立足公众档案需求的档案事业发展路径研究

改革开放以来，我国档案事业发展取得了前所未有的进步，但档案事业的前进动力仍然局限于行业内部的单边推进，社会公众还远没有表现出应有的档案自觉和热情。档案事业作为辐射面宽广的社会事业，要想展示其勃勃生机并得以持续发展，认识并激发其原动力已成为当务之急。原动力即动力的来源或起始力，档案事业的发展依赖其原动力的强化。

1 公众档案需求是档案事业发展的原动力

公众档案需求是档案事业发展的原动力，这一点可以从两个维度进行分析。首先，在市场经济背景下，消费者取向成为行业竞争的关键所在。公众档案需求是指公众对档案信息和档案服务的需求，是人们在从事各项实践活动的过程中，为解决所遇到问题而产生的对档案信息和档案服务的不足感和求足感[1]。公众档案需求的表达和实现证实了档案事业的意义和价值，公众档案需求能从根本上推动档案事业的发展，成为档案事业不可或缺的原动力。其次，将公众档案需求视为原动力还基于对档案事业发展中“公共关系”概念的把握。在档案事业发展的诸多要素中，档案资源和档案人自身状态的重要性不言而喻。档案事业的公共服务特性决定了档案事业价值目标与公众需求的耦合度，事业发展运动过程也呈现为一种公共关系的构建和实现。

原动力与其他动力要素的区别在于其最具活力与张力，它是发展过程中由内而外的具有方向性的力的作用，也是最为持续有效的核心力量。公众档案需求同样内含原动力独具的活力和张力特征，它能够成为推动档案事业发展的核心力量。一方面，公众档案需求在形式上以要求、愿望或欲望等主观形态存在，在内容上都以制约它的客观因素及其规律性为前提[2]，因此被主观思想与客观环境的改变所赋予的动态性是其最具活力的重要原因。另一方面，公众档案需求以其潜在性而具有相当大的探索、激发和发展的可能性，这种潜在能量在提升公众对档案事业的热情度、推动档案资源建设、提高档案服务质量等方面显示出巨大的张力。因此，公众档案需求所体现出的原动力特性赋予了其在档案事业动力体系中的特殊地位。

2 公众档案需求对档案事业发展的驱动作用

2.1 公众档案需求是档案价值的外化力

从“档案双元价值观”的角度看，档案是作为行为方式的工具价值和作为记录或文献归属实体的信息价值的结合体[3]，档案价值是一种客观存在，但更是一种关系范畴，需要借助释放公众需求得以实现。从力的性质来看，力有大小，也有方向，档案价值是最为内在的和本质的动力，但这个力的方向并不明确，只有公众需求得到外化时，这个力才能被赋予明确的方向性。可见，公众档案需求作为实现档案价值的动力，虽然处于档案事业的外部，却可以通过激活内核力量而实现价值外化[4]，从而实现档案事业的有效驱动。

2.2 公众档案需求是档案事业内部建设的引导力

档案事业的内部建设主要包括档案资源体系建设、档案利用体系建设、档案安全体系建设以及档案管理者职业素养的提升。为体现档案信息存量与公众需求之间的耦合，档案部门会依据公众需求开展科学的资源增量建设，通过构建多样性的档案资源体系，体现公众多样化的档案信息需求；通过构建信息化平台、提供便捷的查阅利用方式，满足当前公众的档案利用需求。随着公众对档案信息服务的期望值提高，档案管理者需要增强对现存档案资源的熟悉程度和对增量档案资源的建设热情，需要加深对档案资源的公共性与开放利用的认同，还需要创新档案服务模式、自觉进行专业学习。因此加强档案资源建设、提高档案工作者的素质，都是以公众需求为导向的内部建设过程。

2.3 公众档案需求是档案事业外部环境的改善力

档案事业发展的外部环境，取决于围绕档案形成的文化生态和社会氛围。具体而言，档案事业的外部环境主要有档案资源与工作技术手段、档案法规制度和公众档案意识，其中公众档案意识既包括源于文化心理、文化认同的公众档案价值观，也包括公众在查阅利用档案、参与档案馆组织的活动、通过媒体了解档案与档案部门的过程中形成的公众档案印象，这种档案印象会深刻地影响到社会的档案自觉和档案热情；在资源与技术层面，档案资源的持续有序增加和公众对多样化信息平台的需求，促进了档案信息化技术的不断演进，催生了完全区别于传统的档案服务工作作环境和服务样式；面向公众服务的资源组织和共享措施，推动了档案信息网络的构建和技术标准的完善。此外，公众对政务真相和过程回溯的知情需求，促使档案机构由传统的面向政府的工作模式向面向社会的工作模式转换，这促使了《政府信息公开条例》得以颁布，还使得档案管理作为重要的记忆构建与维系方式在更广泛的领域内得以拓展。因而公众需求是档案事业外部环境改善的源起和归宿。

3 公众档案需求的现状及原因分析

尽管档案事业在社会事务中的作用和意义日益彰显，但目前公众对档案信息乃至档案事业的需求表现仍然是淡薄、消极和低迷的。

第一，档案信息自身的滞后性、潜伏性等是制约公众需求生发的首要因素。档案不具备文件的现行价值，在解密开放之后其信息价值才有可能得以实现；档案因密级和开放年限等原因，往往导致用户范围受到局限、利用环境出现时差的情况发生。

第二，档案资源结构不符合公众需求是导致公众态度淡漠的关键因素。相关调查显示[5]，社会公众对档案内容的选择，主要以与自己生活密切相关的、能解决实际求证问题的档案为主，还包括能够满足求知欲和进行休闲娱乐的档案。然而就目前档案馆馆藏档案情况来看，这些档案并不“亲民”，公众对档案自然不可能抱以热情。

第三，档案开放裹足不前是致使公众档案利用较为消极的重要因素。“档案开放裹足不前”包含两层意思：第一，目前的《档案法》对档案开放利用的权责界定有待进一步明确，且档案馆不愿承担开放档案带来的风险，因而档案仍以“藏”为主；第二，档案馆在开展档案鉴定工作中存在困难，大量有价值的历史档案的鉴定工作尚未完成，档案开放利用自然无从谈起。这严重影响了公众利用档案的热情。

第四，公众信息权意识薄弱导致档案信息需求低迷。档案信息权又称档案知情权、档案获取权，是指社会成员拥有自由平等地获取、利用和传递档案信息的权利，其权利意识包括权利认知意识和权利主张意识[6]。目前，公众虽然拥有档案信息利用权，但对权利的行使并无自觉，也就是信息权意识意识薄弱，这导致了公众档案信息需求低迷。

第五，公众档案信息利用经历缺少正反馈。由于年龄、地区和文化层次的差异，公众个体的档案利用能力各不相同，部分用户难以判断其所需信息的范围及相关资源的分布情况，甚至不知道如何快速便捷地获取信息[7]。而提供档案利用服务作为功能性服务，档案提供者的劳动是否有价值，完全取决于利用者的需求是否能够得到满足[8]，但当前档案利用程序的复杂性造成了档案提供者，即档案馆工作人员即使付出了艰辛的劳动，公众需求却难以得到满足的现象。

4 以公众档案需求强化档案事业发展的路径

计划变革理论创始人库尔特·卢因认为，组织的变革要经历原有组织平衡状态被打破，即解冻，接着推行变革措施，出现新的状态后要再加以冻结[9]，以维持变革稳定性的过程。强化公众档案需求，无异于一场深刻的组织变革，同样也可以由“解冻——激发、变革——响应、再冻结——稳固”三个阶段来实现（如图1）。

图1 公众档案需求强化档案事业发展的路径

4.1 解冻——激发公众档案需求

解冻需要激发足够的变革迫切感，并减少变革中的阻碍，从而打破目前的状态。激发公众档案需求，首先要唤醒公众的隐性需求。

4.1.1 强化需求动机

变革的迫切感来源于强烈的动机，因为动机是激发人们进行活动的心理层次上的原因[10]，也是根本原因。对于综合档案馆来说，应在档案宣传方面借助传统媒体和新媒体，通过“6·9国际档案日”和其他纪念日进行档案公布与档案开放，并揭示档案与政治生活、社会活动及经济文化的关联度，辅以相关活动，让公众了解档案的形式特征与信息价值，拉近档案与公众的距离，从而增强公众档案需求。此外，综合档案馆应加强家庭档案建设，积极指导公众建立家庭档案并利用好家庭档案，以有效提升公众档案需求。另外，机关、企事业单位可在其管理规章内纳入档案管理工作的相关要求，明确工作模式与方法、明晰工作职责，这样可以有效拉动公众档案需求。

4.1.2 弱化需求障碍

变革的过程之所以艰难，是因为组织中还存有变革的制动力。在激发公众档案需求的过程中，只有弱化在信息公开、信息共享、利用途径、需求主体知识水平等多方面的障碍，才能有效减弱激发公众需求的制动力。我国需要充分借鉴发达国家信息无障碍立法的经验，制定符合我国国情的档案信息无障碍利用法规[11]，以此加强档案信息公开程度，强化公民的信息权；同时还要提升档案资源的系统性、丰富性和亲民度，进而完善与档案信息资源建设相关的标准体系，真正促进档案资源共享。此外，综合档案馆应摒弃繁琐的档案利用程序，可通过电子身份认证等手段增强信档案利用的便捷性，并建立适用于不同年龄层次、不同类型群体的档案利用平台，切实保障社会公众，特别是弱势群体的档案信息利用权。

4.1.3 发挥小众引力

在群体动力学的研究中，卢因发现团体规模的大小是决定其成员参与程度和人数的主要因素，群体规模越大，成员参与程度越高。同理，公众对档案显性需求越多，越能激发隐性需求，因此发挥小众引力尤为重要。从群体对个人的作用来看，集体能产生高度的无私和奉献精神[12]，群体的从众性也会淹没个体的自私性，这样能够降低社会公众对于新状态的排斥、减少对旧状态的依恋。当公众需求的驱动力增强、制动力减弱时，社会公众的隐性档案需求就会进入相对活跃的“档案兴奋时期”。因此，只有通过小众示范引发档案需求效应不断放大，公众知档、用档和关心档案事业才能蔚然成风。

4.2 变革——响应公众档案需求

变革是通过具体措施，使成员形成新的态度和行为的过程。当公众对待档案的态度从自发到自觉、从被激励转变为自觉时，响应公众需求便水到渠成了。

社会生活的多元化使公众对档案信息的需求呈现多样性，因而构建多元化的档案资源体系是响应公众需求的首要条件。综合档案馆要加强档案资源体系建设，并增强档案资源与公众生活的耦合度，此其一。其二，要注重开发特色档案产品，依据档案馆所处区域的文化特色开发档案产品，如，武汉市档案馆开发了关于武昌首义的档案产品、苏州市档案馆开发了与丝绸类知识相关的档案产品，等等，都产生了较好影响，并形成了一定的公众关注度。其三，充分利用新媒体优势开展档案文化宣传，如，档案馆可以开发APP宣传档案文化，更好地展示档案的历史感，并且使得档案信息的传播更为专业和个性化；也可以通过微信培育公众对档案休闲娱乐功能的需求。需要注意的是，实现变革的前提应当是档案馆将服务公众作为工作的出发点和落脚点之一，档案馆开展档案文化宣传、多途径提供档案利用服务，这些工作都需要建立在对公众的档案责任和档案关怀之上。

4.3 再冻结——稳固公众档案需求

组织逐渐转向新的状态之后，需要通过“再冻结”将其稳定在新的平衡状态上。公众档案需求的稳固可以从全面构建反馈机制，以及制定并完善档案工作标准制度两方面来实现。

首先，当公众需求由隐性被激发为显性并得到有效的需求响应之后，构建反馈机制显得尤为重要，一方面可以通过对档案信息利用状况的数据进行分析，获取有关档案资源建设的参照系，并通过采集档案用户意见获知需求响应效果或满意度；另一方面可以建设交流平台鼓励公众对档案工作进行评论，由此获得间接的公众需求信息。此外公众参与评论还能发挥一定的公众监督作用，有助于档案馆提升工作质量、提高工作效率。其次，随着当前科学技术的发展，档案的类型发生了变化，因而档案管理工作的方式方法也发生了巨大变化。要制定符合时代发展要求的档案工作标准制度，从而完善档案资源体系结构，规范档案事业的开展。

注释与参考文献：

[1]朱桂玲. 网络环境下档案馆用户信息需求与服务策略研究[D]. 四川大学硕士学位论文. 2007. 18.

[2]王运彬. 基于客观环境的档案用户需求变化规律研究[J]. 档案学通讯, 2010(3):28-31.

[3]覃兆刿. 双元价值观的视野——中国档案事业的传统与现代化[M]. 北京:中国档案出版社, 2003. 7-8.

[4]吕瑞花, 覃兆刿. 基于“活化”理论的科技名人档案开发研究[J]. 档案学研究, 2015(4):4-7.

[5]胡燕. 公众档案利用行为现状的调查分析——基于苏州市民的调查[J]. 档案学通讯, 2014(5):4-10.

[6]张林华. 论我国公民档案信息权意识的嬗变[J].档案学研究, 2014(6):15-19.

[7]杨惠桃. 政府信息公开环境下档案用户信息需求与服务研究[D]. 广西民族大学硕士学位论文. 2011. 27-31.

[8]徐亮. 档案利用过程的“倒立金字塔”现象的发生和克服——以高校档案馆为例[J]. 档案学研究,2009(2):26-28.

[9]Kurt Lewin. Frontiers in Group Dynamics, Part I. Concept, Method and Reality in Social Science: Social Equilibria and Social Change [J]. Human Relations,1947: 5-41.

[10]吴琼. 档案用户利用心理研究[D]. 安徽大学硕士学位论文. 2012. 17.

[11]肖文建, 陈丽娜等. 我国档案网站信息无障碍利用的现状与对策[J]. 档案学研究, 2013(4):42-46.

[12]黄建钢. 群体心态论[M]. 浙江:浙江大学出版社, 2004.191-221.