依“云”打造大学智能档案管理系统研究

2014年5月，中办、国办印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，对做好新形势下的档案工作提出了明确要求。大学档案管理要创新工作，提高管理水平，全方位拓展服务领域，使大学档案馆变成信息库、思想库、人才库。为此，必须加强大学档案的智能化管理，借鉴国外大学档案管理的新经验，充分运用互联网、物联网、4G、“云”计算、大数据等建立大学档案管理大数据库平台。

1 建立大学智能档案系统

如今，欧美、日本等发达国家十分重视大学历史档案和教学资料的电子信息化建设。比如，在2014年7月至8月间，笔者在浙江大学听了浙江大学上海校友会名誉会长、日本浙江大学校友会名誉会长、美国斯坦福大学国际公关博士、美国华美基金会主席李摩西先生的专题讲座《民国时期浙江大学档案研究》，先生讲述了自己在国外大学的历史图书档案馆，通过电子信息化检索手段找到了浙江大学所没有的民国时期档案的经历，他生动活泼的讲课方式和引用的大量历史档案资料，使讲座氛围十分活跃，使大家对当时民国政府十分重视教育有了一定的了解。

笔者在法国巴黎第八大学和英国中央兰开夏大学留学期间看到，他们的大学都设有电子信息化主管，主要负责制定大学的中远期战略规划，为大学的科学决策和各项管理提供电子信息化意见和技术服务，并建立起大学日常教学运转、教学管理与电子信息技术之间的桥梁，进而促进大学教学管理的创新和变革。

法国和英国大学对历史档案、教学资料、世界图书收藏的在线检索系统建设非常重视。学生可在图书馆和档案馆的系统中选择检索范围，如果所需要的资料在整个大学在线系统内检索不到时，可以通过电子信息化系统申请向大学以外联网的历史档案和学习资料的数据库进行检索。这些大学档案资料电子数据库中的资料也可供世界各地人士在线利用。法国大学历史档案馆和教学资料馆的馆藏资料实现了全文数字化，在得到允许的情况下便可全文下载。馆藏网站具有检索查询功能、宣传功能、教学利用功能、互动交流功能、公共服务功能。英国牛津大学里有历史档案馆、教学资料馆、图书馆、阿什莫林博物馆（Ashmolean Museum）、皮特利弗斯博物馆（Pitt Rivers Museum）、自然史博物馆（Oxford University Museum of Natural History）、科学史博物馆（Museum of the History of Science），收藏了大量的珍贵书籍资料和实物，且每个馆都可以互联互通。笔者在法国巴黎留学期间，曾受家人委托在大学历史档案馆检索查询荷兰电影导演尤里斯·伊文思（Ivens，Joris）于1972年在中国拍摄的一部历史纪录片《愚公移山》，当时大学历史档案馆没有这部纪录片，但通过大学历史档案馆可直接联网拥有世界上最大的电影库、电影文档及相关物品的法国电影资料馆（Cinémathèque Française），很快就查询到了这部纪录片。

所以，我国大学应该学习和借鉴发达国家大学先进的档案管理经验，充分运用互联网、物联网、无线移动网和4G技术，建立大学学校、学院、系科、班级各个单位的电子档案互联互通系统，下大力气将大学纸质档案、图片档案、影片档案转化为电子信息化档案。可运用局域网或互联网等通信技术，通过自动扫描等方式和传感器、控制器、无线移动网等信息化技术，在第一时间将纸质文档转化为电子文档，构建各个单位的电子档案管理系统。并将系统加入4G技术，提高移动终端访问互联网的速度，争取与各个大学的馆藏档案资料互联互通，实现在线检索查询电子信息化、智能化、全面化，打造全天候、全时空、全方位多网合一互通的大学智能档案系统。

2 实现档案管理数据库虚拟“云”平台

要实现上述功能，必须建立以“云”为载体的资料数据库。2006年，美国国会图书馆正式推出了“世界数字图书馆”计划。美国国家档案馆与Google公司合作，把众多历史宝贵历史影片存至互联网，现在已有80多个“美国记忆”资料数据库在因特网上线并提供服务。这为美国打造“没有围墙”的档案馆迈出了重要一步。

档案是最主要的资源储存和传播媒介，随着电子信息技术的发展，图书馆、档案馆等部门的资料将逐步实现电子化。向用户提供资源共享服务是档案储存管理的基本出发点，“云”计算的概念也是以资源共享技术为基础的。把“云”技术的理念拓展到档案管理领域，必将为这个领域的发展带来美好前景。

下面，笔者通过“云”计算的特征分析其在档案管理应用中的可行性及相关策略，并分析该技术在推广过程中可能遇到的问题和挑战。

一是数据存储的可靠性和安全性。将数据储存在集群网络里，通过设置严格的权限管理协议对数据的合理共享进行控制，并加以网络支持，以方便用户在任意终端取得资源，在此过程中既要保证资料的安全，也要避免数据丢失。二是数据资源分配的合理性。打造一个计算“云”，运用互联网和相关协议把所有资源有机统一起来，对这些资源有需求的用户可通过付费方式获取，降低了成本，节约了资源，保护了环境，最终优化了资源配置。三是数据用户个性化服务。当“云”计算核心系统运算和处理大数据存储的档案时，“云”计算系统中配置的大量存储设备即刻转变成为一个“云”存储虚拟数据库，“云”存储将档案资源放到“云”上，可供在“云”平台上的人们录入和存取档案。使用者可在任何时间、地方，通过任何可联网的装置连接到“云”上，十分方便地存取档案数据，实现档案信息存储的电子化、检索的网络化，提高查准率、查全率，打破档案利用的空间和时间限制，充分实现档案信息资源共享，最大限度地满足社会档案利用需求。

3 优化学校档案管理运用

利用大学档案信息满足其教学需求的行为过程，是档案信息资源潜在利用价值得以实现的过程，是学校档案馆藏通过一定方式与方法为利用者服务的业务工作。如教学科研过程的首要环节就是掌握历史档案信息，充分利用各种馆藏档案数据库，予以分析研究，寻找可资借鉴之处。

优化学校档案管理运用，首先要在“云”基础上对大学各种不同类型的馆藏档案进行联网互动，对各个大学的馆藏档案进行联网互通，对大学与机关、社会的馆藏档案进行联网互通，还可根据语言能力和实际情况与国际大学的馆藏档案进行联网互通，获得的资料可直接导入本校的智能档案系统之中，存放于“云”储存中，实现教学管理运用数据库虚拟化，达到现实文档与历史档案的数据共享、数据独立、数据分析、数据集中控制、数据一致性、减少数据冗余度等目的。通过“云”技术尽可能地整合大学馆藏资源，供学校教师和学生利用。此外，运用互联互通技术优化大学馆藏档案，还要注重延伸触角，实现产、学、研一体化。

参考文献：

[1]柯平,高洁.信息管理概论[M].北京:科学出版社, 2011: 68-70.

[2]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京:中国档案出版社, 2001: 152-168.

[3]刘智.美国国家档案与文件署2013-2016年信息资源管理战略计划[J].知识管理论坛, 2014,1(3):5-10.