高职院校教师档案管理系统研究

曹方玲

摘 要：在多数高职院校中，对于信息的需求量与日俱增，构建优化高校教师的档案管理系统，有助于信息化的实现，也可以提高人员管理的工作效率。此文从设计、功能与安全性三个方面详细分析了高校教师档案管理系统的理想方案，从而实现该系统的优化工作。

关键词：高校教师；档案；动态管理；设计

由于过去的科技落后，高职院校教师的档案多是以纸质的形式存在，纸质的档案无论是在空间的储存还是在分类管理等方面都存在很大的资源浪费倾向。随着科技的发展与进步，要依托现代信息技术的管理水平，构建高校教师完善有序的电子信息网络化档案管理机制。

1 教师档案管理系统的市场需求

高效能的教师档案管理系统可以将人事部门与档案馆衔接起来，使得人事部门管理系统中信息的变化尽快更新到档案馆中。而普通的教师档案管理系统软件只具备简单的功能，针对性、安全性以及技术性都不强，不能将档案信息之间的联系有效衔接起来。所以，进一步提高教育机构整体的教师档案管理与服务水平，就需要研发功能更加全面、技术更加优秀的管理系统。

2 系统设计

（一）系统设计的基本目标

1、实现集中化、电子化的处理教师的档案资料；

2、使管理教师档案的工作更加的标准、规范、制度化；

3、能够建立一个有详细的教师档案数据资料的数据库；

4、能够完整地实现教师档案资料的其他管理功能。

（二）系统设计的管理模块

此系统基本上由教师的基本档案、教学科研档案、学习档案、社会活动档案、评价档案、反思档案与健康档案等七个管理模块构成，这七个模块之间既互相独立又紧密相连。

1.基本档案模块

在登录基本档案的模块后，普通教师的基本档案管理需要受到一定的权限，那就是教师仅能查看本人的档案，而没有权限查看或者更改其他人员的档案资料，上级领导部门则可以浏览其权限内的所有教师的档案，并且基本档案管理模块要能够变动教师的基本档案资料，确保教师的档案资料能够进行有效更新。此模块中的基本档案数据包括教师的履历、职称、职务、学历、工资等基本资料。

2.科研管理模块

本模块实现功能是由管理员更新最新科研信息，教师可以进入科研模块，进行相关信息管理。此模块的数据内容包括教师的教学情况以及其科研情况的管理和检查工作，主要是指教师完成教学任务的情况、完成科研活动的情况以及教师的相关教学成果资料。所需要具备的功能有查询功能、增加功能、统计功能等。

3.学习档案模块

本模块主要是实现教师在进修培训过程中的学习情况管理的模块，其中容包括教师对进修非本学历的申请计划、成绩、成果等资料进行上报，人事部门对其资料进行审核管理，教师的教学技能培训等功能。

4.社会活动档案模块

本模块可以录入、查看教师所参与的社会实践活动资料档案。教师进行媒介性质为社会的扶贫等公益活动有助于提升教师自身的修养素质，教师可以将其参与的社会活动的活动形式、申报审批表、总结等录入此档案模块，教师参加这样一种调查走访的活动更是丰富了自己的档案资料与人生阅历。

5.评价档案模块

本模块主要是对教师的各类教学及科研完成情况进行评价的管理模块。其内容包括教师对学生的评教水平、日常教学评估、各类的科研调查进行情况、与其他教师进行的学术交流情况、各类优秀人员的申报表等各种有关教师在教学方面工作的。上级部门还可以根据教师的具体情况，对教师进行职业生涯规划，并定期考核教师在职业生涯规划方面的工作完成情况。

6.反思档案模块

档案资料指的是教师在完成教学、科研等有关专业方面的活动或者任务后所进行的反思与自我评估。同时，教师也可以对其他人给自己评价的相关反思进行评价，从对自己工作的反思与他人工作的对比中，有助于教师得出更加科学的教学方法，从这些有益结论中进行计划和总结，从而保证教师教学工作的科学性。

7.健康档案模块

教师每年都需要进行一次健康体检，体检的结果就将保存在此管理模块中。健康体检的内容有内科、外科、五官科等常规检查内容，以此确保教师不会在教学工作中将疾病传播给其他人。资料中还有体检医生对教师的检查结果提出的有关治疗提议、记录的后续特殊检查内容、教师住院的大概病情与治疗方案，住院资料中又含有教师住院的时间、方案、病情、治疗效果、出院時间等内容。

3 系统的运行

1、录入档案

学校的人事管理部门根据本校的机构设置录入各个部门与院系的信息，然后再针对不同部门与院系下的教师进行资料信息录入，最后提交给上级部门进行审核，如果资料不在此档案模块所属的范围之内，则上级将予以驳回其资料。上级在驳回非本管理模块范围内的资料信息时，也会记录下相关的驳回日志，从而确保教师的有关档案资料不会轻易丢失，驳回资料的日志记录更加的人性化，也算是为人事部门需要修正的不归档资料信息进行备案。

2、档案的查询与打印

为了集中地管理教师基本的个人信息，教师的资料查询可以只用单一条件，也可以综合多条件进行查询；档案进行打印时需要使用的形式是标准的文档表格，从而确保重要邮递部门与教师档案管理部门之间能够顺利地进行交接工作。

3、统计档案转递利用的次数

在数理统计和概率论中经常运用到统计，它可以对档案的资料信息进行整理与分析，从而可以得出事物内在发展的客观规律。统计档案被转递与利用的次数为档案管理的编研工作提供了数据支持，它不仅是准确地对相关数据进行统计，还会自动补入相关信息，因此，这样的数据管理系统既提高了工作效率，又节省了人力与物力。

4 系统的安全度

学校全体教师的基本资料以及教学相关资料信息全部录入到了教师档案管理系统的数据库里，因此，不能随便让不相关人员进入这个数据库中查看或者更改其内容，需要确保系统内数据资料的安全度。管理员需要对整个教师档案管理系统的数据库登录设置相关的权限，这样，就只有被授予相关权限的合法用户才可以在自己的操作权限内进行资料的查看、在自己的职责内进行相关操作。同时，管理员需要对系统内的数据信息进行定期备份，以此保证系统内数据信息的安全性。设置合法与非法用户的优点在于有逻辑地分离了用户之间的访问权限，既保证了系统内数据信息的安全性，又能使具有访问权限的合法用户在进行访问时更加的方便。备份数据信息，主要是因为系统内数据的重要性及全面性，其具体使用特点也会因为访问权限而受到区分。

5 系统的数据库

数据存放媒介选择分类是模块划分之后进行的一项必要性的操作环节，高校教师档案管理系统需要具备一个强大有力的数据库来对系统内的资料信息进行管理与保存。连接数据库的时候，需要采用操作类的方法进行连接，并且它还运用于在数据库内的所有操作。数据库内会有定期的数据备份，以此保证在灾难性错误发生的时候，数据库仍然能将原本的完整数据恢复回来。

6 结语

通过对高校教师档案管理系统进行的相关分析与研究，技术水平高的数据管理系统往往需具备多功能的设计、安全可靠的数据库、详细且科学的分类管理模块形式等板块，这样才可以确保实现教师或者说数据档案管理工作的高效性与安全性。

参考文献

[1]冯严，霍庆生，潘岩，吕舜.通用高校教师档案管理系统的设计[J].吉林大学学报，2012，（05）.

[2]于晖.高校教师档案动态管理系统设计与实现[J].宝鸡文理学院，2012，（12）.