档案。在档案查询窗口，只见镇档案员胡小鸥在核实胡女士的书面申请表后，麻利地打开电脑，登录远程查阅管理系统输入胡女士的名字，没过几分钟就为胡女士查到了所需的《个人建房占用土地批准通知书》。胡小鸥做好相关登记工作后，很快就将复印资料交到了胡女士手中。

如此便捷高效的查档流程，不禁令胡女士啧啧称赞。胡小鸥说，“以前查阅一份档案往往需要个把小时，如果查询人不清楚文件材料形成的具体时间，查找起来就更费时费力了。如今通过远程查阅系统，能快速查找到用户所需的档案，大大节省了查档时间，提升了工作效率。”

平台建设稳步推进

在民生档案远程查阅利用平台的启动准备阶段，永康市档案局有关人员先后赴嘉兴、绍兴等地学习取经，并结合永康实际，精心制定平台建设的工作方案、明确平台建设的工作模式、实施计划及相关工作流程；对馆藏档案进行全面梳理、深入挖掘，把散落在不同全宗内的民生档案信息按专题进行汇总，整理出馆藏婚姻、土地、户籍、建房审批、乡镇会计凭证等五大类涉民档案，并先行在平台上运行。

平台建设流程主要分为三步：第一步，市档案局通过政务网，以权力下放委托方式，直接把馆藏某镇（街道）所有涉及的有关民生专题数据全部导入该镇（街道）数字档案室。第二步，建立镇（街道）查阅平台，把档案查阅利用的前端直接延伸到镇（街道）的办事窗口，让群众在办事过程中就近、方便、快捷地查阅利用所需的档案材料。第三步，镇（街道）查阅平台查档后，出具档案证明材料，由经办人员签字后加盖档案查询平台专用章，再加盖镇政府公章；规定同时加盖两印章后的档案证明材料，与档案馆出具的档案证明材料具有同等效力。

对于民生档案远程查阅利用平台建设，市档案局坚持试点先行、逐步推进的原则。确定了三个具有一定典型性的镇开展建设试点，它们分别是与东阳市交界的西溪镇、与缙云县交界的舟山镇以及中心镇古山镇。

远程利用安全至上

在推进民生档案远程查阅利用试点工作中，市档案局始终强调安全至上原则。为保障档案远程查阅工作过程中的信息安全，市档案局采取了以下举措：

一是在技术保障层面，民生档案远程查阅利用平台在政务网内运行，市档案局做好涉密数据的鉴定与筛选，确保档案数据可管可控，并对平台上的查阅操作进行痕迹管理，同时要求各镇只能查阅本镇的档案数据；经常性地进行安全测试，不断提升软件技术水平，杜绝安全漏洞。

二是在制度建设层面，通过与平台上的镇（街道）签订档案远程利用协议，明确数据查阅权限，严格限制档案信息接触范围；对平台工作人员加强教育和监督，要求他们严格按照查阅工作规范开展工作。

三是在落实检查层面上，市档案局不定期检查各平台档案远程查阅利用规范化管理落实情况，加强对平台工作人员的业务培训，规范查阅流程，明确接触档案数据信息的经办人员必须是经过培训的公务员，并签订《严格遵守查档工作纪律承诺书》，做到权责明确到位。

在民生档案远程查阅利用平台启动仪式上，西溪镇、舟山镇、古山镇3个试点镇的相关负责人承诺，要坚持档案查阅利用与安全保障“两手抓”，把工作责任落实到位，做到定人、定岗、定责，切实加强安全教育和监管，一旦出现问题将严肃追究相关人员的责任。

夯实基础促进发展

发挥好民生档案远程查阅利用平台的作用，努力提供一站式服务，全力打造“百姓家门口的档案馆”，是永康市档案部门围绕中心、服务大局的一项重要创新举措。这一举措的有序推进，与近年来永康市档案部门着力夯实相关基础工作的努力密不可分。

开展民生档案远程查阅利用平台建设，必须夯实工作基础。近年来，永康市先后投入了1000多万元用于数字档案馆（室）建设，到目前为止，馆藏档案数字化率已达100%，实现了档案网络化检索，查询速度、查全率和查准率都大幅提升。全市档案数字化和管理信息化等工作基础扎实，为民生档案远程查阅平台建设提供了强有力的技术保障。

近年来，永康市把档案服务列入公共服务的一部分，积极推进档案馆“五位一体”标准化建设。档案部门围绕中心、服务大局，不断提高档案信息资源的社会共享利用水平；着力加强民生档案建设，完善民生档案管理制度，加强档案资源收集，优化基层档案事业发展环境，民生档案建设基础比较扎实，这也为平台建设提供了强有力的保障。