新形势下高校档案“三个体系”建设浅析

【摘要】浅析新形势下高校建立覆盖全校的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系和档案安全保密的档案安全体系。

【关键词】新形势；高校档案；档案体系

2014年2月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号），文中提出要“建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、建立健全方便人民群众的档案利用体系、建立健全确保档案安全保密的档案安全体系”。这是继2008年中央档案馆馆长、国家档案局局长杨冬权在全国档案工作会议上提出档案工作要建立“覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系”战略任务和2010年5月，全国档案安全体系建设工作会议在四川召开，部署“建立确保档案安全保密的档案安全体系”后出台的一个重要文件。

一、高校档案资源体系

档案资源，是指保障一个国家或社会档案事业发展和档案工作开展的，各种社会条件以及由档案事业和档案工作自身对社会产生的各种作用和影响因素的总合。高校建立覆盖全校的档案资源体系，一要完善归档制度。二要加大档案收集归档力度，保障档案归档及时、齐全。

（一）完善归档制度。根据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家档案局第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》和教育部国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》及时修订各类文件材料的归档范围和保管期限表，并报档案行政管理部门审核后实施。

（二）加大档案收集归档力度。在学校成立专项工作的同时确保建立档案与开展专项工作同步进行，加强对各学校职能部门对档案归档工作的指导，特别是重点工作、重大活动、重大事件等，档案部门要及时对各部门兼职档案员进行指导，必要时开展培训。

二、高校档案利用体系

随着学校的发展以及社会的不断进步，档案的数量也在不断地增多，办公自动化乃至无纸化办公的实现，档案利用作为档案工作的出发点和归宿，面临着新的挑战。档案工作人员要改变“等客上门”等被动的利用服务方式，在做好来室查阅接待工作的同时，主动围绕学校发展，有计划地开发档案信息资源，在更大范围内去实现档案的价值。

（一）提高服务意识。自觉主动做好服务工作的一种观念和愿望，它发自服务人员的内心。服务意识的内涵是：它是发自服务人员内心的；它是服务人员的一种本能和习惯；它是可以通过培养、教育训练形成的。具有服务意识的人，能够把自己利益的实现建立在服务别人的基础之上，能够把利己和利他行为有机协调起来，常常表现出“以别人为中心”的倾向。因为他们知道，只有首先以别人为中心，服务别人，才能体现出自己存在的价值，才能得到别人对自己的服务。服务意识也是以别人为中心的意识。

（二）做好档案文件汇编。文件汇编是根据一定的工作需要，按照确定的题目，收集并选择有参考价值的档案原件的复制件或重份件，依据一定的体例和要求进行加工编排而组成的文件集合，在规定范围内使用或公开出版的参考资料。可按照学校发文、档案使用率较高的文件按专题做成汇编方便利用。如学校的发文、规章制度、教师评优评先、学生评优评先、精品课程建设、重点专业建设、教学成果奖、毕业生就业率等档案文件做成文件汇编。这样，一来可保护档案原件避免遭到磨损、损坏。二来查阅速度快，不需去库房，直接查阅文件汇编就可使用。

（三）开发档案信息资源。提供档案原件用作凭证，但大多数情况下，人们利用档案只是获取信息内容就能解决问题，不一定非要接触到档案原件。比如每年的年终考核、教师的评优评先，只需知道每一年都有哪些人获得优秀，以便参考；精品课程、专业建设、教学成果等情况也只需知道国家级、省级、市级有哪些奖、获得年份、具体项目。这些在日常工作中常常需要参考的（特别是每年的申报职称、工资晋升等工作），档案工作人员如把这些档案的信息统计出来，并通过网络放在学院网站或者办公自动化网站上，教师们随时就可查阅，无需到档案室查阅。

（四）推进传统载体档案数字化。由于学校经费的限制，不可能一下把原有档案全部转化为数字化信息直接提供利用，只有采取先文书档案后专门档案或者先利用率高后利用率低两种形式逐步将传统载体档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换。结合档案管理系统或办公自动化融为一体使教职工通过网络查阅利用开放档案，不受时间、地域和文件数量的限制。

三、高校档案安全体系

档案安全体系建设包含三个层面：一是确保档案实体的安全；二是确保档案信息的安全；三是确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。

（一）建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。人防，建立健全各项档案安全保密制度，用制度管人，靠制度办事。出台多种管理制度和业务规范，建立健全档案的接收、整理、保密、保管、借阅、查阅、利用、统计、鉴定、安全保卫等制度。 物防，切实改善档案保管保密的硬件条件。安装自动消防、自动温湿度控制系统、消毒柜、防磁柜等现代化设施。 技防，综合运用技术手段确保档案的安全保密。实行对每一查阅人从查阅登记到查阅完结进行全程跟踪记录。数据安全上，采取了数据库备份、异地备份等，确保档案的数据安全。

（二）建立完善档案安全应急管理制度。建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，制定应急预案，把档案馆（室）列入重点保护范围，确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置，把损失降到最低限度。

【参考文献】

[1]郭红霞.新形势下高职院校档案利用工作的提升与拓展[J].读与写.2016（4）：357.

[2]中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》.中国档案报.2014-5-5.

[3]王尔欢. 档案“三个体系”建立探析. 重庆档案信息网.