事业单位档案管理中的保密以及有效方法

王红静

【摘要】档案是历史的见证，无论对于个人还是集体，档案都起着不可比拟的作用。我国事业单位档案管理制度虽然已经趋于完善，但由于存在档案管理人员保密意识不够、管理设备落后等情况，档案保密工作仍有诸多问题。本文针对事业单位档案保密工作中存在的问题，提出了提升工作人员保密意识、更新管理设备的解决方法。

【关键词】事业单位；档案；保密管理

我国档案制度的建立时间较长，档案管理制度也基本完善。公民个人的升学进修、工作就业、升职调级等都离不开档案，所以说档案对于个人的生存发展来说非常重要。事业单位因为所属行业的性质不同，其档案除了对于个人有着不可忽视的作用外，部分单位还有涉及国家机密的情况存在。很多事业单位的档案关系到单位的发展前途甚至国家的前途命运，如果这部分档案失泄密就会给单位国家带来无法弥补的损失。因此事业单位档案管理必须加强保密性，在保守国家秘密的同时，还要注重保障个人的隐私。

一、档案管理中保密的重要性

档案是客观记录历史的原始材料，历史重大事件（社会或个人）的真实还原。对于事业单位而言，档案的保密工作对个人和国家都具有重大意义。

（一）从个人角度来讲。档案是伴随个人一生的重要文件，是每个人寻找工作、晋升职称、入党评优等重大事件必不可少的重要凭证。同时档案中可能含有个人隐私，档案虽然不是私人物品，但仍然具有高度附属性：一个人一生只能有一份档案，每一份档案也只能属于一个人。因此，档案的保密工作涉及到个人隐私。在当今社会普遍重视隐私权的情况下，做不好档案保密工作就会损害个人隐私权，践踏法律尊严。

（二）从国家角度来讲。事业单位档案保密工作还会涉及到国家利益，影响国家安全。事业单位人员档案具有一定特殊性，这些单位职员的档案中可能会涉及国家重大事件或重大政策，档案中的这些信息一旦泄露，将会对国家的利益和社会的稳定产生极大影响。

二、事业单位档案保密工作现状

虽然事业单位档案管理制度已经基本完善，人们对档案也越来越重视，但就档案保密工作来讲，目前还存在着一些问题。

（一）档案管理人员保密意识不够。很多档案管理人员认为人事部门档案记录的基本都是职员的人生履历，保密性要求不高。这种片面性的认识导致许多人事部门存在档案随意放置、让外人随便进入档案室的情况。这种现象极易泄露档案机密，被不法分子利用，窃取个人隐私或国家机密，给个人和国家带来极大的损失。究其根源就是事业单位档案管理人员对档案保密工作的重视不够，保密意识不高。

（二）管理设备落后。我国的档案制度从建国初期就开始实施，很多档案存放设备和档案管理设备都存在着使用年限较长、破旧落后的情况。很多事业单位不重视档案管理工作，认为没有必要将有限的财政投入到看似没有什么用的档案管理部门，这就造成了目前事业单位档案管理设备落后的现状。一方面，档案长期处于混乱落后的状态下，档案资料很容易受到毁损。另一方面，落后的管理设备也无法有效地保证档案的隐私性，造成保密工作难以开展。

（三）档案存放杂乱，查找效率低下 。事业单位工作信息量大、涉及范围较广、档案分类存放工作复杂致使许多事业单位干脆将各种档案混在一起进行存放。某些单位当有人需要调用档案时，就让此人在混乱的档案堆中进行查找，这种让非工作人员进入档案室进行档案查找的做法，严重影响了事业单位档案管理的保密性，应当明令禁止。

三、事业单位档案保密管理的有效方法

（一）加强宣传教育，提升档案管理人员保密意识。应当组织开展保密工作学习专项活动，让事业单位档案工作人员认识到，档案的保密性不仅涉及到个人的隐私，还关乎国家的利益，从思想上解决相关工作人员保密意识浅薄的问题。另外还应建立档案保密工作奖惩制度，对于贯彻落实好档案保密工作的职员给予奖励，而对于缺乏保密意识的职员应进行批评教育。从制度和意识上双管齐下，加强档案管理工作的保密性，保护个人隐私，维护国家利益。

（二）更新管理设备和技术。年代久远的档案记录的史实都是国家的财富，它不仅记录着历史，还有这极其深远的现实意义，所以引进新设备，保护好这些珍贵的历史记录势在必行。更新管理设备所需的费用并不高，事业单位应当投入部分财力，将老旧的档案管理设备替换掉。有了干净整洁的档案管理设备，档案才能长时间保存，才能发挥出档案的服务功能。同时对于保密性较高的档案应当采用数字化、指纹识别等现代技术。

（三）分类存放，电脑检索。管理人员对待工作应当认真负责，在工作时间应当将档案分类整理，把档案按照不同文件类型、不同时间段进行分类放置。当利用者需要调阅档案时，应当有档案工作人员到档案库房进行检索，外人不能进入。有条件的事业单位可以建立信息化检索，利用电脑对档案进行检索，减少人工检索对档案的损坏，也可以加强档案的保密性。

四、结论

事业单位的档案保密工作是个长期而又艰巨的工作，需要全体档案管理工作人员持之以恒的努力，只有这样，事业单位档案管理才能实现的现代化，国家和个人的权益才能得到有效保障。