浅析如何加强财务档案管理信息化建设

徐怀洲

【摘要】当前时代是一个信息化快速发展的时代，电子计算机已成为人们生活中十分普遍的事物，而利用计算机及相应管理系统结合而产生的信息化管理技术也在社会各个领域得到了有效的应用，并很大程度上提高了各项工作管理的效率，财务档案管理作为现代企事业单位的重要工作部分，加强其信息化建设也成为了当前时代发展所提出的必然要求。

【关键词】财务档案 档案管理 信息化建设

财务档案管理的信息化建设不仅能够有效的提高财务档案管理的现代水平，还能够大大降低以往人工管理模式下管理工作人员的工作压力，提高财务信息数据处理的效率与质量，对于更好的发挥财务档案信息的重要价值有着积极的意义。本文将围绕如何加强财务档案管理信息化建设的问题展开分析与探究。

一、加强财务档案管理信息化建设的必要性

（一）是应对新时期财务档案管理工作发展形势的必然要求

随着社会发展速度的不断加快，现阶段的财务管理工作与以往已经有了很大的差异，财务档案信息的价值与意义得到很大的扩展，不仅仅只是财务活动的简单信息记录，更发挥着指导企事业单位发展决策，帮助企事业单位优化经营发展策略等重要的任务，因此，财务管理工作的内容也相对有所增加。同时，单纯从财务活动方面来看，现代企事业单位，尤其是一些大型企业其业务量十分巨大，所涉及的财务活动及所产生的相关财务信息量更是极为庞大，面对这样的信息处理需求，单纯依靠传统人工管理往往难以完成，其不仅对于财务管理工作人员的精神和体力是一项挑战，同时也容易因人为方面的不确定因素，造成失误，导致财务档案信息失真，更无法实现人力资源的优化配置。为充分保障财务档案管理工作的质量与可靠性，加强财务档案管理信息化建设具有很大的必要性。

（二）由信息化档案自身的一系列优势所决定

信息化档案相较于传统纸质文件档案而言具有一系列明显的优势，其首先体现在存储方面，相较于纸质档案占用空间大、存储信息量少、易损坏、修改备份复杂、查找困难等缺点，信息化档案已数据形式存储各类财务信息，主要存储设备包括磁盘、光盘等，不仅体积小巧，便于携带存储，同时其内部存储数据信息量要远远高于纸质档案同体积载体百倍甚至更多，加之信息化档案可以利用各种的数据格式与相应软件，实现对不同类别的财务信息的分类存储于管理，在对信息的查找与修改、添加与删除等操作上都十分便捷，备份也十分简单，这些对于提高档案信息的管理效率，提升其利用价值，降低管理压力与成本都有着积极地作用。其次，信息化档案可以通过网络通讯渠道轻松实现信息的共享，在信息参照、审核，远程会议应用等方面都能够便捷高效的实现，避免了传统管理方式下繁杂冗余的中间环节影响工作效率与质量，也降低档案丢失、损坏所带来的风险。

二、财务档案信息化建设的主要内容

（一）建立、整理及挖掘数据

档案信息数字化为档案控制过程内非常关键的前提，另外的所有活动均将数字化当作关键前提。原有的档案往往通过纸张进行保管，为了不断提高档案信息化水平，一定要朝数字化档案控制进行过渡。以后财务档案信息往往从财务档案室内获得，为信息保管、控制、处理、查询、检索、传递的关键地点。

（二）建立可靠的信息网络

财务档案的价值应通过使用来充分发挥，而可靠地信息网络是保证档案有效利用的基础和关键，财务档案信息网络建设既要建立完整的数据体系，同时还要通过联机与网络通讯渠道实现数据共享和利用，在提高工作效率的同时，实现信息资源的优化配置，以及对财务档案的有效控制。

（三）建立成熟的辅助决策系统

财务档案数据能够为公司负责人、机构、相关工作者开展工作奠定坚实基础。因为工作量大，标准比较苛刻，所以应当借助相关辅助决策系统。将控制科学、电脑科学、行为科学还有控制论当作前提，营造决策辅助机制。通过这种方式不断增强财务决策能力。

三、加强财务档案管理信息化建设的有效措施

（一）与时俱进 更新管理观念

信息化建设不仅仅是计算机设备等物质条件的建设，同时也需要先进的管理观念来有效驱动，因此，在进行财务档案管理信息化建设的同时，相关管理人员必须同时加强对管理观念的更新，应把握管理技术发展的形势，紧跟时代进步的趋势，尽快形成与信息化时代相适应的财务档案管理理念，提高对财务档案管理信息化的认识与重视，充分发挥新的信息化管理技术的价值，并加强对自身现代化财务档案管理技术与知识的更新与强化，提高自身信息化系统的操作与应用水平，增强自身应对和解决新管理模式下出现的新问题的能力，从而保证财务档案管理信息化建设的价值实现。

（二）突出实效 充分发挥价值

实效性是检验财务档案管理信息化程度的重要指标，这也要求在进行财务档案管理信息化建设的过程中，应充分把握信息化管理实效性的内涵，从自身工作的实际需要与发展需求的角度出发，确保信息化建设开展的科学性，提高管理的规范性，在进行相应的软硬件系统建设的过程中，也要与管理工作的实际相结合，确保信息化建设与财务档案管理工作相适应，实现物尽其用，充分发挥出信息化管理的价值。

（三）多管齐下 严把安全关口

信息化管理模式也要面对一系列新的安全隐患问题，既包括内部威胁，也包括外部挑战，而财务档案信息大都具有重要的价值，保证其安全性至关重要。基于此，在进行财务档案管理信息化建设的过程中，必须要加强信息网络安全的建设，应从多种渠道共同着手全面提高网络安全性。首先，为避免档案信息丢失所造成的损失，应及时做好重要数据信息的备份工作，且至少要做好双重备份。其次，要加强内部管理工作，严格对信息化系统操作的管理，合理设置操作权限，并对相应操作进行记录，防止内部人员篡改、泄露财务信息，造成严重损失。再次，要加强对信息归档、数据整理的规范化管理，及时进行系统维护与软硬件升级，定期进行档案的审核，以保证系统内信息存储的安全性域完整性。最后，要加强网络防火墙建设，并要做好财务档案信息加密工作，采用现代化的信息加密技术，保证网络环境的安全性，防治外部网络入侵所造成的安全威胁，以及信息传输过程中被截获、破解所造成危害与损失。

参考文献

[1]郑姣.浅议财务档案信息化管理[J].四川水利，2011（04）.

[2]杜巍，叶娜，余雪花.财务档案管理中存在的问题和对策探究[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2015（05）.