大数据时代背景下高校档案信息化管理的研究

2016-05-14庞碧霞

中小企业管理与科技·下旬刊 2016年5期

庞碧霞

摘要：档案的信息化管理是时代发展的大趋势，也是推动高校工作变革的时代要求。当前，互联网、云计算、大数据及信息管理体系的成熟为高校档案的信息化管理提供了可靠的技术支持。国家的发展政策“大众创业、万众创新，以互联网+推进政府简政放权，提升政府服务水平，变政府端菜为公民点菜”为档案的信息化管理提供了政策支持。为了适应高校档案的现代化管理需要，实现高校档案工作各个环节标准化、规范化是推进我国高校档案信息化管理的必经之路。

关键词：大数据；时代背景；档案信息化；管理研究

中图分类号： G270.7 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）15-34-2

1 基础理论知识

1.1 高校档案

高校档案是一项基础性的管理工作，同时又是一项服务性工作，因而很难产生明显的直接的经济效益，所以在学校工作大舞台上，它是一项默默无闻、专为他人“铺路”、当配角的工作。

1.2 高校档案信息化

高校档案信息化就是指利用信息化技术对高校档案进行有序化储存、整合，从而大幅提高高校档案管理的效率，并使之成为一种信息资源来更好地服务社会。

1.3 高校档案信息化管理

信息化管理就是指在信息化的基础上，建立一个统一的高校档案管理工作规范，规范应该囊括高校档案管理的全过程，包括档案的收集、归档、利用与维护等方面。

1.4 大数据

大数据是指所涉取的数据资料数量巨大以致于目前的主流数据处理软件无法处理，它是一个概念，由各种形式的数据组成。如果在合理的时间内获取并处理这些数据就能够为决策提供有力的支持。

2 当前高校档案信息化管理所面临的挑战与存在的问题

2.1 面临的挑战

首先，高校档案的信息化管理要面临理论方面的挑战。这些理论包括产生新来源观、宏观鉴定理论、文件连续体理论等。高校档案的信息化管理必定要催生新一轮基础理论的变革。

其次，高校档案的信息化管理要面临信息资源管理的挑战。当前已经到了大数据时代，高校档案信息量的几何型增长使现有的信息化管理手段难以应对。大数据时代的特点不是信息匮乏而是信息泛滥，因此，如何在海量信息中挖掘出有价值的信息，并实现档案数据的安全性与可读性，是档案信息化管理所面临的又一挑战。

最后，高校档案的信息化管理要面临业务环节的新挑战。在大数据时代，高校档案的归集是实时的、自动的。对档案的管理使用的是云平台，通过计算与分析，实现为企业、社会创造价值的目的。而这样的模式是前所未有的，它对以往的信息管理模式提出了新的挑战。

2.2 存在的问题

首先是信息孤岛。当前我国还没有建立全国统一的高校档案数据库，虽然很多省、市、县（区）都建立了各自的高校档案数据库，并积极尝试了高校档案的信息化管理，但缺乏统一的信息平台和数据库，直接导致区域与区域之间的信息资源不能共享，信息资源不能充分利用，没有实现档案信息化管理的最终目的——数据共享。

其次是供求鸿沟，也就是高校档案信息资源的供求关系不对称。由于高校档案实施属地管理，各行政辖区的档案归属于本行政辖区的档案库集中存放，这就导致了高校档案信息查询难问题，容易使档案库管理人员滋生“懒政”思想。在这种情况下，跨地域、跨系统的利用高校档案非常困难，严重地制约了高校档案信息资源的价值发挥。

再次是高校档案管理意识淡薄。高校档案开展信息化管理多年以来，在高校管理部门得到了充分的认知和重视，但高校意识在整个政府体系没有得到认可，单凭高校部门孤军奋战，高校档案的大数据时代信息管理很难实现。除此之外，在实际工作中，高校管理部门是很少有话语权的，加之其他部门并不重视，档案管理的信息化人员在非常有限的人力资源下很难应对高校档案的海量数据，档案的归集与共享很难实现。

最后是高校档案信息化管理的软实力与硬环境不匹配。开展信息化管理，上设备、开发软件以及制定政策都相对容易，而人员素质的提升是非常困难的，这成为阻碍档案信息化管理的最大难题。

3 加快我国高校档案信息化管理建议与对策

3.1 建立高校档案信息化管理的相关法律法规

虽然国家档案局与教育部在2008年发布了《高等院校档案管理办法》整理规范，但面对我国各地域不同的复杂环境，各地方的业务执行标准与流程却不尽相同。因此，建议加快高校档案信息化管理的法律建设步伐，用法律的手段规范与强制高校档案的信息化管理实施统一标准与规范，实现高校档案信息的高利用，促进我国档案信息化管理稳健而科学地发展。

3.2 采用先进的信息化管理手段

首先是使用云计算技术。

当前，云计算技术是处理大数据的主流技术，它能够对大量的数据端口进行反应，从而对大数据进行分析，提炼出人们需要的数据或计算待遇。云计算技术有几大优点：一是成本低；二是虚拟化程度强，只需一台计算机或手机，用户就可以通过互联网获取需要的一切信息；三是灵活性强，用户可根据需要自行定制个性化服务；四是存储能力强，在同等设备条件下，云存储远超传统存储设备。

其次是使用数据挖掘技术。

高校档案已经进入大数据时代，在短时内获取有价值的信息需要使用数据挖掘技术。在统计档案利用人员时，可通过对这类人的知识水平、数据喜好以及性格等进行数据分析，然后将挖掘出来的信息存储到档案管理系统，这样档案管理人员就可以根据用户喜好来提供个性化服务。除此，还可以在门户网站完成数据挖掘工作，在客户端将用于得每一步操作进行记录，然后对这些数据进行分类、汇总、分析，得出结论然后存储到数据库，为用户提供个性化服务提供依据。

最后是使用电子标签。

电子标签是一个芯片，将档案信息植入这个芯片，档案管理软件就可以在一定范围内实现对档案信息的自动管理。使用电子标签不仅可以快速提升档案的读取、登记等工作，而且电子标签的唯一性还可以作为用户的标识，可以更好的应用于档案的利用、统计等工作，大幅提升高校档案管理的工作效率。

3.3 建立统一的高校档案信息化管理体系

有了好的信息化技术支持，还需要有与之相匹配的信息化管理体系。要建立全国统一的高校档案信息化管理，就要有全国统一的信息化管理体系。笔者认为：

国家应建立统一的高校档案管理信息系统，建立统一的集团数据库，实施高校档案信息全国共享。同时，为了更好地服务师生，应为每个师生建立一个账号，该账号就是身份证号。院校、教师、学员皆可通过该系统查询、参加各种活动，查询个人档案信息。

3.4 加强高校档案信息化管理的知识宣传与队伍建设

可以说，准入档案管理系统是全体师生必要之路，这涉及每个人的切身利益。因此，实现在大数据下高校档案的信息化管理需要每个人的共同努力。高校管理部门应加大宣传力度，提升高校档案信息化管理的全民意识，这样才能提升我国高校档案信息化管理的软实力。

此外，还要加强对高校档案管理人员的队伍建设。高校管理部门要制定档案信息化管理工作的发展规划，培养综合技术人才，健全用人机制，充分发挥档案管理人员的积极性，提高档案管理员爱岗敬业、钻研业务的积极性、主动性和创新性。

4 结语

在大数据时代，高校档案的信息化管理是高校事业发展的基础。笔者根据当前我国高校档案信息化管理所面临的挑战及存在的问题，从国家政策、信息化技术使用、标准体系的利用及全民意识与档案信息管理队伍的建设四个方面提出了解决方案，以期能为我国的高校档案信息化管理建设提供支持和帮助。

参考文献

[1] 鲁纪红.浅谈新时期如何做好档案管理工作[J].现代经济（现代物业中旬刊），2012.7.