简论基层检察机关诉讼档案的利用

邱黎晶

当前基层检察机关在诉讼档案的利用方面很积极，以大余县人民检察院为例，主要有四方面有利因素。一是领导重视，管理规范。大余县人民检察院高度重视诉讼档案管理工作，经常了解指导档案归档整理利用工作，建设了以办公室为主，其他各部门齐抓共管的档案管理网络，把档案管理工作和业务工作同部署、同考核，不断完善诉讼档案利用机制，为诉讼档案利用奠定了坚实的基础。二是制度健全，落实到位。大余县人民检察院坚持用制度管案管人管事，制定了以岗位责任制、档案归档、保管、保密、利用为主要内容的档案制度体系，严格按照制度开展诉讼档案利用工作，并本着为检察业务工作服务的工作原则，在制度程序范围内简化诉讼档案利用流程，提高诉讼档案利用效率。三是设施齐全，信息化水平高。大余县人民检察院技侦大楼建设之初就专门为档案室建设作出了科学规划，严格按照“三室分开、集中管理”的原则设置了档案库房、整理、办公阅览室，并配备了密集架、避光窗帘、消毒柜、灭火器等诉讼档案保管、保护设备，同时配备了防磁柜、复印机、扫描仪、数码相机、档案专用服务器等设备，提升了信息化建设的硬件水平，并在3Hmis综合档案管理系统上建立了档案管理数据库，实现检察档案纸质与电子两套化管理，档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用。四是干警档案利用与工作结合意识增强。随着对办案能力与办案责任的要求不断提高，检察干警通过查借阅诉讼档案获得办案指导的意识正逐步增强，为推动诉讼档案利用工作提供了动力。

但同时，诉讼档案的利用也存在一些制约因素。一是少量诉讼档案长期滞留业务科室。按照《诉讼档案归档制度》规定，诉讼案卷应于结案后翌年6月底前向档案室移交归档。从近三年归档情况看，大部分案卷能够按期归档，但有少量案卷不仅超期，还须经档案员多次催要才予以归档，另一方面，诸如因案卷质量检查工作而借出的案卷不能及时归还，部分科室内勤不固定，整理归档案卷工作职责不明确等因素的影响，从源头上阻碍了诉讼档案的利用。二是诉讼案卷归档编号录入系统不到位。诉讼档案归档编号须同一案件的侦查、批捕、起诉案卷归同一档案号，归同一档案盒，在诉讼档案未全面收集到位的情况下，造成仍有部分案卷处于待归档状态，影响归档编号录入检索系统工作，相应的也不同程度降低利用过程中的调卷效率。三是案卷检索方式单一，检索效率有待提高。大余县人民检察院现存档案近5000卷，其中仅对2000年后的诉讼档案进行了3Hmis系统录入，其余诉讼档案只能通过手工查阅的方式进行利用。四是诉讼档案利用方式单一。大余县人民检察院档案室主要向利用者提供诉讼档案的查阅、借阅等服务，利用的方式相对消极被动，虽然根据工作需要每年编制编研材料，但对档案资源进行系统开发利用少，对诉讼档案的利用价值缺乏深入挖掘。

针对这些问题，可从五方面入手改进诉讼档案利用。一是完善配套制度，加强制度建设。健全诉讼档案利用工作机制，具体包括档案收集、整理、归档各环节制度以及明确岗位责任、奖惩措施等，并在工作中严格落实，用制度保障档案利用来源。结合检察实际，总结经验，进一步完善诉讼档案利用制度，统一诉讼档案提供利用权责，提升诉讼档案管理水平。二是加强组织培训，提升业务水平。要切实加强诉讼档案管理工作人员专业技术培训，更新档案工作人员知识，提升档案工作人员（包括各部门内勤）工作专业技能，为诉讼档案利用工作水平的提高奠定坚实的人才基础。三是规范流程管理，提高利用效率。要进一步规范诉讼档案利用流程，简化利用手续，为档案利用工作提供便利。同时，严格按照保密有关规定，提醒监督利用者在查借阅诉讼档案时，注意遵守保密规定，对借阅到期的诉讼案卷，及时催还。四是注重日常维护，保障基础设施。在配齐配全档案基础设施的基础上，应规范操作各项设备，定期维护，按要求更换防霉防潮药包，做好库存档案的保管、保护工作。五是更新利用理念，挖掘深层价值。针对越来越强烈的诉讼档案利用需求，档案管理要及时创造条件，开展历史旧存诉讼档案的数字化加工工作，推动诉讼档案利用方式多元化，特别是充分利用档案局域网系统，并在条件成熟的情况下，对3Hmis系统进行升级，和统一业务软件系统的运用结合起来，以更强大的支撑平台推进检察机关档案信息化建设，提高诉讼档案资源利用效率。同时，要注重诉讼档案利用价值深入挖掘，适当组织开展诉讼档案编研工作，实现利用价值最大化。