档案管理的现代化建设

郭亮

摘 要： 社会已经处于互联网、移动互联网时代，人们都会随时随地通过网络获取信息，并成为信息的制造者和传播者。在这个时代，不仅信息量呈现爆炸式增长，同时种类繁多。对于这些信息的收集、整理、存储和利用，迫切需要提升档案管理的现代化建设。

关键词：档案 管理 现代化 建设

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）07-0027-01

一、档案管理现代化建设的必要性

1.档案管理现代化是指运用现代信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。它包括：档案信息的标准化建设、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化。

2.传统档案管理工作，主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等，在科学技术突飞猛进、社会发展日新月异的今天，电子政务、电子商务日益普及，政务公开全面推行，对档案管理工作提出了更新更高的要求，传统档案管理方法弊端已突显。加快档案管理现代化步伐，适应时代需要，成为现代档案工作的一项重要内容，也是档案部门顺应时代发展的必然选择。

二、目前档案管理现代化建设存在的问题和困难

1.对档案管理现代化建设的认识不足。在一些单位中，领导的档案管理意识较为薄弱，存在重业务工作，轻档案管理。没有将档案管理视为一项重要工作，认为档案管理的现代化建设只是一个服务和辅助的工作。因为对档案管理现代化建设重要性程度不够，导致在日常管理中该工作一直没有落实到实处。甚至个别档案管理工作人员产生误区，认为档案工作就是简单的抄写和保管工作，对档案管理工作的认识与现代管理发展已经不相适应。

2.档案管理的基础工作不规范。不规范、不标准等问题，在一些单位的档案管理工作中不同程度的存在。这些问题主要体现为：案卷整理的质量不高；关于案卷的目录或者文件目录的命名较为简单和概括的笼统不细致；档案内容不科学，出现重复、错误以及漏掉等问题；档案管理中使用的检索工具与格式不统一；一些档案内容的字迹模糊，而且尚未进行修复，也未进行技术处理；一些工作人员身兼数职，在工作中投入的精力不足，严重影响到档案管理的水平。

3.档案室中硬件等环境设施建设不齐全。当前，档案管理工作中的条件较为落后，在某些单位中甚至没有专用的档案室，而且出现档案多、档案室狭窄潮湿的现状。因为投入经费不足，管理设备不齐全，很容易导致档案材料在储藏过程中出现霉变、蛀虫等现象，严重影响到档案的美观性、整洁性以及完整性，环境设施的落后成为档案管理现代化建设的重要瓶颈问题。

4.档案管理工作人员的综合素质水平急待提升。当前，档案管理工作人员过于保守、墨守成规，缺少与时俱进的创新精神，特别表现为不了解和不善于使用现代化设备与技术。在管理工作中，既具备专业知识，又熟练的掌握现代管理技能的专业人才少之又少。

三、档案管理现代化建设的对策建议

1.牢固树立档案管理现代化理念

大力宣传档案管理现代化建设的重要性，提高各级领导的认识。在档案管理工作中，要积极宣传现代化建设的重要性及优势，让各级领导提高认识，并高度重视档案现代化的建设。只有领导对档案管理现代化重要性加强，才能自觉引导和组织加强档案管理现代化的建设。增强责任感，更积极主动的投入精力和经费，加强档案管理现代化的建设。

2.抓好日常管理的规范化、标准化工作

2.1档案管理现代化首先要实现标准化、规范化，没有标准化、规范化就没有现代化管理。在档案管理工作中，规范化、标准化是实现科学管理的重要手段，也是实现档案管理现代化建设的基础条件。如果在档案管理工作中缺少统一的标准，那么工作就缺少依据，从而导致工作中各个部门各自为政，那么最终出现结果不统一，缺少协调性和衔接性等现象。因此，要加大力度建设基础工作，解决基础薄弱的问题，促使基础工作建设尽快适合和满足档案管理现代化的需求。

2.2档案标准化是通过制定和贯彻各种标准、规范，使档案现代化建设有了统一科学的准则和依据，在档案现代化建设中，信息的共享和网络的沟通更依赖于统一的标准和规范。要按照《档案文件整理规则》和《档案工作规范化管理》的规定，根据电子档案接收、保管、利用的技术方法，在日常工作中抓好电子文件收集、鉴定、著录、归档等的标准化管理工作。

3.加强档案管理软硬件环境建设

3.1硬件建设，是档案事业发展的基本保障；软件建设，是发挥档案作用的重要抓手。硬件和软件，好比是档案事业发展的“两条腿”，少了哪条“腿”，档案事业都难以健康发展。

3.2大力加强档案现代化基础设施建设。全面推进档案馆和档案室计算机和网络技术应用，提高应用计算机管理档案的普及率，计算机及配套设施逐步统一；加强档案馆内部局域网建设，与政府电子政务外网（政务办公网络平台）联通，并力争实现一、二级立档单位档案专网联通；推进档案馆信息化基础设施建设，完成档案数字化工作，充分发挥档案馆室的各项功能和作用。

3.3做好档案管理软件系统开发利用工作。档案管理应用系统建设要遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作需要，又要兼顾信息技术发展趋势。把档案数据库作为重要信息资源，纳入政府电子政务总体格局中，逐步构建档案文献数据库。以档案局（馆）网站为主体，利用统一的网络出口与其他地区档案网站链接，形成方便快捷、四通八达的档案工作信息网。

四、提升档案管理人员的素质

1.为了满足档案管理现代化的需要，必须打造一支高素质的档案管理队伍。一方面注重培养高素质的复合型人才。既懂得档案管理，又具有较高的计算机水平及合理的知识结构。另一方面抓好档案工作人员的在职培训。抓好档案人员的培训和继续教育，传授有关档案工作的新知识、新技术、新技能，使档案工作人员及时了解档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构，提高整体水平。

2.加强对管理队伍的培养，全面提升工作人员的综合素质和能力水平。强化对档案管理人才的培养，全面提高工作人员的综合素质和能力水平，这是档案管理现代化建设中最为重要的。我们可以根据档案管理现代化建设的需要，有计划、有目的的提高档案管理人员的在思想观念和业务水平方面的素质能力，培养他们的专业知识和现代化技术，培养这些复合型人才成为档案管理现代化建设的主干力量，最终实现健康持续稳定的发展。

3.强化他们的服务意识，提高服务水平和创新能力，在档案管理现代化建设中，为他们树立良好的职业道德标准，以便发挥档案信息资源的重要作用，并未社会主义现代化建设做贡献。