办公可以更智能

张楠

对于大多数白领来说，每天的工作就是处理来自四面八方的各种信息，这些信息以文字、图像、视频、音频等多种形式存在，这就使办公变得无处不在、无时不在。因此，企业需要更具生产力、简化流程、降低成本的智能办公解决方案。

“智慧办公是一种让人们可以跨越时空，随时随地进行沟通的商务环境。智慧办公将聚焦沟通环境的改变给人们办公与沟通带来的影响。因此，如何创建有利于沟通的环境将是未来智慧办公的重点方向。” 富士施乐（中国）办公产品市场部产品经理严磊在接受记者采访时表示，“富士施乐正在致力于一切有关信息沟通领域的研究和创新，以解决方案和服务为人们创建有利于沟通的环境，让人类的沟通变得更加简单、高效、便捷、生动和有趣。”

在人们深受“少就是多”影响的今天，效率更高、成本更低的办公解决方案就是一个好的解决方案。说到办公解决方案就必须提一下众多办公设备厂商所推崇的企业打印管理服务。

厂商忙不停 用户不操心

在商业竞争日趋激烈的今天，对于企业来说每降低成本1%，就是利润提升1%，控制成本、开源节流成为每个企业管理者每天都要思考的问题。

在办公方面，越来越多的中国企业也开始像发达国家的企业一样，通过将非核心业务外包来提升工作效率、降低成本，目前被应用最多的就是企业打印管理服务。目前，市面上有两种不同服务形式的企业打印管理服务。

一种是将企业文印设备的维护、零配件和耗材的更换等全部交由服务商负责的全包式售后服务。另一种则是根据企业日常文印需求、设备使用状况与分布等的全面评估，对所有文印设备进行剔除、老旧设备替换并重新布局，同时对所有设备的使用、维护等进行全面管理，从而实现更高效便捷的文件输出、共享、存储，这种服务是通过第三方对所有文印设备的整合管理提升业务流程，降低文印成本。

事实上，第一种全包式售后服务在文印市场已经相当普及，包括众多办公设备厂商都先后推出了相应的服务：客户每月根据实际打印、复印量支付费用，而服务商则提供设备日常运行所需的零配件和除纸张之外所有耗材，以及相关服务，并定期主动对设备进行维护、保养和耗材更换。这种服务的最大特点就是能够确保用户的文印设备永不停印，并将设备故障的风险转为由服务商承担。这种在十多年前由富士施乐推出的服务，在推出之后不久便很快被市场接受并普及开来，目前已成为文印、快印等行业采用最多的一种售后服务模式。

而第二种方式，也是未来智慧办公的发展方向，它整合了文件印刷、输出、制作的全过程，并涉及远程文印管理、文印中心管理、邮件管理、打印外包等多方面的服务内容，无论是在办公室还是移动办公环境，都可以通过企业打印管理服务，帮助用户在文件管理、流转和使用的各个环节，提升办公效率和文件管理质量。

对于这种新的更加智能的外包服务模式，越来越多的企业已经意识到它可以带来的商业价值。

首先，文件外包服务专家可以运用精益管理工具准确评估并量化企业文印管理部分的成本如何控制，使原先模糊的成本结构变得更加清晰、可控、可衡量，优化整个文印的流程，让企业不用再为文印应用分散不必要的人力、物力和财力，可以更好地关注其主营业务。

其次，从节能降耗的角度来看，智慧办公解决方案可以让文印管理更加节能、环保、低碳，充分实现资源利用和共享，提升企业的固定资产利用率。

但是目前能够提供这种智慧办公解决方案的厂商并不多，因为它对厂商产品、解决方案、服务能力、运营服务架构有相当高的要求，只有具备丰富的产品和解决方案、专业的文印管理能力和服务实施经验的厂商，才能通过企业打印管理为不同企业改善业务流程、降低整体文印成本。

可以说，智慧办公解决方案可以帮助企业降低其为非核心业务所消耗的精力，帮助企业实现轻资产，提升其核心业务的竞争力。

下面就以富士施乐安印文件管理解决方案为例，为大家具体介绍，实施智慧办公解决方案可以达到的效果。

设备品牌众多、机型复杂、难于管理、维修成本一年比一年高、输出质量差、污染环境、难以统一管理所有设备，这是很多用户在没有实施文印管理解决方案之前都会碰到的问题。

富士施乐为用户提供的安印文件管理解决方案具有增强办公安全性、节省成本和提升生产力等优势。通过安印文件管理解决方案，企业可以针对各个部门、用户、设备设置详细的黑白/彩色文件的输出限制，轻松控制成本的同时还可通过电脑注册或修改文印设备和用户信息，实现更高效的文印管理；也可以通过定期收集文印设备的工作日志并根据用户、部门或者设备计算使用量，确定最佳的设备布局；而IC卡（密码打印）认证系统可通过IC卡（密码输入）进行认证输出，有效防止信息泄露并实现便捷的成本管理。

采用了富士施乐的安印文件管理解决方案后，企业可以建立起统一高效的文印管理系统，实现了印量下降、浪费减少、输出品质上升的使用效果。具体来说，采用该解决方案后，IT管理人员对文印设备的管理时间大幅减少；IC卡认证系统降低了文件信息泄露的风险，保障了用户和企业的信息安全。值得一提的是，所有设备（包括富士施乐和其他品牌的文印设备）都由富士施乐负责维护，企业彻底摆脱了在设备日常维护与保养、机器故障、零配件与耗材更换等方面的后顾之忧。

让堆积如山的文件消失

对于很多用户来说，每天上班第一件事就是处理堆积在桌上的众多纸质文件。可能很多用户都遇见过前一天处理一半的文件忽然之间找不到了，只能从头再来，让人非常郁闷。如何才能把用户从堆积如山的文案工作中解救出来，让他们专注于企业的关键业务？

更加智能的纸质文档电子化可能是有效的方法之一，也是帮助用户进而实现移动办公的基础。之所以说是更加智能的纸质文档电子化是因为纸质文档电子化并不是今天才有的，早在很多年前扫描仪出现的时候，用户就可以很方便地实现纸质文档电子化，但是那时更多的是将纸质文档电子化之后进行归档保存。只有可以进行自由的编辑处理，分拆、合并、修订的电子文档才能被称为智慧的，为用户所用的，可以实现移动办公的电子文档。

Adobe在全球范围内进行了一项题为《文件积压：为什么文件在拖我们后腿》的调查，调查显示，陈旧的商业流程和过时的工作方式在严重影响企业的生产力、效率和员工满意度：83%的员工认为过时的文件处理方式削弱了工作中的成就感和生产力，而61%的员工表示他们愿意更换工作，即使新工作只在明显减少文件工作与行政流程方面有唯一优势。

“Acrobat DC满足了市场对于移动办公的需求，现在人们可以随时随地使用移动设备处理PDF文件。” Adobe大中华区董事总经理黄耀辉之前在接受记者采访时表示，“Acrobat DC将革命性地改变人们的工作方式，使工作效率更高。”

Adobe Acrobat DC就是为实现纸质文档智慧转化而生的。“以前大家有一种误区，我的文档生成PDF文件以后，PDF文件是不可以修改的。其实从 Acrobat 11版本以后到现在的Acrobat DC，PDF的文档整理和编辑已经变得非常容易。”Adobe大中华区产品技术顾问张振华之前在接受记者采访时表示，“Acrobat DC打破了以前处理文档的方式，引入了很多Adobe其他软件的功能，比如Photoshop里面的功能，比如文件效果优化功能等。”Adobe Acrobat DC是如何做到让纸质文件快速消失的？

首先，Adobe Acrobat DC让PDF文件与纸质文件之间的自由随意转换成为可能。用户可使用智能手机和平板电脑的摄像头作为便携式扫描仪，将任何纸质文件扫描为PDF文件——Acrobat DC会自动将其进行转换并完成光学字符识别，获取与打印件匹配的自定义字体，也就是说，新文本的字体会与原件中的文本完全一致。这一功能对于那些最后还必须回归纸质文档进行上报或储存的流程来说尤为重要，纸质文档到PDF再到纸质文档之间高保真的数次转换，可充分利用PDF修改、编辑、更新等功能节省了时间和纸张、油墨、能源等。

其次，Adobe Acrobat DC实现了PDF与Windows Office各种文件形态之间的随意双向转换。举例说明，如果用户需要处理数据，但手边只有纸质文件，他只需要用Acrobat DC将其转换为PDF，然后再转换为完全保留数据、列、版式和格式的Excel表格进行编辑、分析与运算，而不必浪费时间在电子表格中重新输入数据和重新设置格式。

第三，Adobe Acrobat DC强大的编辑与修订功能，让用户在业务流程中不再依赖纸质文件与笔头。用户可以直接在PDF文件中更改文本和图像，无需追踪到原始文档或者花费时间重新创建文档；编辑时，用户可修改文字、添加注释、自由调整排列页面、裁切或者更换照片；此外，当浏览PDF文档时，用户还可以借助Acrobat DC的书签、页眉、页脚、页码，以及添加背景和水印等功能进行自定义页面。

有了更加方便的电子文档，再实现移动办公就更加简单了，用户不用像过去那样拿着一堆文档到处跑，现在有笔记本电脑、平板电脑或者智能手机就够了。Acrobat DC全面支持触控功能，而且拥有桌面、移动多个版本供用户选择，值得一提的是所有的版本的操作方式和界面高度一致，用户不用担心不便，大幅提升了移动办公效率。

“黑科技”让办公更智能

智能办公离不开“黑科技”的助力，可以说“黑科技”的加入让办公产品和解决方案更加智能。

人脸识别技术。人脸识别技术，即高级智能眼技术，它可以感应到是否有人将使用数码复合机设备，设备识别出用户身份后，就会快速启动并进入该用户的个性化菜单界面方便用户使用。人脸识别技术配合快速唤醒技术可以让设备自动从睡眠模式中“醒来”，用户无需任何操作设备就可以马上进入工作状态，实现真正的零等待。

智能节电技术。之前的复合机不管用户进行何种操作，整个设备都要通电运行，智能节电技术则将数码复合机分为扫描仪、控制面板、内部控制器、输出打印等四个模块，通过给四个模块内装置切断供电回路，实现独立供电控制，仅给用户需要使用的功能部分供电，其他模块则处于睡眠状态，这样相比普通复合机可以最多降低30%的能耗。如果用户在一定时间内如果没有任何指令和操作，设备就会自动进入节电模式。

扫描翻译技术。扫描翻译技术是一项云端实时翻译技术，用户可利用数码多功能机实现页面到页面的文件翻译。该项技术可支持多国语言的双向翻译，包括简体中文、繁体中文、英文、日文、韩文等。用户只需要将翻译原稿放在数码多功能机的扫描区域，按下扫描翻译功能键，设备便会将扫描后的文件上传至云端服务器。之后，通过图像辨识技术与翻译软件将修改后的文件回传至数码多功能机进行打印，这个看似复杂的流程对于用户来说就像复印一样简单快捷。如果用户使用电脑直接上传电子文件，也可以收到翻译后的电子版文件。值得一提的是，即使页面上包含图片和照片也可进行翻译，并且保持原文件的格式不变。

图纸差异检测系统。该系统是一项可以自动查找图纸差异的检测技术。修改前后的图纸通过数码多功能机扫描或者电脑网络直接传输至图纸差异检测系统。系统将两页图纸重合后，通过透光方式查找出不同的部分，并以不同颜色标记后打印或以电子文件输出。同时，差异检测结束后，系统将自动发送作业完成通知邮件。采用图纸差异检测系统之前，修改前后的图纸需要设计人员肉眼查找不同之处，并将修改的部分用彩笔标记出来，然后进入制造流程，一旦图纸有问题则会造成损失。采用这一检测系统之后，检测过程由每页A3图纸所需的30～40分钟，降低至5～10分钟，不仅可以大幅缩短作业时间，更可以减少失误。

电子笔系统。电子笔系统由电子笔和电子笔专用纸两部分组成。电子笔内置了红外线摄像头。电子笔专用纸张上印有由小圆点构成的二维编码。二维编码中植入了识别信息（ID）和坐标信息。当使用电子笔在专用纸张上书写时，摄像头会对纸张表面进行拍摄。然后，微处理器会对拍摄到的图像进行解析，算出笔尖的位置坐标和纸张的ID信息。系统每秒重复约70次这样的操作来记录每张纸上书写的位置和内容。这些手写数据的每一笔都由点阵构成，因此笔顺等信息也可被用于文字识别。操作时，开启电子笔电源后，只需在电子笔专用纸上进行书写记录，书写的内容就会被记录到电子笔中。然后使用USB数据线即可将电子笔中的数据传输到电脑上，并根据需要进行数据处理。