新形势下水电站档案管理发展探析

段燕芳

摘 要：本文对水电站档案管理发展进行探究分析，阐述了水电站档案管理的重要性和发展趋势，并提出相关优化水电站档案管理的策略。

关键词：档案；措施；管理

由于大中型水电站工程具有技术难度高、工程规模大、工程施工单位多、专业复杂、人员流动大、时间跨度长等特点，这些特点决定了大中型水电站档案工作的重要性、复杂性和艰巨性，如何做好大中型水电站档案工作是企业面临的一大难题，也是企业档案工作者面对的一项挑战。

1 档案管理的重要性及现阶段水电站档案管理存在的不足

1.1 水电站工程项目档案管理的重要性

水电站工程项目档案是指在工程项目设计、施工、竣工等活动中形成的具有保存价值的各种文件材料、技术图纸、声像等档案资料，其涉及面广，涵盖了工程设计、建设、施工、监理各参建单位提交的档案资料；内容繁杂，包含了从立项审批、招投标、勘察设计、施工、设备安装调试、生产准备、竣工验收等全过程中形成的历史资料；形式多样，具有纸质、磁介、光介等载体的档案资料。这些珍贵的档案资料是企业在电力生产和经营管理活动中必不可少的信息资源，具有非常重要的经营管理和科学研究价值，对今后的安全生产、运行管理、法律纠纷、专项审计等工作具有极其重要的参考利用价值。因此，做好水电站工程项目档案管理工作尤为重要。

1.2 现阶段水电站档案管理存在的不足

建设单位在工程建设期间往往重视工程建设进度、质量安全和电力生产，对档案工作重要性的认识不够，导致自上而下、由内而外档案管理意识差，对各参建单位和公司内部业务部室缺乏应有的监督检查力度，没有制定相应的档案管理制度和措施，或者有制度和措施但并未将其宣传、落实到位，造成两头脱节，许多珍贵的工程项目原始资料收集不齐全、整编不规范、归档不及时、竣工图审查不到位，给企业经营管理和发展带来不可估量的损失。另外，有些监理单位没有对施工档案资料的监督管理职责履行到位，出现审批手续不全、签证不真实、竣工图修改不进行审核签字等现象，严重影响施工档案资料的收集、整编质量。

2 新形势下水电站档案管理的发展方向

2.1 双轨制管理是档案管理发展的必然

电子档案在信息传输、处理及开发利用等方面的高效便捷，以及各种媒体集成所带来的直观全面的特點，都是纸质档案所不能比的。因此，档案管理中引入电子档案管理技术是顺应形势，实现档案管理现代化，信息资源合理整合，实现高效工作的必然要求。然而，纸质文件以其强有力的生命力，作为档案信息主要存储介质，至今仍然行使着历史使命，并得到档案工作者的广泛认同。电子档案在相当一段时间内不能完全取代纸质档案，二者以其各自的特点和功用在不同的领域内各有侧重。并且，二者将在这段时间内相互学习、互相借鉴、互补长短，在相互的影响和作用中被改造与被同化，进而调整定位，逐渐融合为一套综合管理方法和管理系统。因此，档案管理未来必将是纸质文件与电子档案共同管理的双轨制管理。

2.2 双轨制管理是差别管理

电子档案与纸质档案在分类和归档上是完全不同的方式和模式，因此，档案双轨制管理必将在认识二者之间的区别和差异上进行有针对性的差别管理。二者对信息的保护不同，对纸质档案的保护主要是对纸张的保护，而电子档案因为其可以随时复制与修改，形成了与载体的可分离性。因此，对电子档案的保护主要是对信息的保护，保护信息防止被随意修改和盗用，甚至毁灭，同时还要防范电子文档特有的威胁—计算机病毒大的侵害。电子信息的保护通常采用数据加密的方式，而加密技术也在不断更新与变化。二者管理方法上的不同，电子档案可以在文件办理结束后随时归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率；另一方面，也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

3 如何更好地进行水电站档案管理

3.1 发挥建设单位对档案工作的监督检查职能

建设单位是工程项目档案管理工作的责任主体，不但要对设计、施工、监理单位的档案工作进行监督、指导，同时也要对内部业务部室的档案工作进行检查指导，强化每一个环节，形成一个完整的档案管理网络。建设单位可从以下几方面加强档案管理工作：一是对档案工作的各个业务环节都制定有相应的管理制度和措施，并宣传、贯彻落实到位；二是强化档案管理意识，要求各参建单位和内部业务部室将档案工作纳入议事日程和年度工作计划，让各层次人员充分认识到工程项目档案的重要性和迫切性，做好日常的资料收集工作；三是加强对档案工作的监督和指导，对各参建单位和业务部室各个阶段产生的档案资料的收集、整编工作进行专业辅导，发现问题及时纠正，并督促整改，确保工程项目档案资料完整、准确、系统和规范。

3.2 规范工程项目资料归档程序

规范工程项目资料归档程序，履行参建单位合同范围内的档案管理职能建设单位在与工程项目设计、施工、监理、设备制造单位签订合同时，在合同条款中就明确档案资料的归档范围、案卷整编质量要求、移交时间、份数、违约责任等，运用经济手段进行超前控制，保证工程文件材料收集、整编、组卷工作的正常进行。同时，在工程项目竣工验收时，严格依据合同条款对档案资料进行验收，若资料未提交或者不满足规范化管理要求，档案人员有权拒绝在“档案移交清单”上签字，财务部门不予办理质保金结算，这样，规范了档案归档程序，坚持档案“三同步”管理。

4 结束语

在当前我国社会经济发展的过程中，对档案管理工作的创新和发展，不仅可以使得档案管理工作的基础业务能力得到有效的提高，还使得档案管理工作的效率得到了相应的增强，因此在当前水电站档案管理行业发展中，我们就要根据档案管理工作的实际情况，来对其进行不断改进和完善，从而有效的解决水电站传统档案管理中存在的问题，促进企业经济的增长。

参考文献

[1]倪鹏飞，无纸化档案管理探析[R].社会科学文献出版社，2013.

[2]林拓，水电工程档案管理[M].社会科学文献出版社，2013.

[3]薛晓源，加强档案管理促进企业发展[M].四川日报，2013.