探究高校档案管理工作的服务创新

许卓

【摘要】服务意识可以被视为档案管理体系中重要的组成部分，也是推动高校档案管理工作实现可持续发展目标的内驱动力之一。本文作者在分析目前高校档案管理服务存在的不足，在此基础上提出相关优化对策，旨在全面提升高校档案管理工作的服务意识与服务水平，使高校档案管理工作平稳、有效的发展与运行。

【关键词】高校 档案管理 服务创新 探究

档案管理是我国档案事业运行过程中的重要环节之一，相关人员对档案资料进行安全有效的管理，并为有需求的人提供切实的服务。而目前我国高校档案管理工作开展的现状并不乐观，服务意识的缺乏、服务内容的匮乏，势必降低高校档案管理工作的质量，正因如此积极对高校档案管理工作的服务模式进行创新，是档案管理者首要落实的工作任务，也是档案事业工作中急需探究的问题。

一、分析高校档案管理服务的实际情况

1.对档案管理工作缺乏重视

一直以来，高校管理者都将本校档案管理工作视为对档案资料的储藏和保管，只有达到资料不遗失、内容不外泄、信息能够查询到以及可以外调的效果就可以了，这是对档案管理工作现实价值的埋没，此时很多高校档案管理工作形成了“重在说，档案资料的排列、管理以及应用流于形式化”的格局；

2.管理方式与手段滞后，管理力度不足

目前，我国大部分高校档案管理者都不是专业人员，也没有被定期的去组织参加专业技能培训活动，此时他们对档案资料管理的方法缺乏科学性与先进性也是必然的，再加上对档案管理工作重要性认识得不够充分，因此，在对档案资料进行采集、鉴别、整理、归档等工序之时漏洞百出，有的管理员可能会因为错过最佳的资料采集时间而没有将关键性的档案资料收集到档案馆内，这对高校档案事业的发展与运行造成阻碍；

3.高校对档案管理工作投入的经费不够

这主要表现在高校档案馆内硬件设施不足，难以满足档案管理者的工作需求，最终造成档案管理工作效率低下的后果；此外经费投入不足还体现在高校没有对档案馆内设施进行定期的检查、维修以及保养，设备的更新更是无从谈起，那么经费投入量不够便成为了高校档案管理事业发展的重大制约因素之一。

二、高校档案管理工作服务创新的对策

1.转变管理观念是服务创新的基础

半封闭档案资源管理环境的建设，导致档案管理者出现观念陈旧、死板、服务理念弱化与淡薄的思维模式，因此，为了实现档案管理工作服务创新的目标，使管理者观念发生转型是必要的，只有这样建档、管档、查询以及归档工作环节才不会生硬化，管理者积极的对档案資源进行挖掘；为了全面优化档案资料的开发与利用效率，应该积极的运用开放式、个性化等多样化的服务手段。

档案管理者管理理念的转变可以在以下几方面体现：一是思维方式上的创新，不再是坐等用户上门，而是坚持“用户至上、主动效劳”的服务原则；二是以开放式的服务观念代替封闭化的服务观念，强化档案管理部门内部合作关系的基础上，把档案管理工作与高校各项活动相互渗透，不断地拓展档案资料推广的范围，将为社会群体和广大公众提供高校档案资源这一服务内容看做是分内职责；三是为了使档案管理服务工作实现创新的目标，管理者不应该仅仅凭借传统经验开展管理工作，依据工作职能变化的情况，对服务领域进行拓展同时对服务对象提出全新的标准；

2.建设健全现代化服务体系是档案管理服务创新的关键

此时要求档案管理者具有标准化的执业技能，同时对计算机系统能有效的操控，这样就可以在计算机与网络技术的辅助下，使传统的手工管理模式转型为现代化管理方式，此时档案管理服务的质量势必会大幅度的提升；

为了建立健全现代化服务体系，可以从以下两方面入手：一方面是加快对高校档案网页构建的速率，不断的填充网站的内容，而档案网页的构建是建立在用户需求基础上的，适时的为使用者提供切实的服务，例如信息介绍的服务内容，主要包括高校档案馆的实况、具体服务项目以及方案管理程序等，现代化服务体系中的信息咨询服务可以使用户在档案管理网页上借助E-mail等渠道，能够与档案管理者实现信息沟通的目标；服务内容还包括对信息的开发、网络导航等；另一方面是全面落实高校档案数字化管理工作，首先做好对现有馆藏档案的数字化管理工作，档案管理者对档案资料有序整理，分级鉴别；继而落实档案进馆的数字化建设工作，在高校校园网的辅助下，使电子档案文件在网上落实传递、保管、立卷、归档以及查找等工作更具便捷性。

3.完善档案管理方式以及实现服务内容的创新

此时要求高校档案管理者明确不同阶段档案管理工作存在的意义以及发展的特点，有针对性的对本校档案管理服务提出有效的策略，使档案管理人员应用不同的管理方式去达到共同追求的目标，服务内容上的创新是指高校档案管理的结构参照实际状况做出科学的调度与改进，扩大档案资源征集以及接纳的范畴，最终落实高校档案结构体系框架的完善工作，此时多样式的服务形式并存，共同推进高校档案事业的快速、有效发展。

三、探究高校档案管理工作服务创新发挥的意义

概括的讲，高校档案管理的服务创新是高校教学以及管理等各项工作顺利运转的基础条件，服务的创新是档案管理工作效率提升的重要保障。管理者在对高校档案管理工作服务改革与创新进行研究的进程中，势必会面临很多新问题、新挑战，但是在高校教育改革的进程中，档案管理模式就会逐渐的与本校教育管理形式建立有效的纽带，此时档案管理工作就会切实的为高校教育服务，那么高校档案管理工作彰显服务性与创新性的光辉，为高校整体事业的发展添砖加瓦。

服务理念是高校档案管理工作不可缺少的组成成分，也是推动其自身稳定而有效发展的关键性因素。本文作者对现阶段高校档案管理工作的面貌进行全面的分析，并阐述了管理服务创新发挥的现实意义，认为高校档案管理工作的服务创新将会成为未来教育事业发展与建设的重要保障之一，因此在这条任重道远的档案资源管理的历程中，管理者应该树立时刻创新的思维理念，在实践中不断的应用新兴的管理手段，有放矢的服务内容进行调整与创新，使高校档案管理工作散发出异样的光辉。

参考文献：

[1]吴珊.基于服务意识下的高校档案管理工作探究[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版），2014，08：222-223.

[2]徐盈.高校档案管理工作服务创新思考[J].人才资源开发，2016，08：181.