会计档案管理问题小议

彭红梅

摘 要：会计档案为会计核算工作处理的专业资料，其映射出单位各项经济业务，具体涵盖会计凭证、账目、报表材料、信息化应用存储软件等。其属于国家档案资料的重要内容之一，在企业、事业单位会计管理与经济发展中发挥了核心价值作用。为此，强化会计档案管理尤为重要，本文通过对会计档案管理中存在的问题进行分析，以提出科学有效的应对策略，激发会计档案优质作用，提升企事业单位核心竞争力。

关键词：会计档案；管理；作用；存在问题；加强措施

会计档案管理是国家档案的重要组成部分，它是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，会计档案也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映。会计档案是企事业、机关单位经济信息的重要载体，是主要信息源。管好用好会计档案，是使单位经营管理、有序、高效运行的有效保证。

1 会计档案的作用

1.为国家、单位制定经济计划、作出经济决策提供可靠信息

会计档案是各单位对经济活动进行全面、系统、连续、综合地核算和监督的产物，是经济管理所必需的材料。国家将各单位的财务软件生成的会计档案所反映的各类数据加以逐级汇总，可以进一步反映和考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况及各行业的经济发展情况，比较准确地实行国家范围内的综合平衡和编制国民经济计划。各行业主管部门将所属各单位的会计档案进行系统利用，能够发现过去的资金使用和投向是否合理，为作出正确经济决策提供依据。

2.为单位的财务工作及经营管理提供决策依据

经济工作必须按照经济规律办事，力求以最小的劳动耗费获取最大的经济效益。财务软件中的会计档案中所记载的各种事项和数据，均是本单位执行国家预算或经营活动的原始记录。通过利用会计档案，可以分析、对比历年来各项资金的来源和运用情况，以及财务、成本计划执行情况，查明获得成绩和出现失误的原因，为各单位内部财务工作及经营管理提供决策依据。

3.为保护国家财产、监督执行国家财务制度、查处经济案件提供有力证据

会计档案，尤其会计凭证，既是登记账簿的依据，又是记录经济业务、明确经济责任的书面证明。它保留了许多历史标记，如经济事项中经办人员、财会人员、单位负责人等相关人员的签字、印章等，均为真凭实证，是揭露和查处经济犯罪活动的有力证据。各类账簿可以随时反映各单位的资产的增减变化情况和实有数额，查明财产的保管和使用情况，从而有效地保护国家财产安全。通过会计档案，还可查明各项经济业务是否符合有关政策、制度的规定，有无铺张浪费和损害社会财产的行为，从而严肃财经纪律，防止违法乱纪现象的发生。

2 现阶段会计档案管理存在的问题和不足

1.相关人员对会计档案管理重视不够

会计档案管理相关人员指的是单位领导和财务人员，现阶段领导比较注重经济效益、社会效益，对会计档案管理比较忽略。财务人员存在重视会计核算、收支管理和项目实施，相对忽视文件材料的收集、整理和归档工作，甚至认为会计档案管理费时费力，根本不把财务资料的整理、归档工作列入议事日程，造成会计人员对会计业务非常熟练，但是对会计档案规范化整理的要求知之甚少。没有设专人负责管理会计档案，有的单位甚至由出纳兼管会计档案，不符合《会计基础工作规范》要求和《会计档案管理办法》的规定。

2.会计档案管理制度不健全

我国1999年1月1日实施的《会计档案管理办法》第四条明文规定：各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。实际情况是小的企事业单位、私营企业没有联系实际建立简单易行的会计档案管理制度；有些企事业单位虽然订了一些会计档案管理制度，也仅作为应付各种财务检查的摆设，检查一过便束之高阁形同虚设。

3.会计档案管理的硬件设施设备不完善

现阶段单位的财务部门的安保普遍得到了加强，财务部门防盗门窗、保险柜都比较到位。会计档案保管的硬件设施却很不完善，会计档案用木箱或纸箱随便放在财务室内的地上文件柜顶上，专门的档案室很少。有的单位虽有专门的档案室，但安全意识不强，没有安装防盗门窗，缺少防损毁的必要设施设备等。

4.会计档案保管期限和销毁不规范

尽管《会计档案管理办法》第八、第九条规定了会计档案保管期限，第十、第十一条规定了会计档案进行销毁的程序和特殊情况处理。但是，由于思想上缺少足够的重视，客观上缺少专人会计档案管理，很多单位会计档案都存在着超期保管的问题（永久保存的除外）。这个问题表面上看没有大碍，实际上造成有限的保管设施资源浪费，不利于新会计档案的保管利用。

3 强化会计档案管理科学策略

1.优化会计档案管理工作体制，完善装订立卷

为完善会计档案管理，各企事业单位财务机构人员，应正视会计档案管理工作重要性，依据财政部门以及档案管理机构相关精神，就实际发展状况，编制管理会计档案工作机制。应就档案的归档管理、立卷、查借归还、管理期限、销毁以及资料移交等制度进行细化明确，令其有据可依，逐步迈上科学管控的軌道。档案资料的立卷装订为管理工作的起步阶段，可为后续的优化管理夯实基础。为此，工作人员应提升责任感，依据会计档案管理规定，将会计凭证按册装订。应认真细致的核查原始会计凭证在装订粘贴过程中是否牢固，内容是否完整，每册厚度是否相同，应确保装订的完整、结实，同时体现一定的美观性。

2.规范会计档案资料查借手续，做好移交管理

规范的会计档案管理可预防信息资料的不良丢失，因此企事业单位财务机构应创建细致全面的查借手续。内部会计人员可进行直接的借阅。而他类部门员工与外单位员工在借阅时应履行详细登记手续，填写姓名、借阅的档案信息以及时间，并签字确认。在还回会计档案之时，工作人员则应细致的检验，确认是否完好无损，有否存在涂改以及破坏资料的现象，预防会计档案查借过程中的缺损、不完整、丢失以及泄露现象。财务部门应依据会计档案管理规定，定期移交应予以归档的会计资料到管理档案机构，不应随意进行封闭的保管。同时档案部门应定期进行会计档案资料的点收，履行工作职责，做好交接手续的办理。

3.科学开展会计档案的综合鉴定以及销毁工作

做好会计档案的综合鉴定与销毁工作尤为重要，应依据规范原则标准，对超期档案信息进行再次评估，分析其应用价值。将不具保存效用的会计档案全面剔除销毁。实践工作中应体现良好的科学性，档案管理机构应出具鉴定意见，并联合单位会计部门构建鉴定小组，进行全面细致的评估。资料需要销毁时，应撰写销毁报告，填写审批表格，报告之中应涵盖鉴定评估档案信息的具体时间，资料销毁的总量以及简要的内容信息等，而后经手人以及负责销毁人员应履行必要的签字盖章手续。当销毁报告通过审批后便可实施具体的销毁，同时档案以及财务部门应委派工作人员进行现场监督，确保安全、顺利、高效的操作。

4 结语

会计档案管理是财务管理的重要环节，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高。通过加强会计档案整理、保管和查阅等工作，能够为生产经营、社会管理、经济体制改革提供更加优质的服务，促进经济发展和社会文明进步。

参考文献

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