如何撰写二级秘书业绩评估报告

摘 要：在进行国家二级秘书职业能力鉴定时，单独增加了一项“业绩实证评估”考试内容，这是一种非常新颖的鉴定方式。本文拟从业绩实证评估的考试要求、如何选题展开及案例参考这三大部分作展开，力图破解这一独特而颇具挑战的鉴定方式。

关键词：二级秘书；业绩评估报告；商务谈判

根据《国家职业标准秘书》，二级秘书是我国秘书职业资格等级中的最高级别，也就是最高级秘书，所以在进行职业能力鉴定时，单独增加了一项“业绩实证评估”考试内容，这不仅有别于秘书其他级别[1]的考试内容，更是在其他职业资格等级考试中所从未出现过的考试方式。作为工作多年的秘书，虽然实战经验丰富，但初次接触该种方式，如果不了解其内在逻辑，可能会出现鉴定成绩不能完全体现出实际工作能力的情况，故笔者根据考试要求，结合实际行业工作经验，分析出应对这一鉴定方式的方法。

1 考试要求

1、評估方法

该鉴定方式以检验实际工作中的“证据”为评估方法，也就是考生根据自己工作的实际情况，以真实的业绩为素材进行撰写，主要体现自身在处理和解决实际问题中的能力和水平。所以这需要考生在平时注意整理、搜集、及时总结工作内容及成绩，才能为较好完成该项鉴定打下坚实的基础。

2、评估范围

秘书的日常工作主要围绕“办事、办文、办会”展开，而该项鉴定范围根据《秘书国家职业标准》主要分为5个模块：“协助进行有效的商务谈判”、“制定工作计划，监控目标完成”、“撰写可行性研究报告”、“组织并主持会议”、“设置档案管理模式”，基本围绕秘书“三办”工作展开。也就是说如果在本行业中有较长时间的沉淀和积累，有丰富的工作历练，是完全能够达到鉴定要求的。

3、评估形式

每个模块均由三部分组成，分别是“证据说明”、“取证指导”和“证据记录”。

其中前两部分的作用是界定条件，明确范围，对这两部分的审题非常重要，要严格按照要求进行证据的选择。

第三部分“证据记录”是该评估的重点，需要考生以亲自经历为依据，详细写出工作过程，体现工作成果。这一部分还包括“证人证词”，也就是在自述后，还需邀请上级、同事等第三方人士对考生的工作过程进行评估，这也是考生在完成工作中的团队合作情况的侧面反映。

4、表现形式及分值

本评估手册共有五个模块，考生可自由选择其中四个模块完成，每个模块25分，达到60分为合格。

每个模块的分值构成情况如下：工作成果（17分），其中自述背景（3分）、证据内容（14分）；证人证词（8分），其中证人背景情况（2分），证词描述（6分），可以看出除了工作成果，二级秘书非常关注团队合作能力，也需要有较好的同事评价才能顺利过关。

因各个模块要求不同，故本文以下用“协助进行有效的商务谈判”模块为例，有针对性，有实战性的讲解完成过程。

2 如何选题展开

“协助进行有效的商务谈判”该模块主要评估的是考生的商务沟通、谈判能力。

（一）选题

要完成该模块，首先涉及到对工作中多个谈判案例的选择问题。如果方案选择得好，那么写作会比较轻松，而且效果良好，所以考生应精心挑选谈判案例，可考虑以下两个因素：一是宜选择成功案例，以呼应题目中的“有效”二字；二是宜选择考生本人在谈判过程中发挥较大作用，能展现谈判能力的方案。

在进行初步思考后，接下来结合评估的要求来进一步筛选。该模块要求首先明确“谈判类型”，根据实际工作，“团队谈判”和“双边谈判”的谈判实例较多，建议从中筛选。

然后考生需要明确“谈判原由”，也就是从参与的多个谈判实例中选择一个最具代表性的谈判方案，此方案能够体现公司发展和自身能力为佳，并应较详细地写出制作该方案的前提和原因。

再写明方案制作时间和地点，据实写作即可，但需注意的是这部分是“方案制作”的时间和地点，起码应在“谈判时间”一周前。因为从方案的构思、形成、准备、到谈判实施有一定的时间，所以应有时间间隔。

以上是自述背景情况，当这4点明确后，一个方案也就成功了一半。

（二）写作

接下来就是谈判方案的主体部分，包括9个评分点：谈判的物质准备、接待布置、地点选择、谈判双方的情况分析、谈判主要议程、谈判策略、沟通技巧、谈判的导向和手段，以及如何形成谈判决议的要点[2]。虽然内容较多，但均为评分点，要巧妙地融入方案中，可参考以下步骤展开。

首先清楚写出谈判方案名称、谈判双方的公司名称、谈判时间、地点，给人一目了然的印象。

正文部分由五个方面构成：

1、基本情况

这部分需要对谈判双方的基本情况作分析，包括我方人员分工，及对方人员背景介绍及分工，结合实际情况写作即可。

2、谈判目标、策略和要点

这部分内容是决定谈判效果的决定性因素，所以需要仔细斟酌，采取切实可行的方法完成。这部分包括了谈判策略、沟通技巧、谈判的导向和手段等评分要点。

（1）谈判目标

谈判目标是指谈判要达到的具体目标，它指明谈判的方向和要达到的目的以及企业对本次谈判的期望水平，结合实际情况确定正确的谈判目标是保证谈判成功的基础。

（2）谈判策略

谈判策略是指谈判人员为取得预期的谈判目标而采取的措施和手段的总和。它对谈判成败有直接影响，关系到双方当事人的利益和企业的经济效益。恰当地运用谈判策略是商务谈判成功的重要前提。

商务谈判的双方都渴望通过谈判实现自己的既定目标，这就需要认真分析和研究谈判双方各自所具有的优势和弱点，即对比双方的谈判"筹码"。尤其要将己方优势全盘列出，并善于寻找矛盾点，找出对自己最有利的谈判条件。若不讲究谈判策略，就很难达到这一目的。

（3）谈判要点

这部分结合具体的谈判内容拟定，主要应写明谈判重点关注的事项及谈判底线。

3、议程安排

谈判议程主要包括谈判的主要议题以及议题的先后顺序与时间安排。议程安排非常重要，因为议程本身将会决定谈判者在谈判工作中是否有主动性，将会决定谈判的最终成果。

首先，谈判的议程安排应根据己方的具体情况，在程序上要做到扬长避短，比如可以“先声夺人”，首先展示自己的亮点，这也是谈判的手段和导向的一个体现。另外谈判议程的内容要擅用不同层面的人交流不同的问题这种策略，来引导或控制谈判的速度和方向，以及让步的限度和步骤。如果能够争取编制出一个好的谈判议程，就会牢牢地把握主动权。

4、谈判准备

谈判准备内容主要包括信息准备和物质准备。信息准备主要是各种资料，包括对方的背景资料、企业宣传文件、样品、样品册、合作协议草案等。硬件准备主要包括接待室、接待用品和设备的准备，宜根据谈判的档次進行相应的准备。

5、谈判纪要或谈判决议

这部分是对谈判结果的预测，从客观来说，谈判可能出现失败或成功。如果失败，则需要事后编制纪要，总结经验教训，为下一步工作开展打下基础。如果成功，则需安排签约仪式，进入下一个环节。

最后就是证人证词。这部分也是得分点，务必重视，需要结合评分点逐一对应展开，对考生的工作过程、工作能力、实际成效作全面评价，字数不宜过少。

3 案例参考

第一部分：自述背景情况

谈判方案标题：重庆某股份公司与陕西省某商贸公司业务合作谈判方案

谈判类型：团队、双边型谈判

谈判原由：由于公司拓展市场份额，深耕市场的需要，现面向全社会进行合作伙伴的招募，陕西省某商贸公司兴趣浓厚，合作意向强烈，在经历前期多次沟通后，准备前往公司进行进一步谈判。

制作时间：2015年8月1日

制作地点：营销中心办公室

第二部分：证据内容

重庆某股份公司与陕西省某商贸公司业务合作谈判方案

甲方：某股份公司

乙方：陕西省某商贸公司

时间：2015年8月15日下午14：00

地点：公司总部2楼营销中心接待室

一、基本情况

（一）主方谈判人员情况：

副总经理（主谈人）

办公室副主任赵某（负责记录、协助主谈人）

办公室工作人员钱某（负责摄影、资料准备）。

（二）对方公司及谈判人员情况：陕西省某商贸公司是一家在陕西省有多年经营历史的商贸公司，主要代理各大品牌仪器仪表。该公司总经理孙总，男，45岁，了解仪器仪表行业，熟悉我公司产品，对代理我公司产品有积极意愿。

对方参加谈判的人员：总经理孙总、总经理助理李某

二、谈判目标、策略和谈判要点

（一）谈判目标

签订合作协议

（二）谈判策略

（1）了解对手。“知己知彼，百战不殆”。谈判前，通过填写合作意向表以及电话沟通的形式了解对方的基本情况、合作思路及个性特质，将有助于谈判的进行。

（2） 突出优势。尤其要将己方优势，应全盘列出，以作为谈判人员的谈判筹码。而己方劣势也要注意，以免仓促迎敌。

自身优势：公司历史悠久、国有大型企业、产品过硬、管理规范、资金充足。

自身劣势：在延安等地缺乏开展业务人脉，需要拓宽在延安的市场占有率。

对方优势：延安多年打拼，人脉较广。

对方劣势：管理不规范，公司较小。

（三）谈判要点

公司将收取一定的管理费，对方资金能否满足。

公司业绩的要求，对方能否完成。

公司管理方式，对方是否能接受。

三、议程安排

1.由我方副总经理介绍公司发展历程以及公司经营业绩，宣传公司形象。

2.由我方办公室副主任介绍非投资办事处的开设条件与要求。

3.听取对方的自我介绍以及对建立非投资办事处的构想。

4、双方进行具体的业务合作谈判。

5、如谈判成功，签订合作协议（初稿）

四、谈判准备

（一）资料准备

1.我方《公司介绍》PPT

2.《合作协议》一式两份

3.其它有助于本次谈判的相关资料

（二）接待室准备

1.提前1天将接待室进行清洁卫生，消除异味。

2.检查灯光照明、电源插座、饮用水、谈判桌、座位数、空调、摄影摄像器材等。

3.谈判桌中央摆放鲜花，谈判双方桌面上摆放记录纸、笔，并摆放纸巾盒。

4.含有谈判人员姓名的座次排。

五、谈判纪要或谈判决议

（一）未谈判成功，编制谈判纪要

1.由办公室副主任记录后呈送参加谈判的副总经理补充、完善、审阅后，再送总经理阅示。

2.总经理阅示后，按照公司公文处理程序办理，并归档保存。

（二）谈判成功，现场签订合作协议。

（三）安排具体人员陪同参观公司。

第三部分：证词描述

1、该考生在拟定谈判方案前，通过问卷、电话、网上收集资料等方式，对陕西某商贸公司及参与此次谈判的人员作了详细了解，对对方所占市场份额、业务范围、优劣势等作了充分考察，并逐一列表并汇报。该考生准备充分，收集信息能力强，对谈判成功起到了重要作用，并在此基础上制作了谈判方案，可行性强。

2、在谈判前，该考生在谈判室准备，谈判资料及物品的准备上工作认真、负责，为营造良好的谈判氛围打下较好的基础。

3、在谈判过程中该考生协助谈判，详细清晰地介绍了具体的合作要点，并兼任记录员，认真倾听双方谈判要点，记录材料完整，保障了谈判工作的顺利完成。

参考文献

[1]国家职业标准秘书（2006）[s].中国劳动和社会保障出版社，2006

[2]秘书国家职业资格培训教程二级秘书[M].中央广播电视大学出版社，2014 P122-127

作者简介

田黎莉（1983-），女，重庆北碚人，中级经济师，硕士研究生，研究方向：企业管理、行政管理、市场营销。